По распространенности и востребованности задача ведения архивов первичных финансово-хозяйственных документов сегодня явно уступает остальным задачам документооборота. А ведь, исторически, именно ради задач ведения баз финансовых документов внедрялись первые западные системы управления документами. В противоположность этому, наши системы документооборота изначально были ориентированы на решение задач управления административными, или, как это принято называть, организационно-распорядительными документами, причем эта связь настолько закрепилась в нашем сознании, что термины «документооборот» и «СЭД» стали, фактически, синонимами. Интерес рынка к задачам ведения архивов первичных финансово-хозяйственных документов является свидетельством возрастания его зрелости и перехода от административных методов управления к рыночным. Сказанное совсем не означает, что задачи управления ОРД больше не нужны, просто их удельный вес в общем числе внедрений ЕСМ-приложений будет постепенно снижаться.

Организационная сущность задачи

Задача ведения архива первичных финансово-хозяйственных документов (АПФХД) имеет целью предоставить бухгалтеру оперативный доступ к оригиналам первичных финансово-хозяйственных документов, что позволит сократить количество ошибок при вводе информации в корпоративную систему ERP, а также существенно сэкономить время при проведении различных аудитов и проверок. Также обычно при решении задач ведения финансового архива решаются параллельно задачи выверки и сверки информации, представленной во входящих документах, а также предварительного заполнения проводок (или, в терминах SAP ERP, инфозаписей транзакций).

Задача возникает при необходимости централизации финансово-хозяйственно учета в условиях разветвленной филиальной структуры, где источники данных отделены от центра обработки, а также, чаще всего, при возрастании объема обрабатываемой информации и усилении требований регулирующих органов к соблюдению сроков хранения информации и сокращению сроков ее предоставления по запросам. Рост потребности в задаче связан с созданием единых/общих центров финансового обслуживания (ОЦФО) в крупных территориально-распределенных хозяйственных структурах, где такие ОЦФО выполняют роль, как очень часто их называют, фабрик финансово-хозяйственного учета.

Экономический эффект достигается за счет радикального снижения себестоимости корпоративных сервисов финансово-хозяйственного учета и снижению себестоимости ее ключевых бизнес-процессов.

Основные компоненты системы АПФХД

Очевидно, для решения этой задачи необходима система, которая включает в себя следующие компоненты:

- Репозиторий для хранения архивированного контента

- Средства его классификации, обработки, распределения доступа, и т.д.

- Средства ввода документов в систему

- Средства работы с разнообразными каналами поступления документов в систему.

Ниже мы рассмотрим возможные способы реализации перечисленных компонент в информационно-вычислительной среде крупной хозяйственной структуры и постараемся собрать опыт участников дискуссии по каждой компоненте.

Репозиторий для хранения архивированного контента

Репозиторий для хранения архивированного контента предназначен для обеспечения хранения гарантированно неизменяемого контента в течение неопределенного долгого периода времени. При выборе технологии для хранения архивированных документов следует, в первую очередь, учитывать то, какая ERP-система внедрена на вашем предприятии.

Для обеспечения наиболее эффективного способа хранения архивированного бизнес-контента в SAP ERP наиболее предпочтительно использование продуктов SAP Document Access/Archiving by OpenText (SAP ADA), поскольку именно такой подход рекомендуется самой компанией SAP. Благодаря этому возможна организация прямого доступа от инфозаписи SAP ERP к образу архивированного документа, а также организация удобных для пользователя представлений, т.е. способов организации документов и метаданных в древовидные иерархические структуры.

Также для ведения архивов документов в SAP ERP в мире распространено применение соответствующих продуктов от компании IBM. Учитывая важность задачи для бизнеса, сегодня практически все ведущие поставщики систем управления контентом предоставляют коннекторы, осуществлять привязку объекта контента к инфозаписи SAP ERP, основываясь на стандартном протокол ArchiveLink, который для этих целей предусмотрен. Хотя возможности навигации от инфозаписи к контенту, таким образом, у всех поставщиков оказываются схожими, тем не менее, в целом, предоставляемая ими функциональность не так развита, как у продуктов OpenText.

Интересно отметить, что недавно OpenText анонсировал начало разработки архивной компоненты для Oracle EBS, аналогично той, которую разработал ранее для SAP ERP.

