Мэрия города Ярославля оптимизировала обработку сообщений граждан с портала «Делаем вместе»

Мэрия города Ярославля и ее структурные подразделения обрабатывают сотни документов и обращений граждан ежедневно. Эффективный поиск накопившейся информации и обмен данными между структурными подразделениями мэрии успешно осуществляется в результате комплексной автоматизации делопроизводства на российской платформе Docsvision. Мэрия города Ярославля оперативно обрабатывает обращения граждан, обменивается документами с Правительством Ярославской области, в котором документооборот реализован на платформе DIRECTUM.

Мэрия города Ярославля имеет сложную организационную структуру: в её составе 29 подразделений, часть из которых обладают правами юридического лица и имеют фактически свой отдельный документооборот (например, Департаменты городского хозяйства и образования, Комитет по управлению муниципальным имуществом). Проект автоматизации документооборота был начат в 2010 году, постепенно развивался, и в 2018 году система была обновлена и централизованно внедрена в мэрии города и всех её структурных подразделениях. К СЭД на новой версии платформы Docsvision 5 подключены 660 сотрудников.

Кудрявцева Т.А., начальник общего отдела департамента образования мэрии города Ярославля: «СЭД экономит рабочее время и бумагу. Теперь потерять документ или проект документа невозможно! Радует полный контроль за процессом подготовки и согласования приказов. При поиске документов можно найти карточки, созданные в канцелярии мэрии, а не в своем структурном подразделении, это очень облегчает работу. Есть возможность найти любой документ за весь период своей работы в системе, не обращаясь ни к кому».

В рамках проекта автоматизированы основные делопроизводственные процессы для всех типов документов. Одна из последних доработок проекта - обработка сообщений с портала Губернатора Ярославской области «Делаем вместе».

Портал «Делаем вместе» - это государственная информационная система приема и обработки сообщений граждан Ярославской области по вопросам деятельности органов исполнительной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области. Граждане обращаются на портал со своими проблемами, информация передается в органы государственной власти или местного самоуправления, и в течение 10 дней граждане получают решенную проблему. Пилотный проект был запущен в 2017 году, признан успешным, и сегодня в нему подключены остальные муниципальные образования Ярославской области.

В рамках проекта СЭД в мэрии разработан процесс выгрузки результатов рассмотрения обращений граждан на портал ССТУ.рф. Внедрена подсистема обмена электронными документами между Правительством Ярославской области на базе платформы DIRECTUM и мэрией, подсистема обмена электронными документами между всеми структурными подразделениями мэрии, в т.ч. и с мэрией города Ярославля. Настроена ролевая модель, в том числе для процесса обработки обращений граждан, поскольку каждое подразделение должно видеть только «свои» документы.

Таким образом, посредством внедрения системы электронного документооборота мэрия города Ярославля повышает эффективность управления и исполнительской дисциплины, сокращает время на обработку и поиск документов, снижает затраты на расходные материалы и экспедицию документов, а также непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников.

Через систему за 5 лет последних лет прошло уже 470 000 документов и около 940 000 заданий.

Партнёр проекта - компания «Сервис-ТВ – инфо».

 Горшкова Г.Н., начальник отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства мэрии города Ярославля: «Существенно упрощен процесс работы с обращениями граждан: уменьшилось количество просроченных обращений, обеспечена конфиденциальность информации по обращениям за счет гибкого разграничения прав доступа. Упростился поиск заявителей, обращений по различным реквизитам. Обеспечена своевременная и оперативная подготовка отчетных форм»

Полное описание проекта на сайте Docsvision.