Юничел переводит в электронный вид работу с договорами

Благодаря системе Directum RX крупнейшее в стране обувное предприятие переводит в цифровой вид работу с первичными учетными документами и договорами. Около 170 сотрудников используют преимущества электронных процессов.

Юничел — крупнейшее в стране обувное предприятие, которое объединяет три обувные фабрики в Челябинске, Златоусте и Оренбурге и реализует свою продукцию с помощью розничной сети из 600 магазинов в 250 городах России и Казахстана. Работу холдинга обеспечивают 5 000 сотрудников, занятых в производстве и торговле.

Значительную часть документооборота компании составляют договоры и первичные учетные документы, которые сопровождают процессы отгрузки товара на склады и в магазины. Мало структурированный документопоток затруднял процесс подготовки документов для бухгалтерских проверок, даже несмотря на наличие учетной системы и сервиса электронного обмена с контрагентами. Требовалось упорядочить и автоматизировать внутренние процессы. Выбор был сделан в пользу системы Directum RX, т.к. решение готово к межкорпоративному документообороту, имеется собственный сервис обмена и поддерживается работа с простой электронной подписью.

Сотрудники Юничел уже пользуются преимуществами цифровых процессов и особо отмечают удобство работы:

• работа с входящими счетами и заявками на оплату стала удобнее. Вся информация о статусе оплаты содержится в карточке документа. Для быстрого отражения информации об оплате нескольких счетов пользователю достаточно выделить необходимые документы в списке и нажать одну кнопку;
• электронное взаимодействие с контрагентами и ответственными лицами предприятия стало частью процесса внутреннего согласования. Благодаря встроенным коннекторам к сервисам обмена Synerdocs и Диадок значительно сократилось время на подписание договорных документов и передачу первичной учетной документации;
• для обмена учетными документами, накладными, актами, отчетами сотрудники используют простую электронную подпись;
• все договоры хранятся в единой базе — в системе Directum RX. Теперь на поиск необходимого документа тратится меньше времени, а благодаря удобной панели фильтрации пользователи могут быстро получить список документов по выбранным критериям. За счет преднастроенных маршрутов согласования, соответствующих контрактной политике, существенно сократилось время на рассмотрение и подписание договорных документов;
• формируется архив финансовых документов, куда документы автоматически попадают после подписания в сервисах обмена. Время на подготовку к проверкам сократилось в 2 раза.

У сотрудников появилась возможность работать удаленно с помощью мобильных приложений. Руководители используют Directum Solo для рассмотрения, согласования, рецензирования и подписания документов. В несколько кликов они могут удаленно ставить задачи, выносить резолюции, отправлять и контролировать поручения по документам. А рядовые сотрудники благодаря Directum Jazz не только оперативно выполняют свои задачи, но и могут работать с документами даже в режиме offline.

Благодаря поддержке руководства пользователи начали работать в системе с первого дня опытно-промышленной эксплуатации. По итогам четырех недель:

• запущено более 3100 задач, из них более 2300— задачи на согласование по регламенту;
• создано более 3000 документов, из них: 529 договорных документов, 1024 счета.

Сейчас функциональность системы Directum RX по работе с договорами и финансовым архивом переведена в промышленную эксплуатацию. Внутреннее и внешнее взаимодействие сотрудников происходит в системе, а процессы стали более гибкими.

В дальнейшем планируется увеличить число пользователей и перевести в электронный вид работу с входящими и исходящими письмами, внутренними распорядительными документами. Чтобы облегчить наполнение финансового архива сканами бумажных документов, планируется использовать интеллектуальные механизмы Directum Ario.

Источник: пресс-релиз компании