«ВкусВилл» обменивается электронными транспортными накладными в Synerdocs

С августа 2019 года известная сеть магазинов использует решение Synerdocs для обмена электронными транспортными накладными (ЭТрН) при организации внутренних перевозок. Теперь в компании «ВкусВилл» доставка свежих продуктов выверена до минуты, а сотрудники бухгалтерии оперативно отслеживают статус документооборота.

«ВкусВилл» — российская сеть магазинов продуктов для здорового питания, включающая более 1 200 торговых точек в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и других городах страны.

Качество товара и сервиса — конкурентное преимущество продуктовых сетей. «ВкусВилл» уделяет этим аспектам особое внимание, поставляя покупателям свежие, экологически чистые продукты. При работе с товарами категории «фреш» на счету каждая минута — есть всего несколько часов, чтобы произвести погрузку, доставку и приемку груза. Добиться высоких показателей без автоматизации процессов невозможно, поэтому ИТ-системы, используемые в сфере пищевой торговли, должны работать максимально быстро.

Ежедневно «ВкусВилл» оформляет сотни транспортных накладных, привлекая для оказания услуг до десяти транспортных компаний (ТК). Чтобы полностью решить вопрос с корректным отображением текущего статуса по документообороту, а также избавиться от затрат на содержание бумажного архива, «ВкусВилл» решил использовать сервис обмена Synerdocs.

Проект по интеграции с сервисом стартовал в августе 2019 года. Технический партнер «ВкусВилл» — компания «Автомакон» — настроил интеграцию Synerdocs с учетной системой на платформе 1С. После успешного тестирования и проведения пилотного проекта, было принято решение масштабировать решение на всю сеть. Теперь сотрудники могут обрабатывать, отправлять и принимать документы в привычном интерфейсе. Кроме того, часть процессов происходит автоматически, без участия человека.

Главная особенность интеграционного проекта — полная автоматизация формирования и отправки ЭТрН. Система сама понимает, что и куда отправить и делает это по расписанию. Интеграция позволила многократно уменьшить время документооборота с транспортными компаниями, вести четкий подсчет количества рейсов и главное — уйти от колоссального количества бумажных документов.

Процесс обмена ЭТрН в сети магазинов сейчас выглядит следующим образом:

1. Сотрудник магазина составляет заявку на определенные единицы товара в учетной системе, на основании этих данных в 1С автоматически формируется транспортная накладная.
2. Распределительный центр проставляет отметку «груз сдал» и визирует документ квалифицированной электронной подписью. При этом система знает когда и куда отправлять ЭТрН, так как в электронном маршрутном листе фиксируются торговые точки (грузополучатели), даты завершения погрузки и водители сторонней транспортной компании.
3. Водитель ТК принимает груз и подписывает ЭТрН простой электронной подписью (ПЭП) через Viber.
4. Сотрудник магазина подтверждает принятие товара, автоматически в учетной системе грузополучатель (торговая точка) проставляет «груз принял» и визирует транспортную накладную ПЭП.
5. Водитель транспортной компании ставит отметку о сдаче груза и через Viber подписывает накладную ПЭП.
6. Транспортная компания визирует ЭТрН в личном кабинете на сайте Synerdocs квалифицированной электронной подписью.

Схема обмена ЭТрН во «ВкусВилл»

Все участники обмена транспортными накладными задействуют специальное мобильное приложение, начиная с отгрузки товара на распределительном центре водителям транспортной компании, заканчивая приемкой груза старшим продавцом в магазине.

Сервис Synerdocs безболезненно вписался в ИТ-инфраструктуру компании. Особенно это актуально сейчас, во время массового перехода на удаленную работу в связи с непростой ситуацией в мире. Результат внедрения ЭТрН — это эффективность, быстрота и качество всех процессов электронного документооборота с транспортными компаниями. Это позволяет «ВкусВилл» решать самую главную задачу — своевременно поставлять покупателям свежие, экологически чистые продукты.
ВкусВилл" является одной из самых динамично развивающихся торговых сетей. В планах компании — полностью автоматизировать процесс создания новых логистических цепочек (склад — торговые точки) и масштабировать решение на всю сеть, тем самым полностью избавившись от бумаги.