Инструмент оперативного контроля продаж и фундамент для BI-системы

• Получить качественный источник данных о вторичных продажах для BI-системы: достаточно полных, детальных, уже консолидированных и вычищенных.

• Сократить время на обработку отчетов от дистрибьюторов, чтобы, во-первых, обеспечить бизнес-пользователей максимально оперативными данными и, во-вторых, оптимизировать ресурс аналитиков.

• Сформировать полную базу конечных клиентов и поддерживать ее в актуальном состоянии с минимальными трудозатратами.

• Получить инструмент мониторинга и расчета остатков для предупреждения out-of-stock.

CISLINK DTS(Data Tracking Service)

Интеграцию с одним из дистрибьюторов необходимо было разработать индивидуально, учитывая особенности его выгрузки: по умолчанию они выгружают только total, без нужной нам детализации. А задача была от всех дистрибьюторов получать данные по единому протоколу, с заполнением всех полей.

Для анализа распределения продаж по аптечным сетям необходимо было подключить автоматический маппинг. Особенность фармрынка в том, что аптеки регулярно переходят от одной сети к другой, поэтому поддержание каталога в актуальном состоянии в ручном режиме крайне трудозатратно.

Немецкая фармацевтическая компания Хеель до 2021 года на российском рынке не вела собственную коммерческую деятельность, продукцию представлял импортер. Открыв представительство, у нас возникла задача сразу обеспечить сотрудников современной инфраструктурой для отслеживания показателей и принятия управленческих решений на основе данных. Подбирая BI-систему и подрядчика, продумывая архитектуру системы, мы столкнулись с тем, что один из основных источников данных ー вторичные продажи ー в существующем виде не позволяли полноценно наладить работу BI.

Дистрибьюторы предоставляли возможность получать отчеты, но их приходилось скачивать вручную, причём продажи и остатки ー отдельно. Сведение всех этих разноформатных данных в единый массив, пригодный для загрузки в BI, занимало полный рабочий день, что приводило к тому, что отчеты готовились не чаще раза в неделю. В результате данные неизбежно становились недостаточно релевантными для оперативного управления.

Второй момент ー в BI предполагалось визуализировать данные высокого уровня, что не всегда достаточно для оперативного управления. Так что необходимо было обеспечить пользователям удобный доступ ко всему объему информации, во всех подробностях, чтобы сотрудники любого уровня могли контролировать ситуацию в своей зоне ответственности.

Автоматизировав передачу данных от дистрибьюторов, мы оперативно получаем всю необходимую информацию и вышли на новый уровень управления бизнесом. Удобный инструмент стимулирует чаще им пользоваться, что приводит к более глубоким и быстрым решениям. Причём в ежедневном режиме сотрудники отдела продаж обращаются к своим данным самостоятельно, не нагружая аналитиков и не теряя в ожидании время.

Инструмент для расчета товарного запаса на складах дистрибьюторов помогает предотвращать дефектуру: в системе мы чётко видим текущий остаток и заблаговременно рекомендуем дистрибьютору дозаказ позиций для соблюдения необходимого уровня минимального товарного запаса.

Кроме того, механизм расчета удобен гибкостью: каждый раз легко можно выбирать период, учитываемый в построении прогноза. Это важно, поскольку уровень запаса зависит от сезона.

Полные данные дают хороший обзор, позволяя выявлять недостаточно охваченные регионы или недостаточно активных клиентов.

Кроме того, наблюдая наличие товара в точках, теперь мы легко контролируем соблюдение всех условий контрактов, например ー ассортимент и объем отгрузки в конкретные аптеки.

Дистрибьюторы обеспечивают покрытие торговых точек по всем регионам России: около 50 000 аптек.