Как технология USB over IP повышает эффективность ЭДО

Простота — высшая степень изысканности.

Леонардо да Винчи

Практически все компании в той или иной степени используют электронный документооборот. Одним это позволяет существенно оптимизировать бизнес-процессы, а другим не только добавляет головной боли, но и вызывает лишние расходы.

С чем могут быть связаны различия, и как реализовать максимально эффективный ЭДО в современных российских реалиях? Какие технические решения выбрать в условиях резкого снижения доверия к зарубежным поставщикам, прекращающим поставку и поддержку своей продукции? Разобраться в этом помогут эксперты компании «ДистКонтрол».

При организации ЭДО и предоставлении доступа к информационным ресурсам вместо парольного доступа всё чаще применяются USB-токены – защищенные аппаратные ключи. Это удобно, но на практике подобная модель создаёт несколько серьёзных проблем. Вот основные из них:

• Невозможность подписать документ при недоступности ответственного сотрудника

Такое случается, если надо подписать документ или зайти на ресурс, а сотрудник с требуемым токеном заболел, находится на совещании или в командировке. В случае парольного доступа вместо него это мог бы сделать другой, токен же является, по сути, полным аналогом личной подписи.

• Токены начинают множиться хаотично и бесконтрольно

Как правило, предыдущая проблема решается выпуском копий токенов с последующей их выдачей нескольким сотрудникам. Такая схема работает только первое время, а потом копии начинают теряться, забываться дома, передаваться коллегам… Отношение к копиям становится примерно таким: если сделали десять, то сделают еще двадцать. И приходится делать.

• Не все токены можно копировать

Начиная с 2023 года ФНС начала выпуск собственной квалифицированной электронной подписи (КЭП), копировать которую нельзя. В случае утраты токена, на который она записана, приходится идти в отделение УФНС за получением новой. А если сотрудник, у которого находится «гостокен», заболел или куда-то отлучился, то подписать некоторые документы становится невозможным.

Опыт наших клиентов показывает, что организационные методы малоэффективны при попытке решить эти проблемы. Более того, зачастую эти методы проводят к результату, противоположному ожидаемому. Сотрудники начинают передавать токены и делать их копии втайне от руководства, что в конечном итоге приводит к ещё большему беспорядку. Причём сотрудников можно понять — оперативное решение задач для них важнее соблюдения формальностей, и они сопротивляются любому необоснованному усложнению процедур.

Технология USB over IP — техническое решение проблем

У описанных выше проблем есть простое техническое решение — управляемый концентратор, основанный на технологии USB over IP. Он представляет собой хаб для подключения к корпоративной сети USB-токенов и периферийного оборудования, например, МФУ и IoT-сенсоров.

Концентратор позволяет физически сконцентрировать в одном месте все USB-устройства, которые нуждаются в особом контроле, и управлять ими дистанционно. Применительно к электронному ключу это означает, что пользователь может работать с токеном так, как будто тот физически подключен к его рабочей станции.

Вот несколько преимуществ такого подхода:

• Полный контроль за токенами

Все аппаратные ключи расположены в одном помещении, физический доступ в которое разрешён ограниченному кругу сотрудников. Токен невозможно потерять, сломать и передать кому-либо.

• Полный контроль действий сотрудников

Каждый сотрудник имеет парольный доступ к необходимым ключам. Все его действия протоколируются и могут быть просмотрены в любой момент.

• Гибкость системы доступа к ключам

Если сотрудник внезапно заболел, нет необходимости посылать к нему курьера, который заберёт у него токены, чтобы передать их другому человеку. При помощи управляющей программы тот же результат достигается буквально за минуту. Или если удалённому сотруднику надо дать право пользоваться каким-либо новым аппаратным ключом, не нужно высылать ему токен курьерской службой. Достаточно представить ему доступ при помощи управляющей программы.

• Простота эксплуатации

Как правило, устройства USB over IP монтируются в стандартную серверную стойку или устанавливаются на любую горизонтальную поверхность. Подключение к корпоративной сети осуществляется через Ethernet-порт или по Wi-Fi.

 Функциональность концентратора совместима практически со всеми прогрессивными концепциями: гибридным режимом работы, использованием удалённых и мобильных сотрудников, размытым ИТ-периметром и прочими. При этом надёжность остаётся высокой и практически не зависит от бизнес-модели.

DistKontrolUSB — отечественный концентратор

Импортозамещение — одна из реалий, с которыми бизнес не может не считаться. Тем более что на практике зачастую оказывается, что отечественные решения практически по всем объективным параметрам превосходят импортные.

Концентратор DistKontrolUSB — наша собственная разработка, в которой сконцентрировался 12-летний опыт проектирования радиоэлектронного оборудования. Производство устройства полностью локализовано. Всё это крайне благоприятно отражается на стоимости изделия по сравнению с зарубежными аналогами.

При расчёте стоимости одного порта сравнительная таблица выглядит так:

Таким образом, если вам требуется 100 портов и вы предпочитаете готовое аппаратное решение, экономия при приобретении концентратора DistKontrolUSB составит около полумиллиона рублей.

Впрочем, дело не только в деньгах. Вот ещё несколько веских причин предпочесть отечественное решение:

• Актуальная функциональность

Российский бизнес имеет свою специфику, которая полностью учитывается в отечественном решении. Так, веб-интерфейс DistKontrolUSB даёт возможность расширения прав администратора, реализации групповых политик, настройки для каждой группы пользователей списка видимых портов и работы с самозаверенными сертификатами. И, конечно, металлический корпус с защитным кожухом — как без этого.

• Возможность тестирования до покупки

Мы живём в огромной стране и быстро добраться до подмосковного офиса «ДистКонтрол», чтобы «потрогать руками» концентратор, можно не отовсюду. Но всё-таки можно, в отличие от тех стран, попасть в которые сегодня весьма проблематично. Что касается Москвы, где расположена львиная доля компаний, то дорога займёт несколько часов. Покупать «кота в мешке» точно не придётся. Если же приезжать недосуг, то можно воспользоваться онлайн-тестированием, полностью имитирующим рабочий режим.

• Техническая поддержка на русском языке

Несмотря на то, что использовать концентратор очень просто, могут возникнуть какие-то вопросы. Для их решения достаточно взять в руки телефон и набрать российский номер. Не потребуется ни международной связи, ни переводчика.

• Внесение изменений

Решение постоянно развивается и совершенствуется. Причём зачастую по просьбам пользователей. Иногда бывает так, что им нужна какая-то функция, которой нет в управляющей программе. Отечественный разработчик реализует её значительно быстрее зарубежного. Кстати, поддержка групповых политик появилась именно так.

•  Выбор государственного сектора и крупных компаний

Отечественный концентратор DistKontrolUSB соответствует принятым в стране нормативным документам и стандартам качества. В том числе благодаря этому он заслужил высокую оценку организаций госсектора (ФНС, Пенсионный фонд РФ), крупных корпораций («Газпром», «Транснефть»), ведущих банков (Сбербанк, ВТБ, «Тинькофф Банк», «Промсвязьбанк»), ИТ- и телеком-компаний (МегаФон, МТС, Selectel, «СКБ Контур») и т. д.

«ДистКонтрол» — российская компания с 12-летним опытом, подтверждённой репутацией, собственным производством, штатом высококвалифицированных инженеров, всеми необходимыми сертификатами и лицензиями. Мы уверены, что станем для вас надежным партнером в области автоматизации, цифровизации и внедрения инноваций. Приглашаем расти и развиваться вместе с нами!