«Себряковцемент» перешел на новую систему управления и учета на базе «1С»
Проект по созданию единой информационной системы управления и учета в АО «Себряковцемент» был начат еще в 2017 году. Из-за масштабности предприятия и сложности задачи он длился около 2 лет. Сейчас поставленные цели достигнуты. В ERP-систему переведены все бизнес-процессы предприятия, кроме кадрового учета и расчета заработной платы. Почему заводу понадобилось единое информационное пространство, какие решения были выбраны для осуществления проекта и какие получены результаты, расскажем в этой статье.
Учетные программы не адаптировались под изменения законодательства и «опаздывали» в формировании управленческих отчетов
На момент начала работ по проекту в АО «Себряковцемент» использовали различные программы, большинство из которых - решения «1С» версии 7.7, изъятой компанией-разработчиком из прейскурантов в 2011 году. В них велся учет по направлениям: бухгалтерия предприятия, бюджетирование, производство и сбыт, зарплата и кадры, управление автотранспортом, технический контроль, техническое обслуживание и ремонт. Некоторые процессы все еще отражались в таблицах Microsoft Excel.
Такая система устарела, и IT-команда завода не всегда могла адаптировать ее под изменения в законодательстве. Существовали риски, что однажды с выходом новых законов предприятие не сможет сдать отчетность в контролирующие органы в сроки. Неперспективно и практически невозможно было развивать в имеющихся программах такие направления, как ЭДО (электронный документооборот), взаимодействие с ФНС напрямую, обмен данными с ФСС.
Кроме того, данные в программы вносились разноплановые, поэтому было сложно контролировать поток информации для бухгалтерского учета. Сотрудникам бухгалтерии требовалось много времени на обработку, что влияло на частоту составления отчетов и полноту внесения в них аналитики. В результате терялась информативность и актуальность ряда управленческих отчетов.
Решили внедрить 1С:ERP
Для достижения целей было принято решение использовать систему «1С:ERP Управление предприятием» (1С:ERP). Работу с документами организовать с помощью «1С:Документооборота» и «Скан-Архива». А дополнительные программы, которые препятствовали желаемой скорости получения управленческой информации для руководителей и сотрудников предприятия, - частично объединить или перестать использовать. В качестве компании-подрядчика и системного интегратора по внедряемым программам была выбрана IT-компания «ГЭНДАЛЬФ» (г. Ростов-на-Дону). Совместная работа команд заказчика и интегратора обеспечила эффективность проекта.
Система объединила все аспекты деятельности завода
Создание единой информационной системы помогло устранить сложности при планировании и контроле текущей деятельности как отдельно взятых подразделений, так и завода в целом.
Планирование стало более прозрачным. Сотрудники планово-экономического отдела получают фактическую информацию и ежемесячно сравнивают ее с плановой на основе оперативных данных, введенных пользователями в систему учета. А для отгрузки готовой продукции реализован специальный отчет, с помощью которого ежедневно происходит сравнение плана и факта отгрузки цемента.
Упростился расчет себестоимости. Завод перешел с метода оценки товара и себестоимости по средневзвешенной на метод FIFO («first in first out»), в котором выбытие происходит с самой ранней поступившей партии. Такой расчет позволяет технически быстрее отражать затраты, не используя загрузки из сторонних баз, и дает более полный результат.
Налажена работа с автотранспортом. Разработан и интегрирован с 1С:ERP нетиповой блок «Управление автотранспортом». Теперь выписку и обработку путевых листов, а также заявок на транспортные средства осуществляют на местах. Из «1С» печатаются бланки путевых листов, заполняются водителями. Далее документы вводятся в систему и таким образом оперативно фиксируются.
При отгрузке автотранспортом автоматически подставляются услуги по доставке, в зависимости от указанного региона, и рассчитываются все суммы. Снизились ошибки и трудозатраты на устранение этих ошибок. Также сокращены ресурсы и время на формирование накладных при отгрузке ЖД-транспортом, т.к. они тоже появляются в системе автоматически.
Внедрение системы электронного документооборота ускорило все процессы, связанные с утверждением заявок на оплату и приказов. Каждому участнику такого процесса отводится определенное время на согласование документа. В случае отсутствия кого-либо из ответственных за подписание лиц, его полномочия делегируются группе сотрудников с аналогичными компетенциями и должностными обязанностями. Все версии документов, в том числе договоров, теперь хранятся в электронном виде. Исключена возможность утери документов при передаче между отделами.
Единую информационную систему, созданную в АО «Себряковцемент» на базе решений «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Документооборот» и «Скан-Архив», завод может интегрировать с государственными системами. В том числе напрямую взаимодействовать с ФНС в периоды сдачи отчетности и обмениваться данными с ФСС для выплаты электронных больничных (проект прямых выплат стартует в Волгоградской области с 2020 года).
Начальник участка информационных технологий АО «Себряковцемент» Сергей Протопопов рассказывает об итогах проекта:
«В результате внедрения 1С:ERP мы получили единую информационную систему ведения учета. В ней решается большая часть задач, выполняющихся ранее в разрозненных программах «1С» версии 7.7 – регламентированный учет, зарплата, снабжение, сбыт и др. При этом новая система является гибкой, ориентированной на современное законодательство, а значит, способной обеспечить работу сервисов предприятия на многие годы вперед в соответствии с изменениями законов РФ.
Важно, что в нашем проекте реализована связь с «ЭТРАН» – информационной системой РЖД. Производственный блок получает данные о состоянии технологических агрегатов, обращаясь непосредственно к локальным производственным серверам. Автоматизирована работа отдела продаж путем введения заявок на отгрузку продукции. Также на заводе положено начало внутреннему ЭДО с использованием программы «1С:Документооборот», что ощутимо ускорило процессы подписания приказов и заявок на оплату.
Все это дает возможность использовать широкий функционал отчетности - как созданной в соответствии со спецификой нашей работы, так и стандартной, имеющейся в системе, - для анализа данных и принятия необходимых решений ключевыми пользователями и руководством предприятия».
