Миграция контура закупок с SAP Ariba на отечественную платформу ELMA365 в “Лаборатории Касперского”

Заказчик

Kaspersky

Руководитель проекта со стороны заказчика

Максим Гудков

Директор по развитию ИТ сервисов

ИТ-поставщик

ELMA

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Июль, 2022 - Октябрь, 2023

Масштаб проекта

20000 человеко-часов

Цели

Миграция с SAP Ariba на отечественный стек технологий.
Обеспечение непрерывности процессов закупок и сохранение уровня автоматизации.
Требования к контуру закупок: согласование заявок и счетов, возможность составлять заявку на несколько позиций, автоматизация процесса согласований, создание счета, создание и переназначение задач, наличие большого количества наблюдающих и согласующих.
Выполнение требований информационной безопасности.
Максимальное сохранение пользовательского опыта и функциональности.
Стандартизация и масштабирование под требования направлений.
Кастомизация платформы под нужды бизнеса.
Развертывание нескольких контуров на базе одной платформы.
Оптимизация сетевой инфраструктуры. Организация сопровождения и обслуживания системы.

Результаты

К запуску пилота нам удалось не только перенести ключевой функционал SAP Ariba, но и снять известные «боли» пользователей: пересогласование заявок при изменениях, удобство делегирования, совместный доступ к заявке.

Заявка, в рамках которой создается несколько позиций, проходит сложный процесс согласования, далее на ее основании создается и счет и передается в систему оплаты. Реализованы добавление и удаление согласующих в заявку, переназначение задач, перенос документов, большая ролевая матрица.

В результате при переходе c SAP Ariba на ELMA365 нам удалось сохранить и пользовательский опыт и текущий уровень автоматизации. Мы достигли этого благодаря подробному описанию требований мигрируемого функционала, выполненному внутренней командой. Это ускорило выход на тендер и позволило успешно реализовать проект по миграции на отечественный стек технологий при сохранении непрерывности бизнес-процесса. Запущенный инфраструктурный сервис ELMA Platform стал базисом для автоматизации других сервисов компании.

Уникальность проекта

Основой для автоматизации закупочного процесса выступала система SAP Ariba, это было одно из крупнейших внедрений в России. В 2022 перед нами встала задача подобрать полноценную замену среди рекомендованного российского ПО и развернуть ее в ограниченные сроки на наших мощностях. По результатам тендера было решено автоматизировать ключевые процессы на базе отечественной Low-code bpm-платформы.

Выбранная для миграции система построена на базе open-source технологического стека. Разворачивать дополнительную инфраструктуру под новую потребность – дорогостоящее решение, которое требует значительных инвестиций. Речь здесь идет не только о закупке дополнительного оборудования, но и необходимости создания новой экспертизы в команде сопровождения. В итоге под наши задачи на базе Low-code платформы был запущен инфраструктурный сервис ELMA Platform, который позволяет на одной платформе разворачивать решения по нескольким направлениям быстро, безопасно и надежно. Организация нашего внутреннего центра экспертизы для сопровождения и обслуживания стало оптимальным решением, которое дает нам гибкость и независимость. Развернутая платформа станет базисом для автоматизации других сервисов компании, таких как заявочные сервисы, контрактный портал, ключевые процессы согласования бизнес-активностей группы продаж и маркетинга, как с привлечением различных команд вендора, интеграторов и собственной команды разработки и развития.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

В рамках проекта были реализованы следующие интеграции:

Интеграция с ActiveDirectory для возможности входа пользователей с корпоративной учетной записью и соответствующей ролью в системе Elma Platform.
Интеграция с Microsoft Exchange для рассылки уведомлений о просроченных задачах, задачах по документам, ошибках процессов согласования и быстрого согласования из письма (lazy approval).
Интеграция с DWH Лаборатории Касперского для формирования динамических отчетов и формирования выгрузки таких отчетов.
Разработан отдельный модуль с набором API для загрузки справочников из внешних источников Лаборатории Касперского и экспорта Заявок и счетов в сторонние системы .

Сложность реализации

Документация насчитывала более полутора тысяч требований, описывающих мастер-данные, требования к интерфейсу, бизнес-процессы, интеграции и отчетность. Дополнительным вызовом стало отсутствие полноценной мультидоменной интеграции и авторизации для доступа к вложенным файлам, высокие требования к производительности, информационной безопасности, отсутствие нужных интерфейсных компонентов и необходимость развития компетенций внутренней команды, необходимость запуска модуля локализации.

Описание проекта

В 2022 году Лаборатория Касперского столкнулась с невозможностью продления контрактов на предоставление облачных услуг SAP, перед нами возникли риски прерывания критичных для бизнеса закупочных процессов. За годы использования SAP Ariba была доработаны под наши нужды, и уровень удовлетворенности пользователей был достаточно высок. В первую очередь мы искали гибкую и надежную платформу, а также партнера, который на её основе сможет разработать решение под наши требования, среди которых:

Высокая скорость развертывания новых инстансов.
Возможность мониторинга и аудита.
Возможности кастомизации и интеграции.
Зрелость и масштабируемость под большой геораспределенный бизнес по всему миру.

По результатам тендера было решено произвести миграцию ключевых процессов с SAP Ariba на платформу ELMA365.

География проекта

Весь мир.