Более 30 роботов для оптимизации рутинных процессов Правительства Санкт-Петербурга

Заказчик

СПб ГУП "СПб ИАЦ"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Михаил Кораблев

Начальник управления развития перспективных проектов

ИТ-поставщик

ROBIN

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Октябрь, 2022 - Октябрь, 2023

Масштаб проекта

2689 человеко-часов

Цели

- Снижение количества рутинных задач выполняемых сотрудниками Исполнительных органов государственной власти.

- Увеличение скорости выполнения задач.

- Увеличение эффективности работы сотрудников за счет снижения рутины и перехода к выполнению более интеллектуальных задач.

- Снижение количества ошибок, устранение «человеческого фактора».

- Снижение текучести и борьба с выгоранием сотрудников на работе.

- Исключение необходимости выхода на работу сотрудникам в выходные дни или ранние часы 5-6 утра.

- Выполнение бОльшего объема задач, за счет увеличение эффективности труда.

Результаты

- Существенно снизилось количество рутинных задач, выполняемых сотрудниками. Приблизительно высвобождено около 50 000 чел/часов

- Увеличена скорость выполнения задач - Выполнение задач производится в первый-второй день поступления документов. Ранее выполнялись в последний день в зависимости от регламента
- Увеличена эффективность работы сотрудников за счет снижения рутины и перехода к выполнению более интеллектуальных задач
- На процессах, которые выполняет робот полностью исключены ошибки.
- Сотрудники перестали работать по выходным или приходить на работу к 5 утра.

Уникальность проекта

Это первый проект, когда в Государственное управление внедряются в таком объеме процессы роботизации. За 1 год в центре экспертизы по программным роботам ИАЦ Санкт-Петербурга было разработано 32 робота для 12 исполнительных органов государственной власти. По внутренней оценке это позволило сэкономить более 50 000 рабочих часов сотрудников за год. Вся разработка велась силами центра экспертизы бизнес-аналитиками.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Проект выполнен с использованием платформы ROBIN

Сложность реализации

Сложностей нет

Описание проекта

В работе чиновников большое количество времени занимают рутинные процессы, их много и они разнообразные. Это может быть сверка атрибутов в различных документах, ручное перебивание информации из одной системы в другую, работа с документацией и ведение Excel-таблиц, а также их сведение на очень большом объеме данных. Все это можно автоматизировать, но скорее всего получится не сразу и достаточно дорого. Роботизация позволяет выполнить эти задачи практически мгновенно. Работы по одному процессу в среднем занимают 3 недели. От получения задачи, до внедрения в боевом режиме. Таким образом в октябре 2022 года в качестве пилота было роботизировано несколько процессов в Комитете финансов за месяц работы было высвобождено 30 человек, которые перешли на выполнение других задач. Гипотеза о пользе внедрения данного инструмента была подтверждена на практике.

За год были созданы следующие роботы:

Комитет финансов СПБ:

· Сверка с план-графиком и подписание
· Контроль исполнения и подписание
· Контроль сведений и подписание
· Перенос данных в ИС «Твой бюджет»
· Проверка актов СБИС
· Сверка с автоматизированным контролем

Горжилобмен

· Внесение данных в ИС «Расселение» коммунальных квартир
· Формирование списка первоочередников

Центр управления парковками

· Внесение парковочных разрешений
· Расшифровка рег. номера авто

Комитет по госслужбе

· Перенос резюме кандидатов из Outlook во внутреннюю систему
· Сверка графиков закупки по ГК

Жилищный комитет

· Капитальный ремонт
· Сводный отчет по уборке зима
· Реестр недобросовестных поставщиков
· Поиск по реестрам для закупок
· Ведение статистики по закупкам фонда кап. ремонта
· Отчет по тарифной разнице
· Сверка актов для расчета тарифной разницы
· Формирование постановления по внесению изменений в программу капремонта
· Сводный отчет по уборке лето

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию

· Поиск по реестрам для закупок (собственный реестр)
· Поиск по госзакупкам по конкретному товару
· Процедура закупки
· Мониторинг цен

Комитет по здравоохранению

· Включение в реестр пациентов по коду 909
· Включение в реестр пациентов по коду 707 и 710

Администрации районов

· Отчет по сбору и актуализация данных ТЭК
· Запрос формы 9
· Отчет по физической культуре и спорту

Комитет по социальной политике

· Формирование направления для помещения детей-сирот, детей оставшихся без попечительства в учреждения

Комитет по государственному заказу

· Поиск по реестрам для закупок
· Проверка на сайте гос закупок цен по контрактам

Архивный комитет

· Конвертация звуковых файлов wav в mp3 с диска
· Скачивание, конвертация и загрузка звуковых файлов wav в mp3 свою систему

География проекта

Санкт-Петербург