Мобильные приложения СЭД: тренды и возможности

Распространение мобильных решений — мировой тренд, который касается не только СЭД. Его популярность обусловлена преимуществами, которые дают пользователям мобильные технологии: оперативность и возможность в любой момент оставаться на связи.

Мобильное приложение СЭД позволяет организовать комфортную работу компаниям, в которых значительное количество сотрудников работают дистанционно, часто находятся в командировках, на переговорах или выезжают куда-либо. Без мобильных приложений в некоторых случаях решение по документу или задаче может откладываться исключительно из-за того, что сотрудник, от которого оно зависит, находится не у рабочего компьютера. Таким образом, мобильные технологии позволяют значительно ускорить рабочие процессы.

- Какие возможности и для кого сейчас предлагаются на рынке?

Мобильные приложения СЭД сейчас находятся на этапе активного развития. При этом именно мобильные приложения пока имеются не у всех продуктов, у некоторых предлагается только адаптивный веб-интерфейс для мобильных устройств, что не всегда удобно. Современные мобильные приложения позволяют работать не только онлайн, но и без подключения к интернету. Например, СЭД ТЕЗИС сохраняет все действия пользователя и синхронизирует их с сервером после восстановления соединения.

Эпоха всеобщей мобилизации еще не наступила, и многие приложения ориентированы либо на руководителей, либо на исполнителей. Однако большинство производителей при развитии своих продуктов стремятся обеспечить доступ как можно большему числу пользователей, а не только узкому кругу. В СЭД ТЕЗИС уже сейчас доступна возможность приобрести неограниченное число мобильных лицензий за сравнительно низкую стоимость.

Как правило, мобильные приложения СЭД позволяют работать с документами и задачами. Например, в типовом варианте мобильного приложения СЭД ТЕЗИС возможно выполнять действия по задачам (создание, выполнение, контроль, наблюдение, просмотр информации) и документам (согласование, ознакомление, утверждение). В индивидуальных проектах заказчиков была реализована возможность создания документов. Мобильный клиент СЭД ТЕЗИС позволяет добавлять, скачивать и просматривать вложения во всех распространенных форматах текстовых и графических документов. Благодаря уведомлениям пользователь сможет всегда быть в курсе событий и не пропустить документы и задачи, которые требуют решения. Еще одна опция, доступная не во всех продуктах — использование электронной подписи. В мобильном приложении СЭД ТЕЗИС реализована возможность использования ЭП КриптоПро.

Один из самых актуальных вопросов при работе через мобильное приложение СЭД — безопасность. Лучше всего, когда доступны различные способы защиты аккаунта. К примеру, в СЭД ТЕЗИС, помимо классической аутентификации по логину и паролю, есть возможность использования PIN-кода, TouchID или QR-кода.

Как и сами продукты, мобильные приложения СЭД также имеют существенные технологические различия. Они определяют доступные пользователям возможности и другие характеристики. К примеру, может заметно различаться гибкость приложений, а у некоторых вообще нет возможности модификации. Мобильный клиент СЭД ТЕЗИС создан на базе фреймворка React Native, который позволяет одновременно вести разработку для iOS и Android. Кроме того, эта технология дает возможность быстро адаптировать приложение в соответствии с требованиями заказчика, причем параллельно с основной разработкой. Это значительно экономит время при внедрении системы. Кроме того, при дальнейшем развитии СЭД у заказчика мобильный клиент ТЕЗИС легко масштабируется и быстро адаптируется при модификациях основной системы. 

- Как мобильные решения в целом меняют систему документооборота в компаниях?

При помощи мобильных приложений можно повысить вовлеченность в электронный документооборот определенных сотрудников, в частности, руководителей высшего уровня. К примеру, реализован проект по созданию мобильного рабочего места на базе СЭД ТЕЗИС для губернатора Калининградской области. Такие руководители, как правило, редко находятся у рабочего компьютера, существенная часть их рабочего времени занята совещаниями, поездками или встречами.

Мобильные технологии повышают скорость коммуникации и обмена информацией. Таким образом, удается значительно улучшить качество принятия управленческих решений. 
В целом мобильные решения предоставляют пользователям больше свободы, возможность быть в курсе дел и решать рабочие вопросы дистанционно в любой точке мира.