Российский офис METRO переводит процессы в Directum RX
4 марта 2021
822
METRO – один из крупнейших транснациональных операторов оптовой торговли. Компания предлагает широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных товаров и специализируется на удовлетворении потребностей сегмента HoReCa и независимых торговых организаций.
16 миллионов клиентов по всему миру могут делать покупки в полноформатных торговых центрах, а также заказывать товары онлайн с получением в магазине или с доставкой. METRO поддерживает конкурентоспособность предпринимателей и владельцев собственного бизнеса с помощью цифровых решений, внося свой вклад в повышение социокультурного многообразия розничной торговли и индустрии гостеприимства. Ключевой принцип деятельности – устойчивое развитие. В Европе METRO уже 7 лет является лидером в этом секторе согласно индексу устойчивости Доу Джонса. Компания представлена в 34 странах с общим количеством сотрудников свыше 97 000.
Смена системы: предпосылки и критерии отбора
Используемая в компании система электронного документооборота не соответствовала требованиям, предъявляемым к современным СЭД, а также конкретным требованиям METRO в части:
- перегруженности сложным кодом, что делало практически невозможным обновление до актуальных версий;
- трудоемкости доработки, настройки и запуска новых процессов для пользователей;
- отсутствия на рынке достаточного количества специалистов, работающих с этой платформой.
Таким образом, новая СЭД должна быть современной, иметь большие возможности для самостоятельной настройки, а также широко представлена на рынке. На стадии выбора системы команда специалистов из METRO создавала в каждой из систем-претендентов прототип процесса по согласованию счета на оплату. По результатам тестирования выбиралась та, в которой разработка и настройка будут максимально прозрачными и интуитивно понятными. Именно в Directum RX специалисты сделали это самостоятельно с минимальной поддержкой вендора. Кроме того, систему выгодно отличает богатая функциональность коробочной поставки, опыт крупных проектов внедрения и наличие интеллектуальных механизмов – с перспективой их применения в будущем.
Договоры: 100 категорий, 50 регламентов, 0 проблем
Сроки проекта были строго обозначены: Directum RX должна была стабильно работать к моменту окончания договора на поддержку действующей СЭД. Проект внедрения охватил 2 основных процесса:
- согласование договорных документов (расходные контракты);
- работу с первичными документами (счета на оплату, акты, УПД, счета-фактуры), в которую входит согласование, обработка бухгалтерией и оплата казначейством.
Для поддержки процессов была настроена интеграция с:
- SAP HR для синхронизации организационной структуры;
- SAP FI для синхронизации данных о контрагентах, центрах затрат и курсах валют;
- Active Directory для синхронизации учетных записей пользователей;
- Диадок для электронного обмена документами.
Для удобной работы с реестром счетов разработан специальный список «Счета на обработку». В нем настроена фильтрация по реквизитам и вынесены действия, необходимые для распределения счетов на обработку сотрудникам бухгалтерии с последующей передачей счетов на оплату, а также для массовой оплаты.
Без ошибок: как алгоритмы упростили работу пользователей
Категория и сумма договора, а также местонахождение его автора — в головном офисе или магазине — определяют состав и последовательность согласующих.
Права на документ зависят от его состояния и роли пользователя. Ежедневно в системе создается более 400 входящих счетов. Для них разработано 10 состояний, в каждом из которых менять документ могут только пользователи одной роли, — каждую минуту в Directum RX могут меняться права на сотни счетов.
Реквизиты документов изменяются динамически в зависимости от уже введенных. Например, если заполнить вид документа значением «Закрывающие документы», появляется табличная часть «Авансовый счет».
Для счетов без договора настроены ограничения по валюте, сумме отдельного счета и общей сумме счетов для контрагента за год.
Реестры «Мои договоры» и «Мои счета» формируются индивидуально для каждого сотрудника. В них пользователи видят только необходимые для работы документы.
Локализация основных реквизитов зависит от языка, выбранного при входе в систему. Так пользователь видит данные на нужном ему языке – русском или английском.
Результаты проекта и планы по развитию
Цифровизация процессов сняла с сотрудников бремя рутинных операций и минимизировала ошибочные действия. Все вычисления и проверки теперь выполняет Directum RX. Например, контролирует превышение в счете лимита и рассчитывает итоговую сумму договора по подписанным дополнительным соглашениям.
По итогам проекта из старой системы мигрировали более 40 тыс. договорных документов и 10 тыс. контрагентов.
В проекте применялись принципы Agile и итерационного внедрения, что наряду с регулярным взаимодействием позволило сделать процесс внедрения непрерывным и гибким.
Поддержкой и дальнейшим развитием процессов занимаются специалисты «Центра внедрения документооборота» (ЦВД), партнера компании Directum. На очереди следующий этап – цифровизация франчайзинговых договоров. Также в планах активно развивать систему и переносить в неё новые процессы.
Результаты в цифрах
1000
пользователей
4
интегрированные системы
> 50
регламентов для договоров
Источник: пресс-релиз компании
