Применение методик Scrum во внедрении и поддержке ERP-систем
Использование гибких технологий проектного управления для внедрения и поддержки ERP-систем вызывает много споров. Когда уточнены и задокументированы все бизнес-требования, внедрение ERP может идти циклами, а не большими этапами от начала к концу. Первые результаты появляются гораздо раньше: например, через три месяца, а не через полгода. Кроме того, требования пользователей, а вместе с ними и функциональность информационной системы, постоянно корректируются.
Это позволяет избежать неприятного этапа финальной доводки, когда все уже разработано и система активно эксплуатируется. Методики Scrum позволяют установить более тесную связь с заказчиком на всех циклах ведения проекта — в итоге мы должны получить законченную систему из нескольких спринтов. С другой стороны, применение методов гибкой разработки может создать серьезные проблемы и даже полностью парализовать развитие проекта.
Недостатки и сложности
Проблемы связаны в основном с методологической сложностью процесса внедрения ERP-системы: в таких проектах есть своя очередность, и определенные этапы невозможно изменить или переставить местами. Например, в части организации аналитического учета (и в конечном счете для получения полноценной отчетности) такие базовые с точки зрения системы понятия как план счетов и финансовые аналитики (Измерения/Субконто) нужно определять в самом начале, потому что их использование будет пронизывать все бизнес-процессы будущей системы. В ERP-проектах слишком много зависимостей, а методики Scrum не всегда могут обеспечить необходимый уровень координации и контроля. Очень многое зависит не только от специфики информационной системы, но и от разработчика, который должен понимать, как правильно применять методики Scrum в каждом конкретном случае.
Есть трудности и на стороне заказчика, связанные чаще всего с его организационной зрелостью: за принятие решения может отвечать много людей, чьи интересы нужно учитывать, и это особенно сложно при скрам- разработке. Далеко не все заказчики согласны активно участвовать в процессе, постоянно смотреть готовые спринты и давать свои комментарии. Методики Scrum хорошо работают в современной компании, развивающейся на динамичном рынке, где проекту ERP-системы уделяется много внимания, выставлен самый высокий приоритет и есть потребность быстро получить какие-то результаты.
Не стоит забывать и о финансовых рисках. При классическом внедрении на этапе анализа весь объем работ оценивается более или менее точно, но Scrum-подход не позволяет этого сделать, и это риск – не только для разработчика: заказчик должен быть готов гибко управлять бюджетом и увеличивать его по мере необходимости. С другой стороны, расходы здесь растянуты во времени, и это несомненный плюс — не приходится выделять крупные суммы сразу на весь большой этап внедрения. В кризисные времена, когда все компании стараются капитальные вложения (CAPEX) перевести в операционные расходы (OPEX), это может стать интересным решением.
История успеха
Методики Agile и Scrum активно используются в ОАО «Фаберлик» для разработки и поддержки различных информационных систем, одной из которых является ERP Microsoft Dynamics AX.
«Бизнес нашей компании изменчив и даже месячный цикл планирования не перекрывает те изменения приоритетов, которые необходимы ему для комфортного существования. Методология Scrum позволяет гибко управлять приоритетами по разработке, что для нас было самым важным, и применяется при оценке доработок, планировании спринтов и передаче заказчику готовых доработок и разработок. Это все компетенция исключительно внутренняя. В настоящий момент методология успешно используется, она доказала свою полезность и воспринята бизнесом в качестве комфортного способа взаимодействия с ИТ-подразделениями, отвечающими за доработку ERP», — сообщил Валерий Капленко, директор по информационным технологиям ОАО «Фаберлик».
По словам г-на Капленко, для эффективного применения классических методик нужны достаточно большие циклы разработки. Приходится объединять задачи одного типа в проект, рассчитывать проектные ресурсы и вести серьезную отчетность по каждому направлению: «Если в бизнесе постоянно меняются приоритеты, то у вас появляется сначала один проектный менеджер, потом два, потом три, которые сидят и только перепланируют ресурсы. В нашем случае это практически невозможно, поскольку классический путь не предусматривает необходимой гибкости», — продолжает эксперт.
Нельзя сказать, что внедрение методик Scrum прошло гладко, специалисты ИТ-департамента компании «Фаберлик» сразу столкнулись с проблемами координации и контроля: «У всех истинных адептов методик гибкой разработки есть ложная убежденность, будто эти методики управляемы сами по себе, — заявил Валерий Капленко. — Практика показала, что нельзя просто взять разработчиков и объединить их в скрам-команду, некая внешняя методология управления все-таки нужна».
В Scrum управление реализуется через т. н. владельцев проектов (products owners), но такой подход себя не оправдал, поскольку люди от бизнеса не заинтересованы в глубоком владении продуктом. Больше всего труда пришлось вложить, чтобы из первой и второй линии поддержки вырастить специалистов, которые владеют и управляют бэклогом задач.
«Это было достаточно долго и нам пришлось полностью пересмотреть парадигму поддержки — люди стали не столько специалистами поддержки, сколько хозяевами систем, — сообщил глава ИТ-департамента «Фаберлик». — К тому же, бизнес часто воспринимает подобные методологии как своего рода игрушки. Тем не менее, при поддержке топ- менеджеров удалось согласовать применение Scrum, применение спринтов планирования и договоренности с бизнесом в итоге были достигнуты».
Сложнее всего, по словам эксперта, получить постоянно изменяющийся набор приоритетов и согласовать его с различными подразделениями. ИТ- департаменту пришлось приложить немалые усилия, но и эта задача была решена, а опыт применения Scrum для поддержки ERP-системы компании «Фаберлик» можно назвать успешным. Единственное дополнение, методология Scrum сама собой не управляет и помимо владельцев проектов необходимо включить в процесс еще и мотивированных на достижение результата менеджеров продуктов: «Scrum — это методология управления разработкой, но не методология жизни всего ИТ. При таком подходе методика не только имеет право на существование, но и является однозначно успешной», — считает Валерий Капленко.
Выводы
В сфере разработки методики Scrum уже давно и вполне успешно используется, но во внедрении и поддержке ERP это пока еще новый и не до конца исследованный подход. Он может дать хорошие результаты, если заказчик готов уделять проекту достаточно времени и гибко управлять бюджетом, а специалисты, занимающиеся внедрением, обладают необходимой квалификацией. Однако те же методики могут оказаться ограниченными в применении при внедрении ERP из-за сложной системы взаимосвязей разных частей проекта и наличия больших организационных рисков. При принятии решения о методологии нужно оценить влияние ключевых факторов и проанализировать проектное окружение. Если плюсы от Scrum перевесят все потенциальные риски, такой подход вполне может оказаться успешным.