Аналогичные по функциональности возможности предоставляет 1С Документооборот. Компания 1С предоставляет встроенную интеграцию, которая позволяет прикреплять документы к проводкам системы. Логика этой работы очень похожа на ту, что имеется в SAP ERP. Понятно, однако, что, в смысле масштабируемости, это несравнимые вещи, да и рассчитывать на такой архив как на единый корпоративный архив электронных документов тоже, наверное, не стоит. Будем надеяться, что развитие 1С Документооборот на этом не остановится и вскоре мы увидим серьезный прогресс в этой области.

К сожалению, для других, менее распространенных на наших рынках ERP-систем, готовые средства ведения архивов отсутствуют, и/или эти архивы не являются промышленными и не защищают архивированный контент возможных изменений, в связи с чем задачу интеграции архива с другими учетными системами каждый раз приходится решать, фактически, заново.

Что используете Вы в качестве репозитория? На какой платформе он реализован? Является ли это Вашей собственной разработкой или готовым решением от профессиональной компании?

Средства классификации и обработки архивированного контента

Как правило, промышленный системы архивирования не предусматривают доступ к размещенному в них контенту в обход интерфейса ERP. Таким образом, все метаданные контента и его обработка поддерживаются средствами самой учтенной системы.

Однако, для обеспечения потребности в глобальной доступности контента и унификации средств работы с контентом в масштабе компании, возможно, потребуется интеграция репозитория архивированного контента в общекорпоративную ЕСМ-систему.

На системы ведения архивов возлагается еще одна важная роль – контроля сроков хранения контента. Западное законодательство гораздо строже относится к этим вопросам, чем наше. Поэтому западные компании стремятся управлять сроками хранения контента максимально эффективно, и наилучшей стратегией для этого является централизация архива, отказ от локальных архивов и специализированных архивов отдельных приложений. Очевидно, что трудно предложить иной вариант, который позволит единообразно и с наименьшими затратами реализовать корпоративные политики контроля сроков хранения контента.

Еще одним, достаточно новым средством, повысить эффективность управления архивом является реализация средств автоматической классификации архивируемого контента, что особенно важно в случае автоматического размещения контента, например, из учетной системы. Исследования показывают, что качество автоматической классификации не уступает ручной. Таким образом, правила исчисления срока хранения архивированного объекта, а также процедуры обработки контента (например, автоматический перенос на более медленное и более дешевое устройство долговременного хранения либо гарантированное уничтожение) могут быть основаны на наборах классифицирующих признаков, и, таким образом, единообразно применяться к любому объекту, вне зависимости от источника его поступления в архив.

Планируете ли Вы реализовать единый корпоративный архив контента? Имеется ли у Вас интеграция основных бизнес-систем с корпоративным архивом? Каких? Если нет, то почему? Если да, то какой это дало эффект?

Средства ввода документов в систему

Основным носителем финансово-хозяйственной информации, по-прежнему, являются и еще очень долго будут являться бумажные документы. По режиму ввода обычно различают ввод документом потоком и по одному. Первый необходим при промышленных потоках документов, второй – при работе с единичными, в том числе, конфиденциальными документами.

В мире имеется ряд поставщиков, которые предлагают подобного рода системы (ABBY, Captiva, ReadSoft, OpenText и др.). Интересно отметить, что в мире в настоящее время имеется ровно два движка для распознавания, на основании которых все поставщики средств массового ввода строят свои системы, причем один из них принадлежит компании ABBY, а другой – о чем мало кто знает – компании OpenText. Таким образом, качество распознавания у всех систем приблизительно одинаковое, различия состоят в том, как реализован технологический процесс ввода, какова надежность и устойчивость системы, и какие дополнительные возможности предлагаются производителем.

В нашей стране получили наибольшее распространение продукты компании ABBY, и на рынке имеется большое количество специалистов, способных решить самые сложные задачи массового ввода документов с их помощью. Однако продукты ABBY, по крайней мере, сейчас, не имеют готовых средств экспорта отсканированных документов в любую целевую систему архивирования и/или управления контентом, в связи с чем это становится проектной задачей.

Возможно, это составляет наиболее сильное отличие от продуктов Kofax, где предусмотрены специализированные скрипты для загрузки отсканированных документов (по терминологии производителя – выпуска) практически во все применяемые в мире системы управления контентом, включая и те, которые в России фактически неизвестны.

