Крупнейшая в регионе газовая компания запустила систему документооборота на 1200 рабочих мест

Заказчик:

ООО "СВГК " (ООО "Средневолжская газовая компания")

Руководитель проекта со стороны заказчика

Константин Селиванов

Начальник управления информационных технологий и эффективности деятельности

Поставщик

ООО "1С-Рарус Самара"

Год завершения проекта

2020

Сроки выполнения проекта

Март, 2019 - Декабрь, 2020

Масштаб проекта

1200 автоматизированных рабочих мест

Цели

Создать единые стандарты работы с документами и контроля их исполнения;
Повысить эффективность работы с бумажной и электронной документацией: - сократить трудоемкость согласования бумажных и электронных документов; - сократить время согласования договоров и исходящей корреспонденции, рассмотрение и исполнение служебных записок и входящей корреспонденции; - сократить время поиска необходимых документов.

Уникальность проекта

Впервые в компании используется на 100 % процесс безбумажного документооборота, в который вовлечены 1200 сотрудников компании, с оборотом документов более 45 000 документов в месяц. Проект не только позволяет сотрудникам держать социально-значимую дистанцию, но и экологичный - за счет экономии бумаги и электроэнергии при печати документов.

В результате проекта выросли уровень и скорость обработки обращения граждан, обработка и хранение обращений реализованы в единой базе. Теперь на основании входящего документа в системе создается обращение и направляется ответственному лицу на рассмотрение в электронном виде, что позволяет сократить срок рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ.

Использованное ПО

Реализован обмен данными между информационными системами 1C:Зарплата и управление персоналом КОРП (3.1.10) и 1С:Документооборот КОРП (2.1.20.5);
Реализован обмен данными между информационными системами 1C:Документооборот КОРП (2.1.20.5) и 1C:Бухгалтерия предприятия (2.0.15).

Сложность реализации

Внедрение системы “1С:Документооборот КОРП” в срок позволило без потерь перевести сотрудников на удаленный режим работы в период карантина. Сейчас, компания полностью работает в онлайн-режиме, сохранив при этом эффективность работы с внутренним документооборотом. На текущий момент часть подразделений продолжает работать удаленно.

Описание проекта

ООО «СВГК» — областная газораспределительная организация, осуществляющая транспортировку газа, строительство и эксплуатацию объектов газового хозяйства. Компания ведет деятельность на территории Самарской области через территориальные структурные подразделения. В ООО «СВГК» работает более 5 тыс. человек, что создает обширный внутренний и внешний документооборот. Ежедневно в компании ведется работа с 10 000 контрагентами, а это более 45 000 документов объемом от 1 до 50 листов. До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании в разрезе подразделений и сотрудников компании. Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений.

Результаты проекта:

"1С:Документооборот КОРП" сделал прозрачным и удобным процесс согласования внутренних документов. Автоматизировано 1200 рабочих мест: теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. Выполнение внутреннего регламента согласования документов стало комфортным для сотрудников.

Переход на электронный документооборот позволил свести к нулю риск потери документов, т.к. необходимая документация хранится в единой системе и доступна для сотрудников в любое время.

За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.

Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации на исполнение.

На 30% сократились операционные и административные расходы (бумага и расходные материалы, транспортные и почтовые расходы) за счет отказа от бумаги и транспортировки документации из офиса в офис. Оформление документов, отправка и доставка происходит в режиме реального времени с помощью "1С:Документооборот КОРП".

Для руководителей подразделений упростилась задача контроля задач, исполняемых подчиненными работниками. Теперь не нужно держать всю информацию в голове или вести какие-то реестры в электронных таблицах. Достаточно открыть в Документообороте раздел «Задачи отдела», где по каждому работнику видны текущие задачи. Удобно использовать систему в качестве своеобразной «напоминалки» о задачах, находящихся в работе.
Также отпала необходимость в копировании договоров для передачи копий в бухгалтерию и подразделению-исполнителю. Теперь эта информация передается в электронном виде.
Все это позволило частично сократить трудозатраты на работу с документами.

География проекта

Самарская область

Дополнительные презентации:

image2.png
0014f922acfb729cc9d55a376327a205.jpg