Время возврата первичной документации ЗАО «Агриматко» сократилось благодаря программе «Скан–Архив»

Программа компании «ГЭНДАЛЬФ» – «Скан–Архив» помогла ЗАО «Агриматко» сократить время ожидания возврата первичных документов.

Agrimatco (AgriculturalMaterialsCompany) – международный бренд с 80–летней историей непрерывного развития и совершенствования. Семейная компания начала свою деятельность в 1936 году на Ближнем Востоке. Благодаря усердной работе, ее основатель – Халил Микдади вывел семейный бизнес на международный уровень. На сегодняшний день Agrimatco сотрудничает с мировыми лидерами по производству с/х товаров, имеет представительства более чем в 50 странах мира, собственные опытные станции, а также завод по производству удобрений. 

ЗАО «Агриматко» основана в 2000 году и на данный момент имеет 9 филиалов по всей территории Российской Федерации. Компания импортирует и поставляет широкий ассортимент с/х продукции известных мировых лидеров:

• высокопродуктивные семена полевых и овощных культур;

• сельскохозяйственную технику, запчасти и комплектующие;

• средства защиты растений;

• ветеринарные препараты;

• оборудование для систем капельного орошения.

При большом количестве контрагентов и интенсивном документообороте сложно активно отслеживать возврат экземпляров первичной документации. Поиск, обработка и передача заверенных скан–образов между обособленными подразделениями занимали много времени. Подготовка к встречным проверкам являлась трудозатратным и долгим процессом.

Руководство ЗАО «Агриматко» приняло решение о внедрении программного продукта, способного сократить время поиска документов и улучшить контроль за ними. Выбор был сделан в пользу предложения «ГЭНДАЛЬФ» – программы «Скан–Архив», которая соответствовала функциональным требованиям.

Простой, интуитивно понятный интерфейс программы, позволил провести внедрение и обучение за короткие сроки. Нанесение штрихкода на экземпляры через программу исключило манипуляции с наклеиванием меток вручную. Сотрудники компании ежемесячно подгружают через «Скан–Архив» порядка 350 документов в месяц, а это около 2 250 страниц. Внедрение программы позволило сократить время ожидания возврата исходящих документов и оптимизировать поиск необходимых скан–копий. Усилен и полноценно налажен контроль за наличием первички.

«Перед началом работы со «Скан–Архив» понадобилась дополнительная настройка под специфику работы нашей компании. Данный процесс прошел отлажено, достаточно оперативно. Специалисты «ГЭНДАЛЬФ» провели обучение наших сотрудников. На все вопросы были получены ответы сразу или по истечении короткого времени. Обратная связь после проведения всех настроек и начала работы также сохранилась на высоком уровне» – Пушкарева Ольга, заместитель главного бухгалтера.