Способы сокращения ФОТ за счет автоматизации в 1С:ЗУП
В условиях стагнации экономики многие компании пытаются оптимизировать затраты на персонал за счет сокращение штата. Но прежде чем идти на такой шаг, следует определить, что для организации «дешевле»: уволить или сохранить. В этой статье мы рассмотрим инструменты, которые помогут высвободить от 20 млн. рублей в год, и в относительных показателях посчитаем экономию на ФОТ.
В своей практике мы часто сталкиваемся со злоупотреблениями в части расчет заработной платы и управления персоналом, о которых руководство компаний даже не догадывается. Это касается ошибок, связанных с совмещениями и замещениями сотрудников, расчета зарплаты за отработанное время, нередки "накладки", связанные с нарушением утвержденного графика отпусков или расчета бонусной части.
Одним из действенных и самых простых инструментов для выявления и решения подобных проблем является информационная система 1С:Зарплата и управление персоналом, которая в настоящее время используется на большом количестве предприятий России.
Итак, если вы задумываетесь о вопросах оптимизации затрат на персонал — вам следует разработать или доработать отдельные функциональные блоки, которые с этим успешно справляются:
1. Автоматизированный контроль изменений штатного расписания
Этот блок позволяет контролировать занятость сотрудников с учетом замещений и совмещений с соблюдением штатного расписания, наполнять существующие и планировать новые ставки штатного расписания. Благодаря чему достигается исключение простоев персонала = 2% ФОТ.
2. Автоматизированный контроль использования рабочего времени
Этот блок обеспечивает полное соответствие расчетных и кадровых документов, что исключает дублирование информации и минимизацию ошибок. Контроль соответствия табеля учета рабочего времени (ТУРВ) с фактической явкой сотрудников и зарегистрированными кадровыми приказами приводит к сокращению 2% ФОТ.
3. Автоматизированный учет затрат по подбору, подготовке, переподготовке и оценке персонала
Как правило, такой учет актуален для крупных и средних организаций, производственная деятельность которых предполагает работу с вредными и опасными производствами; а также для предприятий, деятельность которых должна обеспечивать безопасность людей. К этой категории можно отнести транспортные компании, предприятия топливно-энергетического комплекса, производственные предприятия, торговые предприятия и ряд других. На таких предприятиях затраты по подбору, подготовке, переподготовке персонала являются значительной частью расходов. Затраты по персоналу можно сгруппировать следующим образом:
· Затраты на привлечение персонала.
· Затраты на профессиональную подготовку и переподготовку.
· Затраты на аттестацию.
· Затраты на медицинское освидетельствование.
В итоге это составляет 3% ФОТ.
4. Управление отпусками
Система позволяет контролировать использование отпусков (соблюдать установленный график) и предотвращать ситуации незапланированного ухода сотрудников в отпуска, что влечет необходимость дополнительных расходов, связанных с замещением.
Автоматизация процессов годового планирования затрат на оплату ежегодных отпусков и учета оценочных обязательств по отпускам в разрезе подразделений и категорий должностей позволяет планировать будущие выплаты сотрудникам с высокой степенью достоверности = 3% ФОТ.
5. Автоматизированный расчет переменной части зарплаты
Построение схемы расчета переменной части зарплаты, когда переменная часть зарплаты является комплексной и состоит из нескольких составляющих, отражающих как долгосрочные цели компании, так и требования, которые сотрудники должны выполнять ежедневно.
· Выполнение установленных нормативов деятельности — KPI персонала;
· Выполнение правил трудового распорядка;
· Результаты процедуры оценки персонала.
Использование автоматизированной системы по расчет переменной части объективно составляет еще 2% ФОТ.
6. Интеграция со СКУД
Чтобы контролировать соблюдение сотрудниками правил трудового распорядка, возможно использовать данные о нахождении сотрудника на работе от системы контроля и управления доступом (СКУД) и интегрировать их с системой 1С:Зарплата и управление персоналом.
Модуль учета рабочего времени позволяет автоматически формировать табель для каждого сотрудника. При этом учитывается только реальное присутствие на рабочем месте, вместе с тем, модуль позволяет учитывать и время переработки. Что обеспечивает
7. Формирование резерва на оплату отпусков расчетным методом
Формирование резерва на отпуска расчетным методом дает компании следующие преимущества:
· Наиболее достоверная оценка резерва;
· Существенное сокращение трудозатрат на инвентаризацию резерва;
· Если в налоговом учете резерв тоже создается, тогда величина затрат на оплату труда в бухгалтерском учете (по итогам отчетного периода) и налоговом учете (по итогам налогового периода) равны, отсутствует временные разницы, отложенные налоговые активы и обязательства — повышается прозрачность бухгалтерского учета;
· Исключение вероятности «перекоса» в базе для расчета прибыли;
· Абсолютно законная оптимизация размера базы по налогу на прибыль (если компания применяет резерв на отпуска еще и для целей налогового учета).
Таким образом, использование доработанных функциональных модулей 1С:ЗУП позволяет достичь экономии в
Автоматизация процессов кадрового учета и расчета зарплаты важна для всей компании, поэтому результатом такого проекта не может быть лишь локальное улучшение работы HR-отдела и бухгалтерии.
Наша практика показывает, что клиентам необходима не только настройка типовых процессов, но и управление нетривиальными, уникальными для каждой компании задачами:
· финансовое планирование выплат (отпускных пособий, выплат по больничным листам, компенсаций, социальных и премиальных выплат);
· планирование фонда оплаты труда на год, отслеживание основных затрат по центрам учета и другим аналитическим разрезам;
· автоматизация специфических пунктов коллективного договора (нестандартные доплаты по больничным листам, оказание материальной помощи к отпуску, доплаты за неотработанное время);
· разработка механизмов премирований и взысканий;
· изменение в штатном расписании (использование для расчета оплаты труда единую тарифную сетку, индексация тарифных ставок по штатному расписанию, с последующей индексацией окладов);
· разработка отчетов для отдела труда и заработной платы (баланс использования рабочего времени, тарифно-квалификационный состав рабочих);
· учет, расчет и компенсация дополнительных отпусков (за работу в тяжелых, вредных условиях, за ненормированный рабочий день и т.д.);
· расчет сдельного заработка, северного стажа, стажа для пенсии и др.
Автоматизация процессов кадрового учета и расчета зарплаты важна для всей компании, но возникает вопрос, а для всех ли организаций такого рода оптимизация действительно оправданна?
