Цифровой документооборот «УРАЛСИБ Страхование»
- Заказчик:
- УРАЛСИБ Страхование
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- Поставщик
- Первая Форма
- Год завершения проекта
- 2020
- Сроки выполнения проекта
- Ноябрь, 2019 - Декабрь, 2020
- Масштаб проекта
- 1810 человеко-часов
- Цели
- Повысить эффективность согласования документов за счет наложения регламента на процесс согласования документов между всеми подразделениями для повышения скорости и качества принятия управленческих решений.
- Разработка единой коммуникационной среды для взаимодействия сотрудников всех подразделений.
- Обеспечить единый архив документов и удобный поиск оригиналов подписанных документов.
- Реализовать разграничение прав доступа к объектам электронного архива среди подразделений одного юридического лица; своевременное предоставление информации клиентам и службам ЦБ, ВСС, ФНС на основе ролевой модели доступа.
Уникальность проекта
- Обеспечено соблюдение регламентов по срокам согласования документов и составу согласующих лиц. Реализована сквозная работа с документами сотрудников смежных подразделений и ролевая модель доступа. При работе с поручениями реализована возможность направить на внутреннее исполнение сотрудникам не в линейном подчинении, с запросом согласования линейного руководителя.
- Создан централизованный электронный архив документов, с сохранением истории версий и защитой от нерегламентированных изменений, насчитывающий более 40 тыс. документов. Реализован удобный поиск электронных версий документа и подписанных оригиналов.
- Организовано оперативное и удобное взаимодействие между подразделениями: финансовым департаментом, дирекцией документационного обеспечения, департаментом правового обеспечения, управлением методологии страхования, службой клиентского сервиса, службой актуарных расчетов.
- С момента запуска проекта в декабре 2020 создано более 180 тыс. задач, включая все сущности СЭД.
- Использованное ПО
-
BPM-система «Первая форма»
- MS Exchange
-
- Сложность реализации
Реализована матрично-итерационная процедура согласования документов, позволяющая совершать неограниченного количество циклов итераций согласования, при чем на каждом следующем данные, полученные на предыдущем этапе, не теряются и учитываются. Если на первом этапе пользователь согласовывает задачу, то она считается с его стороны согласованной, и он не участвует в согласовании на следующих этапах.
Для этого потребовалось создание набора уникальных автоматизаций при формировании и настройки маршрутов жизненного цикла сущностей (элементов) системы при реализации функционала по согласованию внутренних документов в разделах организационно-распорядительной документации и служебные записки.
- Описание проекта
1. Автоматизированы внутренние процессы в соответствии с принятыми в компании регламентами и объединены на единой платформе:
· подготовка и согласование договоров и внутренней организационно-распорядительной документации;
· обработка входящей и исходящей корреспонденции;
· организация электронного архива документов;
· организация совещаний, постановка поручений по итогам совещаний, контроль выполнения поручений.
2. Реализован функционал для управления работой коллегиальных органов (в том числе Тендерного комитета), рабочих совещаний и встреч.
3. Реализовано управление требованиями к изменению и развитию СЭД.
4.Создан внутренний портал для публикации новостей и объявлений, список встреч и задач на сегодня с указанием срока выполнения задачи и просроченные задачи.
5.Разработано полнофункциональное мобильное приложение, объединяющее корпоративный мессенджер, постановку и контроль поручений, непрерывное участие и управление бизнес-процессами для оперативного согласования документов- География проекта
- ЦФО
