Цифровая трансформация в части управленческого учета, процессов бюджетирования и управления транспортом

В рамках масштабного проекта цифровой трансформации бизнес-процессов группы компаний «Спектр» второй очередью в достижении поставленных целей были выделены следующие:

• Создание и внедрение единой для 8 компаний группы системы управленческого учета, оперативного планирования и бюджетирования;
• Автоматизация процессов управления собственным и наемным автотранспортом с организацией многофункционального управления доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки.

Для этого стояли задачи по внедрению и адаптации блока «Бюджетирование» в раннее внедренной мастер-системе «1С:ERP Управление предприятием 2.5», а также внедрении и интеграции дополнительного программного решения «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».

За счет внедрения модуля 1С:УАТ для 1C:ERP достигнуты следующие результаты:

• Обеспечено многофункциональное управление доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки;
• Появилось оперативное планирование доставок от поставщиков и к клиентам, включая доставки с транзитными складами и с привлечением наемного транспорта;
• Обеспечен контроль и анализ доставок в разрезе клиентов, маршрутов, транспортных средств;
• Реализована пакетная выписка путевых листов с заданными параметрами печатных форм;
• Обеспечен контроль исполнения маршрутных листов и путевых листов с использованием мобильного приложения - водитель также участвует в процессе внесения данных по километражу, расходу топлива, оперативным остаткам;
• Настроена автоматическая передача данных из Заказа на ТС в документ Путевой лист;
• Автоматически формируются документы Задание на перевозку на основании документов Маршрутный лист для учета затрат на перевозку, синхронизируются статусы документов;
• Доступен расчет и обработка путевых листов с применением норм расхода топлива, включая работу рефрижераторов;
• Обеспечен контроль и анализ расхода ГСМ (экономия и перерасход) между фактически затраченным ГСМ и нормативным;
• Ведется учет стоимости доставки и заработной плате водителей в разрезе рейсов.

В результате внедрения подсистемы Бюджетирования автоматизированы процессы:

• подготовки и утверждения планов продаж по менеджерам. Доработан функционал планов продаж в части сравнения плана с фактическими данными за указываемый период;
• подготовки и утверждения планов закупок. Доработан функционал планов закупок в части заполнения плана по потребностям, учитывающий остатки по контрактам;
• расчета планов производства (по дням) по данным заказов клиентов, заказов на перемещения и учитывающий при планировании серии товаров;
• заполнения бюджетов продаж и закупок по данным планов продаж и закупок;
• формирования и согласования бюджетов маркетинга и трейд-маркетинга;
• запыления бюджета доходов и расходов (по плановым и фактическим данным);
• заполнения бюджета движения денежных средств по данным начислений с учетом графиков оплаты;
• также разработан специализированный отчет Баланс по контракту, позволяющий рассчитывать остатки по контрактам в части продаж, закупок и сбалансированность планов в части продаж, закупок, товаров в пути, текущих остатков и факта исполнения контрактов. Отчет позволяет расшифровать плановые и фактические показатели до первичных документов;
• автоматизировано формирование отчета Управленческий баланс (фактические данные), соответствующего структуре баланса, принятой на предприятии;
• внедрены процессы казначейства в части работы с заявками на расход денежных средств и формирования платежного календаря.

В целом, автоматизация бизнес-процессов компании позволила ощутимо повысить качество учета, его точность и прозрачность за счет уменьшения риска человеческой ошибки.

Для успешной реализации проекта требовалось четко выстроить архитектуру решений и доработать типовой функционал под требования заказчика.

Архитектура модуля 1С:УАТ:

• Осуществлена реализация обратной интеграции модуля 1С:УАТ с подсистемой «Доставка» в 1С:ERP в части учета расходов;
• Разработан и автоматизирован функционал в модуле 1С:УАТ в части работы с наемным автотранспортом;
• Реализована интеграция модуля УАТ с мобильным приложением в части оперативного контроля, предварительного учета работы автотранспорта и обратной связи с водителем;
• Реализован анализ фактических заправок топлива с данными мобильных карт АЗС.

Архитектура бюджетных процессов и планирования

В ходе внедрения подсистемы «Бюджетирование» автоматизировано:

• 5 операционных бюджетов (продажи, производство, закупки, расходы по ТМА, расходы по маркетингу) и 3 мастер-бюджета (доходы и расходы, движение денежных средств, прогнозный баланс);
• формирование 5 планов (поставок клиенту, продаж сыры, отгрузок, закупок, производства);
• формирование платежного календаря, формирование и согласование «Заявки на расход д\с», планирование ожидаемого поступления д/с.

Уже более 25 лет под брендом SPECTR выпускают и реализуют по всей России и странам СНГ сухие молочные продукты и заменители молока для сельскохозяйственных животных.

Распределение товаров и готовой продукции происходит по двум складским территориям в Брянской области. На логистической базе в п. Белевица хранятся сухие пищевые смеси, сыры и масла. В п. Погар (зона Полевая) – корма для животных и премиксы, пищевые смеси. На территории находится автоматизированная линия для производства кормов и смесей, их фасовки и паллетирования.

В связи с различными корпоративными структурными изменениями за последние несколько лет, включая дополнительные направления деятельности ГК «Спектр» (создание сырного направления, закупка сырья из Беларуси, фасовка, упаковка, брендирование и маркировка), возникла потребность в переходе на новую информационную систему ERP-класса с дополнительным развитием управленческого учета, автоматизации процессов бюджетирования и управлением собственным автопарком и наемным транспортом.

Как было раньше:

• Принятие оперативных и выверенных управленческих решений было крайне затрудненно на фоне того, что весь основной учет деятельности 8 компаний вели в 5 несвязных между собой системах с разделением функций и частичным ведением документооборота в бумажном формате;
• Объемно-календарное планирование также не было реализовано. И сам процесс планирования выстраивался на основе существующих ресурсов отдела продаж при сбыте продукции и товаров;
• Возникла необходимость в прогнозировании доходов и расходов;
• Стратегически важным для группы компаний стала автоматизация оперативного планирования денежных потоков;
• Ощутимой стала и необходимость оперативного планирования отгрузок, производства;
• Появилась острая потребность в формировании план-факта по всем направлениям деятельности ГК «Спектр».

Предпосылки внедрения отдельного программного модуля управления автотранспортом для 1C:ERP:

• Необходимость в автоматизации процессов планирования, распределения и привлечения собственного и наемного автотранспорта;
• Потребность автоматизации в части учета работы автотранспорта, учета расхода ГСМ, километража, расчета путевых листов в единой системе;
• Потребность учета эксплуатации шин, аккумуляторов, огнетушителей и прочих агрегатов;
• Необходимость оценки, анализа и учета прямых затрат на перевозки собственным автотранспортом.

По результатам предпроектного обследования партнером по автоматизации, федеральным 1С-интегратором WiseAdvice-IT для автоматизации процессов бюджетирования и оперативного планирования было решено использовать типовой функционал новой системы 1С:ERP 2.5 с доработкой под запросы заказчика. Для управления логистическими процессами в рамках личного и наемного транспорта остановились на программном продукте «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».