Крупный поставщик ветроэнергетических установок Red Wind B.V. внедрил систему Directum RX

Red Wind B.V. — поставщик ветроэнергетических установок под ключ и производитель компонентов ВЭУ. Компания создана АО «НоваВинд» (ГК «Росатом») и голландским технологическим партнером Lagerwey для развития в России ветроэнергетической отрасли.

Ежедневно сотрудники компании вручную обрабатывали входящие, исходящие, внутренние и договорные документы. В согласовании участвовало большое число исполнителей, процесс был сложным, непрозрачным, медленным. Высоким был риск утери документов.

Перед стартом проекта внедрения Directum RX особое внимание руководство предприятия уделило следующим моментам:

• Многие должностные лица, принимающие решения, находятся в разных регионах — в компании Red Wind B.V. несколько филиалов.
• Из-за большого количества согласующих повысилась трудоемкость поиска актуальных версий договорных документов.
• В компании сформировался особый процесс учета некоторых финансовых документов. После бумажного согласования первичку вручную заносили в систему 1С.

Заказчику было важно автоматизировать работу сотрудников в части документооборота и договорной деятельности. Для этого требовалось внедрить гибкий механизм согласования, провести интеграцию с учетной системой, начать использование мобильных приложений Directum Jazz и Solo.

Базовые процессы работы с документами предстояло перевести в систему Directum RX и цифровизировать по направлениям: делопроизводство, договоры, финансовый архив, контроль исполнительской дисциплины.

Главным исполнителем работ на проекте выступила компания «Акелон», генеральный партнер вендора. Внедрение системы Directum RX на предприятии Red Wind B.V. заняло 9 месяцев. В команду проекта вошли 20 специалистов от исполнителя и заказчика.

Команда «Акелон» проанализировала бизнес-процессы клиента и выделила два крупных блока работ. Первый закрывался базовыми возможностями Directum RX, а второй требовал настройки и адаптации как со стороны внедряемой системы, так и со стороны программного обеспечения заказчика.

В ходе цифровизации создано 5 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов и 3 новых модуля. Проведено обучение администраторов, разработчика и рядовых пользователей системы Directum RX.

Наиболее интересными с точки зрения реализации оказались следующие задачи:

1. Работа с конфиденциальными данными. Если в документе содержится информация, не подлежащая огласке, пользователи могут делать соответствующую отметку прямо в карточке. Доступны следующие грифы секретности: коммерческая тайна, для служебного пользования.
2. Проставление штампа регистрации. Регистрация входящих писем стала более удобной. Последняя версия документа автоматически преобразуется в PDF и проставляется штамп регистрации.
3. Заполнение листа согласования. При работе с договорными документами в компании используется двуязычный лист согласования индивидуального формата. В рамках проекта внедрения было автоматизировано его заполнение.
4. Интеграция с «1С: ERP Управление предприятием 2.4». Работы по интеграции Directum RX с внешней системой были выстроены в трех разных ключах.

Результаты проекта

Существенный объем работы с документами в компании Red Wind B.V. перешел в электронный формат. С помощью Directum RX цифровизированы 17 бизнес-процессов, в их числе:

• регистрация и рассмотрение входящей документации;
• внутреннее согласование и отправка исходящих писем корреспондентам;
• согласование, подписание договорных документов и перевод их в учетную систему;
• согласование финансовых документов и реестров платежей, передача результатов согласования в учетную систему;
• согласование и ознакомление с организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями, протоколами и решениями).

Кроме того, были внедрены инструменты, позволяющие контролировать эффективность исполнительской дисциплины сотрудников и функциональных подразделений компании.

Цифровизация охватила 300 пользователей, в том числе 50 обученных специалистов, а также 15 топ-менеджеров, которые сегодня работают в Directum RX.

Спустя два месяца с момента запуска системы в компании Red Wind B.V. было создано 15 500 документов, 14 000 задач, из них 2 200 — задачи на согласование по регламенту.