Оптимизация и стандартизация печатного парка

Заказчик:: ПАО “БАНК УРАЛСИБ”
Поставщик: Brother
Год завершения проекта: 2019
Сроки выполнения проекта: Август, 2017 - Декабрь, 2019
Масштаб проекта: 9000 автоматизированных рабочих мест
Цели: Целью проекта была стандартизация парка печатающей техники по всей федеральной сети Заказчика. Необходимо было обеспечить бесперебойность печати, оптимизировать число устройства, избавиться от избыточности склада расходных материалов и таким образом исключить неэффективные затраты. Второй задачей было обеспечение прозрачности сервиса и осуществление максимального контроля за печатным парком и процессами печати в организации.

Уникальность проекта

Необходимо было стандартизировать парк печатающей техники заказчика - 269 офисов по всей территории РФ, где до этого использовалось около 370 моделей 18 вендоров. Одновременно нужно было продумать оптимальное размещение устройств в офисах разного типа (от 2 до 1000 человек) и учесть наличие зон непрерывной работы с клиентами, где печатающее устройство необходимо каждому сотруднику. Решением стал инновационный подход - разработка паспорта текущей инфраструктуры с визуализацией расстановки оборудования, информацией о количестве сотрудников, объеме печати, типе подключения и состоянии оборудования банка. Такие паспорта помогли оптимизировать число устройств и минимизировать риски от сокращения их числа. По результатам проекта объем парка печатающей техники будет сокращен практически в 2 раза без снижения эффективности организации печати. Доступность сервиса сегодня составляет 98,7%, число сервисных обращений сократилось в 10 раз, документооборот, связанный с печатью, уменьшился в 45 раз.

Использованное ПО: МФУ и принтеры Brother MFC-L6950DW, HLL-6450DW, MFC-L9570CDW Тонер-картриджи Brother TN3520 и фотобарабаны DR3400
Сложность реализации: Проект был объемным, а география его была широкой – необходимо было стандартизировать печать в 269 офисов по всей территории РФ. Второй сложностью являлась необходимость учесть особенности и требования нормативных документов к кассовым узлам и обслуживанию клиентов. И, наконец, нужно было учитывать разнообразие планировочных решений и размеров офисов, продумывая оптимальное размещение печатающей техники для каждого формата офиса.
Описание проекта: Проект реализован на оборудовании Brother партнером ООО «Бразер» компанией ООО «С-Принт».

На первом этапе проекта была проведена оценка текущего состояния печатного парка, возможностей его оптимизации и сокращения числа печатающих устройств. На втором этапе был запущен пилотный проект «Идеальный офис». В одном из офисов банка вместо оборудования, используемого ранее, были установлены однотипные устройства Brother и минимизирован склад расходных материалов. Проект был признан успешным. После этого необходимо было разработать план стандартизации печати, который бы охватил все офисы и филиалы. Для каждого офиса был разработан паспорт текущей инфраструктуры– визуализация расстановки оборудования, включающая описание офиса, информацию о количестве сотрудников, объеме печати, типе подключения и состоянии оборудования. Наличие подробного паспорта позволило оценить текущее состояние печатного парка внутри каждого офиса и разработать оптимизацию, сопровождаемую сокращением устройств с учетом детальной минимизации рисков для Заказчика. Максимальное удобство в работе являлось ключевым аспектом оптимизации. Результатом процесса стал проект покопийной печати в рамках MPS-контракта для 269 офисов и 7 филиалов банка, в которых работают более 9000 сотрудников. Изначально в проекте было задействовано почти 7000 устройств, как локальных, так и сетевых, затем печатающие устройства заменяли на современные модели Brother максимально соответствующие технологическим процессам Заказчика. Во всех устройствах используются только оригинальные расходные материалы, что гарантирует высокое качество печати и долгий срок службы оборудования.
География проекта: География проекта - вся территория РФ, где присутствуют офисы или филиалы банка - 7 федеральных округов и 46 регионов.