Что может дать бизнесу цифровой офис
20 ноября 2019
Управление климатом и безопасностью
На рынке представлено множество решений по управлению климатом, которые позволяют настроить работу систем в соответствии с графиком работы, временем года, индивидуальными особенностями пользователей и так далее. Еще одно направление – управление освещением: автоматическое включение, диммирование и выключение в зависимости от уровня естественного света или наличия людей в помещении, использование энергосберегающих ламп и т.д. Как утверждают производители подобных решений, с их помощью можно сэкономить до 40% расходов на электроэнергию.
Современный «Офис 2.0»
Источник: PwC
Популярны также интегрированные системы управления безопасностью, в состав которых входят как системы контроля и управления доступом, так и системы видеонаблюдения, охранно–пожарная сигнализация и т.д. В области контроля и управления доступом традиционные решения постепенно вытесняются биометрическими системами, идентифицирующими посетителей по изображению лица, отпечаткам пальцев, голосу. Такие решения интегрируются с системами учета рабочего времени, что позволяет ускорить процесс начисления заработной платы в тех подразделениях, где основным KPI является количество часов, проведенных сотрудником на рабочем месте.Облачная видеоаналитика практически сводит на нет необходимость иметь в штате охранника, который 24 часа в сутки наблюдает за тем, что происходит в офисе и его окрестностях. Изображение, поступающее с видеокамер, обрабатывается в соответствии с заданными алгоритмами, и система сигнализирует о нештатных ситуациях, например, о том, что в офисе находится посторонний.
Подобные системы позволяют полностью автоматизировать пользование офисной парковкой – на нее смогут заехать лишь авторизованные автомобили. Видеокамера распознает номерные знаки автомобилей сотрудников и указывает им на свободные места. Также можно принять меры для обеспечения сохранности транспорта, например, сопоставить изображение въезжающего и выезжающего автомобиля, его номера и лица находящегося за рулем водителя.
Для крупных офисных центров актуальными становятся специальные системы навигации. Для этого используются Bluetooth Low Energy (BLE)–маячки, которые устанавливаются возле входов в различные помещения. Посетители офисных центров могут скачать на мобильное устройство специальное приложение, которое помогает построить маршрут до нужной точки.
Инструменты совместной работы
Большое значение в современном офисе уделяется техническим средствам, помогающим организовать совместную деятельность сотрудников. Например, они могут параллельно работать с одним и тем же документом или над одним и тем же проектом, находясь при этом в совершенно разных местах – как в офисе, так и за его пределами. Более того, использование облачных и мобильных технологий позволяет предоставлять удаленный доступ сотрудникам к любым корпоративным информационным системам. При этом этот доступ будет строго персонифицирован и надежно защищен, а значит и безопасен.
Огромную роль в изменении подхода к работе в офисе сыграли унифицированные коммуникации, которые позволили объединить в единую экосистему стационарные и мобильные телефоны, ноутбуки, персональные компьютеры, аудио - и видеосвязь, социальные сети и мессенджеры и тем самым сделать присутствие на рабочем месте совершенно не обязательным.
Роботы вместо сотрудников
Часть работы в современном офисе уже можно передать роботам. В наиболее продвинутых компаниях уже началось тестирование роботов – секретарей. Они могут ответить на телефонный звонок или встретить пришедшего в офис клиента, ответить на простые вопросы, а затем перенаправить к нужному сотруднику, записать под диктовку текст, разослать уведомления, приказы и распоряжения, составить расписание, напомнить о важных мероприятиях и так далее. Самый яркий пример такого робота – Надин, которая работает в страховой компании AIA в Сингапуре.
Робот–секретарь Надин
Источник: NTUsg
В офисах попроще используются цифровые AI – помощники, такие как Amazon Alexa, Apple Siri, Google Assistant, Microsoft Cortana, Яндекс.Алиса. Они бронируют переговорные, включают климатическое оборудование, мультимедиа системы, заказывают чай и кофе. «Умные» кофе-машины, чайники и кулеры способны самостоятельно сформировать заказ на пополнение запасов кофе и воды.
