Почему Дашборд — необходимый инструмент для вашего бизнеса?

Георгий Сахно
Руководитель направления PIX BI
Компания «Первый Бит», проектный офис Павелецкая

Что за зверь Дашборд, и зачем вам BI-система?

Начнем с короткого пояснения:

BI-система – это программа, которая собирает данные из разных источников, обрабатывает их и представляет в наглядном виде, то есть в виде Дашбордов.

Дашборд – это информационная панель с вашими данными. На ней отображаются различные показатели вашей компании. Вы можете выбрать различные разрезы этих показателей, например, в финансовой отчетности в разрезе ЦФО, статей дохода/расхода, филиалов, периодов.

Говоря совсем просто, все отчёты, которые собирают ваши сотрудники, отображаются в виде графиков, которыми можно управлять.

Множество отчётов о работе компании

Те же отчёты на Дашбордах (пример взят из системы PIX BI)

Дашборд можно сравнить с приборной панелью автомобиля. На ней отображается информация о том, какие процессы происходят в вашем транспортом средстве. А с помощью возможности погружаться в данные дашборда в BI-системе вы могли бы, к примеру, точно понимать, сколько времени вы держали зажатой педаль газа.

Но зачем вам эта информация, если вы всегда работали с обычными отчётами и успешно развивали бизнес? Продолжая наше сравнение с автомобилем, мы приходим к вопросу удобства. Представьте, что спидометр будет расположен у колеса, датчик бензина на самом бензобаке, а чтобы посмотреть пробег, нужно и вовсе лезть под капот машины. Думаю, вас больше устроит вариант единой приборной панели. Такой единой панелью вашего бизнеса и будет выступать система бизнес-аналитики.

Как оно устроено?

Данные из различных учетных систем загружаются в ваше SQL-хранилище, после чего попадают в BI-систему. На основании загруженных данных строится модель, и на этой модели строятся дашборды. А сами дашборды помогают быстро воспринимать информацию, анализировать её и моделировать.

Чего мы с этим добьемся?

Система собирает, обрабатывает большие объемы данных и показывает их в виде схем и графиков, с которыми объективно проще работать, чем с числами. Это позволит вам увидеть закономерности в бизнесе, отследить динамику, выявить проблемные точки.

Вот два простых примера, как BI-система помогает найти узкие места в продажах и выявить закономерности:

ПРИМЕР 1:

10 сотрудников компании N выполнили план по продаже электрических чайников. Отлично! Как руководитель, мы можем закрыть отчёт и надеяться, что в следующем месяце план тоже будет выполнен.

Как хороший руководитель, мы можем попытаться копнуть глубже и понять, что стало причиной успеха. Сделав разбивку по сотрудникам отдела продаж, мы видим, что 9 сотрудников даже немного перевыполнили план, но у менеджера по продажам Васи много возвратов. Всё просто, дело закрыто, лишить Васю премии, а все остальные – молодцы.

Как отличный руководитель, у которого есть BI-система, мы можем сразу же «провалиться» в информацию о продажах Васи и увидеть, что все возвраты были осуществлены по причине брака продукции. Мы понимаем, что Вася стал жертвой недобросовестного поставщика. А главное, мы обезопасим свою компанию от ситуации, в которой этот брак станет причиной потери репутации нашей компании.

ПРИМЕР 2:

Просматривая информацию о заказах, мы видим, что к каждой пятой покупке чёрного листового чая на нашем сайте покупатели добавляют зефир в шоколаде. Теперь рядом с чёрным листовым чаем мы предлагаем добавить в корзину и зефир в шоколаде. Это позволило нам увеличить продажи зефира.

Результатов этой системы можно добиться буквально за несколько минут. А без подходящего иструмента, выяснение подробностей той или иной ситуации потребует провести несколько встреч, походить по отделам и поспрашивать сотрудников. Получение результата может растянуться на часы и дни.

Работа с BI-системой даёт несколько очень важных преимуществ:

• Данные загружаются и обновляются автоматически. Нужно только один раз настроить инетграцию, дальше вы будете получать только актуальные данные.
• Данные представлены в удобной для восприятия форме. Как не крути, человек устроен так, что визуальное он воспринимает лучше. BI-системы сделаны так, чтобы усилить этот эффект.
• Есть возможность сквозной аналитики, механизма drill-dawn (углубления в данные) и изменения прямо в интерфейсе программы. Вы не просто смотрите на график, вы управляете им и углубляетесь в него.
• Доступ с мобильных устройств. Добавить тут можно только то, что это удобнее очередного рабочего чата в мессендже.
• Возможность создать рабочее место руководителя, где будут представлены все необходимые данные. Вы коммерческий директор? Финансовый директор? А может владелец компании? Каждый может вынести на своё рабочее место необходимые отчёты. Распределение ролей – всегда хорошее дело.
• Простота использования. Достаточно просто поставить и настроить программу, для её использования не нужно обладать навыками програмирования, а обучиться работе в программе можно за неделю ненапряжного погружения в учебные материалы.

Что сильнее всего привлекает руководителей компаний в BI-системах:

Представим, что вы управляете торговой фирмой или подразделением. У вас в компании используется несколько учетных систем. Пусть это будут конфигурации 1С, CRM и часть учета ведете в Excel.

В 1С вы ведете бухучет и данные по складам и отгрузкам, в Excel ваши финансисты ведут управленческий учет, продавцы работают в CRM. Чтобы получить актуальные отчеты, вам их нужно запросить у ответственных по данным направлениям. Представим, что они у вас сверхответственные и предоставляют отчеты в течение 10 минут (да, немного пофантазируем). И вы получаете в лучшем случае множество Excel-файлов. Чтобы их свети в единую систему и визуалировать, требуется время. А если нужно будет обновить данные, то придётся потратить ещё некоторое количество времени. Это реальная проблема бизнеса: мы тратим время на то, чтобы просто увидеть картину происходящего в нашей компании. Оперативное реагирование часто помогает вовремя остановиться и вовремя предпринять необходимые действия, как в том примере с поставщиком. Но о каком реагировании идёт речь, если мы отчёты объединяем вручную?

Что произойдет при внедрении BI:

Все необходимые отчеты будут загружаться автоматически, с нужной вам периодичностью. Кстати, если нужно, дополнительные данные можно вводить вручную. Эти данные мы можем соединить в одну или несколько моделей данных. На основании модели данных мы строим нужное количество дашбордов, каждый из которых и является визуализированным отчетом с возможностью аналитики и моделирования. Итогом вы получаете доступ к нужной вам информации за пару кликов мышью. Не ждете, пока предоставят отчеты, не собирайте их в единую картину самостоятельно. В любой момент можете смоделировать определенные ситуации, например, как изменятся показатели, если мы поднимем цену на 10%. Или можете подробно рассмотреть динамику продаж по конкретному работнику.

Резюмируя, можно сказать, что за счет системы бизнес-аналитики вы значительно сэкономите своё время и время своих сотрудников, увидите ранее незамеченные проблемные точки и закономерности, будете иметь возможность доступа к актуальным данным в любой момент. А также сократите затраты на подготовку и формирование отчетов и снизите операционные расходы.

Эта статья носит ознакомительный характер, и в ней были представлены не все возможности. А также ни слова не сказано про роботов-RPA – своего рода виртуальных сотрудников.

Нынешние возможности автоматизации и цифровизации действительно поражают, а главное – помогают вам в управлении бизнесом. Стоит только понять, на что вы тратите слишком много времени, а решение уже, скорее всего, давно придумано.