Кадровый электронный документооборот

Основные цели проекта:

1. Полная цифровая среда в Группе Компаний;

2. Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид;

3. Создание электронного архива длительного хранения для кадровых документов;

4. Развертывание электронных сервисов кадрового документооборота;

5. Создание сквозной системы прохождения жизненных циклов кадровых документов;

6. Создание собственной внутренней инфраструктуры PKI для Компании;

7. Анализ экономических результатов и рисков при полном переходе на электронный кадровый электронный документооборот.

1. Отсутствие законодательной базы;

2. Реализация проекта в различных юрисдикциях, необходимость учёта локальных требований;

3. Необходимость использования различных алгоритмов криптографии для разных стран присутствия;

4. Отсутствие опыта внедрения кадрового электронного документооборота;

5. Поддержка работы пользователей на английском и русском языках.

Основной задачей при реализации проекта было существенное снижение затрат времени и ресурсов при прохождении жизненных циклов документов. Требование стало наиболее важным ввиду ограничений, вызванных пандемией COVID-19. Для реализации проекта была создана собственная инфраструктура PKI, с помощью которой была реализована возможность электронного подписания кадровых документов с помощью усиленных квалифицированных электронных подписей со стороны работодателя и неквалифицированных подписей со стороны работников. В ходе реализации проекта было учтено требование использования локальных криптоалгоритмов в каждой из стран присутствия. Для России был использован ГОСТ 2012, а для Европейский Стран и Республики Узбекистан RSA. Основной базой для внедрения кадрового электронного документооборота стала уже функционирующая в Группе Компаний система на базе 1С Document Management.

Реализация проекта выполнялась силами собственной команды работников из различных подразделений: ИТ Управление, Управление по работе с персоналом, Управление интегрированных системы менеджмента и Юридическое управление (всего 7 человек). Выполнение проекта собственными силами позволило существенно оптимизировать затраты на внешних консультантов. Более того, на момент старта проекта ни одна из ведущих компаний консалтинговых услуг не смогла предоставить достаточный уровень экспертизы по вопросу внедрения кадрового электронного документооборота, что потребовало с нуля выстраивать стратегию реализации проекта.

Составлена иерархия внутренней нормативной документации для обеспечения результата проекта. Созданная система внутренней нормативной документации была удостоена награды - «Дипломант конкурса «Стандартизатор года 2021», организованного Всероссийской организацией качества при поддержке Минпромторга и Росстандарта.

Быстрое пилотирование и оперативный старт промышленной эксплуатации через 6 (шесть) месяцев после старта проекта позволил увеличить скорость обращения кадровых документов в 4,5 раза и обеспечить ежемесячный 20% прирост количества документов, обращаемых только в электронном виде. Результат от внедрения Компания получила уже в течение следующего месяца после начала промышленной эксплуатации:

1. 95% всего кадрового документооборота переведено в электронный вид;

2. Определены, оценены и обработаны риски внедрения кадрового электронного документооборота в Группе Компаний;

3. Произведен реинжиниринг всех кадровых процессов Группы Компаний;

4. Система позволяет работнику в едином цифровом пространстве оформить заявление, подписать документ, а также получить результат по кадровому запросу. Фактически с помощью интеграции кадровой системы и системы электронного документооборота для пользователя скрыт внутренний жизненный цикл кадрового делопроизводства. Всё, что нужно пользователю находится в “одном окне”;

5. Создана система длительного электронного хранения кадровых документов. Система позволяет кадровому управлению оперативно проводить анализ содержимого кадровых документов, что существенно сокращает трудозатраты при подготовку новых документов и справок, а также увеличивает эффективность работы кадровой службы;

6. Развернутая инфраструктура PKI позволяет ограничить доступ к документам с повышенным уровнем конфиденциальности путем использования шифрования. Между тем, даже при увольнении работника зашифрованный документ остается доступным для Компании с помощью отдельного мастер-ключа.

Проект был реализован в нескольких юрисдикциях:

1. Россия, Санкт-Петербург;

2. Королевство Нидерланды, Амстердам;

3. Республика Узбекистан, Ташкент.