Поддерживать чистоту в офисе тоже скоро будут роботы. Прототип такого устройства уже разработан в Фраунгоферовском институте (Штутгарт, Германия). Робот оснащен глазами - камерами и системой распознавания образов. При первом использовании он объезжает офис, создает его карту и отмечает на ней место для подзарядки и место, где хранится тележка для сбора мусора. В течение дня робот объезжает офис, внимательно осматривает его, убирает грязь на полу и высыпает в тележку мусор из мусорных корзин.
Технологии искусственного интеллекта также помогают освободить сотрудников от решения рутинных задач. Так, процесс роботизации рутинных операций уже запущен в компании «Гринатом». На первом этапе были роботизированы процессы выдачи справки 2–НДФЛ и учета ТМЦ. В результате время, затрачиваемое на первый, сократилось с 3 дней до 4 мин. 30 сек., а на второй – с 5 мин. 28 сек. до 2 мин. 29 сек.
Роботизация процесса выдачи справки 2–НДФЛ
«Умная» мебель и «умная» печать
Постепенно меняется и внутреннее пространство офиса. Open Space становится чуть ли не обязательным способом обеспечения работы сотрудников, способствует формированию коллектива единомышленников, нацеленного на решение общих задач.
Все больше сотрудников имеют возможность работать в свободном графике. А значит, компании могут существенно сэкономить на аренде офисных площадей. Одновременно уходит в прошлое понятие индивидуального рабочего места. Теперь перед приходом на работу нужно зайти в мобильное приложение и забронировать стол или переговорную. По такой схеме работает уже целый ряд крупных компаний, например, Orange Business Services в Париже.
На смену традиционным рабочим столам приходят «умные» столы – трансформеры, которые можно настраивать в зависимости от настроения: работать за ними сидя или стоя, регулировать их освещенность и так далее. Рядом с ними стоят «умные» стулья, которые не просто подстраиваются под индивидуальные особенности тела человека, но и напоминают ему о том, что настало время сменить позу или немного пройтись.
Одним из самых популярных на сегодняшний день инструментов «цифрового» офиса являются системы управления офисной печатью. Они регламентируют доступ сотрудников к офисным МФУ, контролируют расход бумаги и картриджей.
Приятные мелочи для сотрудников
Крупнейшие мировые ИТ-компании соревнуются в том, чей офис будет самым креативным и удобным. Они предлагают оригинальный дизайн помещений, бесплатные обеды, комнаты отдыха и многое другое. И, конечно, в офисах используются разнообразные приятные технологические мелочи.
Например, в расположенном под Сиэтлом офисе Microsoft висит прозрачная светодиодная панель, на которой отображается информация о пробках, погоде и т.д.
Светодиодная панель в офисе Microsoft
Источник: varlamov.ru
В офисе Facebook на стенах висят тачскрин-панели, с помощью которых можно найти дорогу к нужному сотруднику – для этого надо ввести его имя и фамилию.
Панели для поиска сотрудников в офисе Facebook
Источник: varlamov.ru
А сотрудники Google пользуются корпоративными ноутбуками MacBook Pro или Pixelbook и смартфонами iPhone или Pixel. Также они могут бесплатно взять провод, зарядку, мышку и т.д. Тем, кто предпочитает работать из дома, оплачивается домашний интернет. Поскольку офис находится в нескольких зданиях, для передвижения между ними существуют бесплатные велосипеды. Для езды на работу можно на полгода бесплатно получить
электровелосипед, а затем купить собственный, получив от компании скидку в $500.
Если технологии будут и дальше развиваться такими же темпами, похоже, что лет через 5-10 эти новшества уже никого не смогут удивить. Напротив, без них офис не сможет считаться современным.
Если технологии будут и дальше развиваться такими же темпами, похоже, что лет через 5-10 эти новшества уже никого не смогут удивить. Напротив, без них офис не сможет считаться современным.
