Внедрение компании «Первый Бит» системы финансово-управленческого учета в «СИА ГРУПП» снизило трудозатраты на 20%

Специалисты Первого Бита внедрили программные решения «1С:Бухгалтерия» и «БИТ. ФИНАНС.Холдинг» для бюджетного контроля, что позволило автоматизировать 400 рабочих мест в компании «СИА ГРУПП».

«СИА ИНТЕРНЕЙШНЛ ЛТД» — один из крупнейших российских фармацевтических дистрибьюторов с более чем 20-летним опытом работы. В «СИА ГРУПП» были сложности организации превентивного контроля исполнения бюджетов в связи с тем, что процесс выполнялся в ручном режиме - это трудоемкий процесс и, как следствие, не было возможности отслеживания исполнения бюджетов в режиме «онлайн». Все процессы — консолидация фактических данных и приведение к единому формату данных по бюджетам, собранных в MS Excel от ответственных по ЦФО и отслеживание и хранение версий бюджетов при корректировках в рамках утверждения бюджетов были трудоемкими. Процесс сбора управленческой отчетности из нескольких систем был сложен, из-за отсутствия необходимых аналитических разрезов не хватало важной для бизнеса — детализации оперативной отчетности. В компании отсутствовал инструмент для отслеживания исполнительской дисциплины в рамках утверждения проектов договоров и графиков платежей, и начислений по договорам.

Специалисты Первого Бита проконсультировали заказчика по выбору программного обеспечения и было принято решение о внедрении конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» с надстройкой «БИТ.ФИНАНС», также в рамках проекта были автоматизированы внешние интеграции:

·                односторонняя интеграция «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0+БИТ. ФИНАНС» с системой BI,

·                двусторонняя интеграция с системой «1С:Документооборот» с модификацией объектов на стороне «1С:Документооборот» для осуществления бюджетного контроля договоров,

·                односторонняя интеграция с MS Excel для загрузки бюджетов и графиков договоров.

Выбор программного продукта «БИТ.ФИНАНС» был определен присутствием в типовой поставке следующих функциональных возможностей:

·                автоматизированное формирование и согласование проекта договора с указанием графиков платежей и начислений,

·                интеграция с подсистемой регламентированного учета,

·                механизм контроля по бюджетам затрат и платежей графиков по договорам,

·                механизм отслеживания состояний и статусов согласования документов в Системе,

·                гибкий механизм настройки доступности реквизитов документов в зависимости от состояния и статуса,

·                механизм автоматизированного создания, согласования и исполнения заявок на затраты/заявок на расходование денежных средств на основании графиков по договорам, а также интерактивно, без привязки к графикам,

·                механизм автоматической генерации первичных документов бухгалтерского учета на основании утвержденных заявок с сохранением аналитических разрезов, требуемых для цели управленческого учета.

При внедрении информационной системы было организовано единое пространство для хранения данных, начиная от бизнес-плана и заканчивая сохранением всех связей операций на каждом уровне планирования/исполнения бюджетов. Ввод данных происходит теперь непосредственно в систему, загружая информацию из MS Excel. Удалось построить в Системе требуемую эффективную модель превентивного бюджетного контроля, взаимоувязанную с системами электронного документооборота и бухгалтерского учета «СИА ГРУПП» в единый контур.

При автоматизации процессов финансово-управленческого учета достигнуты следующие цели:

·                автоматизирован процесс сбора и согласования функциональных бюджетов по всем центрам финансовой ответственности и регионам в разрезе требуемых аналитических вопросах,

·                автоматизирована рассылка оповещений на электронную почту ответственным за задачи в рамках бизнес-процесса бюджетного планирования,

·                автоматизирован расчет бюджета продаж, закупок, логистики (4 плеча, затраты на транспортировку собственным и наемным транспортом, затраты на ФОТ и т.д.) с учетом норм и объемных показателей,

·                расчет себестоимости реализации происходит с учетом из норм маржинальности и других показателей,

·                расчет бюджета движения товарных запасов происходит, исходя из бюджетов закупок, продаж, прогнозируемых остатков на складах и норм оборачиваемости товара,

·                автоматизировано формирование консолидированных мастер-бюджетов, в том числе БДР, БДДС и балансовый учет по группе компаний,

·                автоматизирована аллокация расходов (7 шагов),

·                автоматизирована выгрузка данных об оборотах и остатках на дату в SQL-таблицы для построения отчетов в BI-системе,

·                автоматизировано инициирование, согласование и исполнение проектов договоров и графиков платежей и начислений по всем центрам финансовой ответственности и регионам в разрезе требуемых аналитических данных,

·                облегчен процесс согласования проектов договоров, благодаря интеграции системы «1С:Документооборот»,

·                автоматизирован контроль графиков договоров, а также операций платежей и начислений по бюджетам (БДР, закупки, БДДС),

·                автоматизировано создание документов РСБУ на основании утвержденных заявок подсистемы бюджетного контроля,

·                обеспечено формирование управленческой отчетности на основании аналитических разрезов заявок,

·                обеспечено формирование журнала хозяйственных операций по международным стандартам методом трансляции,

·                разработано автоматизированное рабочее место в системе для формирования начислений (accruals),

·                организована работа с датой открытого периода для отражения корректировок закрытого периода в учете МСФО,

·                сокращены трудозатраты в компании «СИА ГРУПП» в подразделениях финансового планирования и управленческого учета на 20%.