Сервис электронных ведомостей

Внешние информационные системы

• Учетно-аналитическая система управления учебным процессом (АСАВ)
• Система электронного документооборота (СЭД)
• Образовательный маркетплейс
• Система автоматизации процессов Вышка-BPM

• Платформа CUBA — высокоуровневая Java-платформа с открытым кодом для создания корпоративных информационных систем
• База данных – PostgreSQL

Релиз первой версии сервиса электронных ведомостей должен был быть выполнен в сжатые сроки, и команда проекта успешно справилась с этой задачей. 30 декабря 2020 года состоялся запуск. Далее функциональность запускалась поэтапно: в марте, июне и октябре 2021 года.

Чтобы обеспечить пользователям возможность работы в едином пространстве, потребовалось интегрировать сервис электронных ведомостей с большим количеством сервисов: Учетно-аналитической системой управления учебным процессом, Системой электронного документооборота, Образовательным маркетплейсом, Системой автоматизации процессов «Вышка-BPM».

Интеграции сделаны как через промежуточную систему, так и через две интеграционные шины (ActiveMQ), которые позволяют в режиме реального времени получать новую информацию и отправлять обратно.

Сервис электронных ведомостей разработан компанией Haulmont в рамках масштабного проекта по модернизации информационных систем ВШЭ. Также проект предполагал создание образовательного портала (единой точки доступа к различным сервисам для студентов и преподавателей).

Новый сервис было решено разработать потому, что программа, которая использовалась раньше, уже устарела в плане дизайна и технологий. В нее было сложно вносить данные, интерфейс был не интуитивным, система работала медленно. Кроме того, при внедрении нового сервиса планировалось оптимизировать сам бизнес-процесс работы с ведомостями.

Заходить в сервис электронных ведомостей и работать с ним пользователи могут через образовательный маркетплейс, который является общей для университета точкой доступа к различным сервисам.

Ведомость создается в Учетно-аналитической системе управления учебным процессом (АСАВ) и выгружается в СЭВ через интеграционную шину. После этого она становится доступна преподавателям. Преподаватели могут при помощи инструментов фильтрации и сортировки найти нужную ведомость, чтобы проставить в ней оценки или зачеты, а также сведения о посещаемости.

При реализации проекта учтены особенности образовательного процесса ВШЭ. Ввиду того, что в университете фактически отсутствуют классические академические группы, они заменены предметными единицами (пересечение студента и преподавателей в рамках образовательной дисциплины) так как более 95% обучающихся находятся на индивидуальной траектории, ведомостей у каждого преподавателя довольно много. Бывают случаи, когда в ведомости содержат 1-2 обучающихся и таких ведомостей на преподавателя десятки. Для таких случаем в системе предусмотрена работа с объединенными ведомостями, в случае работы с объединенной ведомостью преподаватель работает с контингентом в отрыве от конкретных ведомостей, заполняет оценки по обучающимся, а по факту оценивания все данные раскладываются в учетную систему согласно структуре хранения, по конкретным ведомостям.

Заполненную ведомость преподаватель заверяет электронной подписью и отправляет менеджеру учебного офиса. Менеджер учебного офиса может либо одобрить ведомость, заверив электронной подписью, либо отправить на доработку с комментарием (как общим, так и по каждой оценке). Также доступ к работе с ведомостью имеют менеджеры департаментов. Им доступны те же опции, что и преподавателям, но в масштабе целого подразделения, а не отдельных дисциплин. Для некоторых ведомостей настроен процесс с участием нескольких преподавателей и менеджеров департамента. В этом случае заполнить ведомость может кто-то один, а подпись должны поставить все участники. Если кто-нибудь из преподавателей решит поменять оценки, то ведомость вернется на подпись всем участникам, чтобы они увидели изменения. По каждой ведомости в СЭВ отображается статус, поэтому любой участник процесса может легко увидеть, на каком этапе и у какого пользователя находится документ. Также СЭВ интегрирована с системой электронного документооборота, куда передаются для архивного хранения заполненные и согласованные ведомости, подписанные электронной подписью. Кроме того, информация об оценках, зачетах и посещаемости передается из СЭВ в АСАВ.

Использование электронной подписи доступно благодаря интеграции с системой автоматизации процессов «Вышка-BPM». При этом автоматически выполняется проверка наличия у преподавателя или менеджера заключенного электронного соглашения, позволяющего использовать электронную подпись. Если его нет, работа пользователя ограничивается.

За счет удобства работы в едином пространстве, быстродействия, наличия фильтров и механизмов сортировки, возможности работать с большим количеством ведомостей одновременно, проверок на каждом этапе, четкого разделения ролей пользователей, автоматической загрузки или выгрузки данных из внешних систем и адаптивной верстки для мобильных устройств удалось привлечь пользователей к СЭВ.

На октябрь 2021 года СЭВ используют около 1000 сотрудников, в будущем планируется масштабирование до 25000. В планах использование в университете по всем подразделениям и на всех студентов, то есть 10 000 преподавателей, около 3000 сотрудников и более 50 000 обучающихся (в части просмотра оценок поступивших в зачетную книжку).

В СЭВ работают сотрудники ВШЭ из Москвы, Санкт-Петербурга, Перми, Нижнего Новгорода.