Как и следовало ожидать, бесшовную интеграцию с репозиториями компании OpenText, имеют ее собственные продукты -– Enterprise Scan и Capture Center. Первый очень хорошо подходит для сканирования единичных документов на рабочем месте пользователя, второй – является системой массового ввода, причем его функциональные характеристики совсем не уступают более известным и распространенным продуктам от Kofax и ABBY.

О возможностях и характеристиках систем массового ввода написано немало, и этот вопрос всегда находится в центре внимания общественности благодаря активной рыночной позиции компании ABBY. В целом, готовых и универсальных рекомендаций по выбору системы массового ввода дать невозможно. Следует учитывать объемы потоков документов, разнообразие форматов документов, требования к распознаванию и извлечению данных многое другое.

Каким образом организован ввод финансовых документов в вашей компании? Насколько применима и оправдана экономически автоматизация этого процесса в вашем случае?

Средства работы с разнообразными каналами поступления документов в систему

С точки зрения задачи ведения АПФХД, массовый ввод является только одним из возможных каналов поступления документов, а именно, бумажных документов (и их аналогов, например, факсов), в систему обработки. Очевидно, что сегодня этот канал является основным, но уже не единственным, и его роль в дальнейшем будет постепенно (хотя и не очень быстро) снижаться. В связи этим необходимо заранее подумать об альтернативных каналах поступления документов в систему.

Сегодня в России наблюдается огромный рост интереса к межкорпоративному обмену юридически значимыми документами, которые представлены в электронном виде. Совершенно понятно, что все эти документы также должны накапливаться в корпоративном электронном архиве и на них должны распространяться корпоративные требования по управлению архивированной информацией.

Компания TerraLink, разработав свой продукт TerraLink xDE для обмена электронными счетам-фактурами и другими электронными юридически значимыми документами, предусмотрела его интеграцию с поддерживаемыми SAP ERP репозиториями через специально предназначенный для этого протокол ArchiveLink. Благодаря этому, пользователи могут, работать, в принципе, с архивом от любого поддерживающего этот протокол производителя, хотя понятно, что наиболее широкие возможности предоставляет именно репозиторий под управлением программного обеспечения компании OpenText.

Финансовый архив – признак зрелости корпоративной ERP-системы

Возрастание требований со стороны регуляторов, кадровые проблемы, повышение конкурентности рынков неизбежно приводят к тому, что накопление архивов бизнес-документов станет не только красивой возможностью, но и суровой необходимостью. Во многих странах уже обмен закрывающими сделку документами на бумаге запрещен – оглянуться не успеем, и у нас будет тоже самое.

Никто не питает иллюзий. Делать столь технологически сложную и дорогую систему как финансовый архив только ради того, чтобы было «красиво» и «не хуже, чем у них», не будет никто. Любая компания, прежде чем начать подобную работу, взвесит, что ей выгоднее – отдать архив полностью на аутсорсинг, или перенести бухгалтерию в глубинку и нанять 250 студентов, или просто закрыть на этот вопрос глаза.

К сожалению, общепризнанной методологии расчета экономической эффективности информационных систем не существует, а те расчеты, которые мы зачастую видим, не вызывают доверия. Плохие результаты нам не нужны, а хорошие вызывают подозрения.

Возможно, единственно правильным выходом стало бы привлечение независимой консалтинговой фирмы, которая смогла бы объективно оценить возможный эффект и срок окупаемости вложений, учитывая все составляющие – от затрат на приобретение оборудования, лицензий, разработку, внедрение и эксплуатацию, с одной стороны, до сокращения затрат времени ключевых сотрудников на рутинные операции, минимизацию рисков и повышения престижа компании. Увы, в этом случае задача сводится к предыдущей – профессиональные и качественные услуги стоят дорого.

Итак, поскольку посчитать эффект почти невозможно, то это становится хорошей отговоркой для того, чтобы не делать ничего. Наши деды бумажки носили, посылали, складывали, и ничего, весь мир зерном кормили. Наша изобретательность в придумывании отговорок и поиска обходных путей не знает границ. Однако, как бы обходным путем мы не пошли, предоставление документов для проведения проверок и пересылка счетов-фактур в регионы на бумаге – это не только до обидного глупая трата времени и крайне дорогих ресурсов. Сегодня это признак отсталости предприятия.