Инструкция для интегратора: как с помощью мини-проекта завоевать доверие крупного заказчика

Наладить сотрудничество с крупным заказчиком проще, если начать с небольшого беспроблемного ИТ-проекта. Как выбрать продукт, способный открыть двери в большую компанию, рассказывает Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

В 2022 году, несмотря на падение ВВП и сложности, с которыми столкнулись многие предприятия, объем инвестиций в основной капитал вырос на 4,6% год к году. По базовому прогнозу Минэкономразвития, в 2023 году этот показатель увеличится на 0,5% в реальном выражении. Это говорит о том, что компании продолжают инвестировать в свое развитие, а в современном мире оно всегда подразумевает и технологические изменения.

Так, в прошлом году 63% крупных и средних промышленных предприятий в России сохранили уровень инвестиций в цифровое развитие, а 26% увеличили затраты, - говорится в докладе Центра конъюнктурных исследований Института статистических исследований и экономики знаний НИУ ВШЭ.

Общий тренд подтверждает индекс Института Гайдара, который оценивает готовность российских предприятий к инвестициям, — в апреле 2023 года он оказался на максимуме за последние 10 лет.

Задачи по цифровизации бизнеса, вопреки технологическим ограничениям, сохраняют актуальность. Это большой и перспективный рынок для работы ИТ-компаний и системных интеграторов, в частности. Однако наладить сотрудничество с крупным заказчиком и сразу выйти на большой проект — довольно сложно. Проще начать взаимодействие с небольшого, но предсказуемо успешного внедрения с понятной и быстрой эффективностью. Это поможет продемонстрировать уровень работы и наладить связи с людьми, принимающими решения.

Разберемся, как выбрать тот самый «ключик», который откроет двери в крупную компанию.

Критерии выбора

Небольшим успешным проектом может стать готовое ИТ-решение, решающее узкую задачу одного из подразделений компании. Например, сервис кадрового ЭДО, автоматизация ввода первичных документов в бухгалтерии, чат-бот для service-desk, программа для сбора обратной связи от клиентов, платформа управления ИТ-проектами и т.д.

Оценить перспективы того или иного решения поможет перечень из нескольких критериев. Разберем каждый из них на примере сервиса кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Пожалуй, это главное: спрос на подобные решения должен быть явным и растущим. Важно правильно оценить объемы рынка и его потенциал.

Например, рынок кадрового ЭДО кратно растет: в 2022 году его объем достиг 1 млрд рублей, в 2023 году, по нашим прогнозам, может вырасти в три раза, а к 2025 году достичь объема в 20 млрд рублей. Сегодня более 2 млн человек подписывают кадровые документы онлайн с компьютера или смартфона, а в перспективе на такую форму взаимодействия с работодателем перейдут порядка 55 млн работающих граждан, включая самозанятых.

Важно оценить позицию государства по регулированию выбранной сферы. Недавние или обсуждаемые инициативы помогут понять, возникнут ли в будущем сложности для продвижения решения или, наоборот, появятся дополнительные драйверы роста рынка.

Так, закон, разрешающий вести кадровый документооборот в электронном виде, был подписан в конце 2021 года (377-ФЗ) — и это спровоцировало взрывной рост спроса на сервисы кадрового ЭДО.

В ближайшие два года КЭДО, скорее всего, станет обязательным. На это указывают последние инициативы. Например, в письме Минтруда от 20 января 2023 года № 14-6/ООГ-296 говорится, что рассылать расчетные листки в электронном виде (а так делают все) могут только те компании, которые перешли на КЭДО. А в июне 2023 стартует эксперимент по переходу на цифровые кадровые документы сотрудников федеральных органов власти.

В идеале у проекта должен быть вау-эффект — это ощутимые качественные изменения бизнес-процессов, которые заметны сразу. Результат должен измеряться в цифрах, которые можно прогнозировать на старте проекта.

Например, внедрение КЭДО экономит расходы предприятия на ведение документооборота, упрощает работу специалистов отдела кадров, в разы ускоряет и делает удобнее подписание документов для сотрудников.

Достаточно просто посчитать эффективность такого проекта для конкретной компании. Стоимость бумажного документооборота складывается из расходов на бумагу и краску для принтера, трудозатрат специалистов отдела кадров на работу с документами, а также стоимости хранения бумаг и их отправки почтой или курьерской службой удаленным сотрудникам. Затраты на внедрение КЭДО для заказчика, как правило, равны стоимости подписки на сервис за первый год работы. В среднем по рынку она обходится в 1 тыс. рублей за человека в год, включая выдачу электронных цифровых подписей (ЭЦП). В подписку входит готовый модуль интеграции с 1С, внедрение и техподдержка со стороны вендора. Крупным компаниям, как правило, необходима интеграция с другими информационными системами и доработки — за этим они обращаются к интеграторам.

Выгода такого партнера оговаривается с вендором КЭДО. К примеру, кроме возможности заработать на интеграции и доработках, важно, чтобы интегратор получал процент от сделки в рамках партнерской программы вендора.

Выбранный продукт должен быть готов к использованию из «коробки». Это позволит завершить проект и показать результат достаточно быстро — в течение нескольких месяцев, а иногда и недель. Удобно, если решение можно инсталлировать на серверы компании или использовать в качестве облачного сервиса (SaaS) — в зависимости от политик безопасности и индивидуальных требований каждого заказчика.

При выборе конкретного вендора необходимо оценить его вовлеченность в каждый проект, а также наличие методических материалов и технической поддержки 24/7.

В примере с КЭДО важно, чтобы система была интегрирована с заслуживающим доверия сервисом выпуска электронных подписей. У вендора должны быть заготовлены шаблоны необходимых нормативных актов, регулирующих взаимоотношения работодателя с работниками, а также документов, которые будут подписываться удаленно. Интеграция с 1С должна быть в коробочной версии, а со всеми остальными кадровыми системами — реализованы практические кейсы интеграции.

Бизнес-процессы в крупных компаниях уникальны, поэтому даже простой продукт из «коробки» часто требует кастомизации. Именно поэтому важна помощь интегратора, способного доработать и вписать новое решение в ИТ-ландшафт заказчика. Нужно верно оценить свои компетенции.

Например, в случае с КЭДО может возникнуть необходимость прописать особые маршруты подписания документов или провести нестандартную интеграцию с переносом данным из других, не кадровых, систем предприятия. Это не глобальные доработки, системный интегратор должен обладать подобным опытом. Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров по работе с новым сервисом может взять на себя вендор.

Роль интеграторов

Интегратор может выполнить роль консультанта, помогающего ИТ-службам компании-заказчика встроить КЭДО в свой ИТ-ландшафт, или полностью взять на себя выполнение такого проекта «с нуля». В любом случае компетенции системных интеграторов помогают компаниям извлекать из небольших ИТ-проектов наибольшую пользу.

Так, для сети розничных магазинов Fix Price при переходе на КЭДО было важно сохранить возможность отправлять, подписывать и получать информацию по документам в своей кадровой системе. В рамках проекта интегратор доработал библиотеку системы «Босс-Кадровик», чтобы она обращалась ко всем API-методам HRlink (изначально такой функциональности система не имела) и управляла очередью запросов. Учитывая большое количество и территориальный разброс сотрудников, в систему был загружен большой объем данных.

Сейчас сотрудники Fix Price могут отправлять документы из своей кадровой системы через API HRlink и получать обновление статуса по ним. В перспективе компания планирует интегрировать платформу КЭДО с собственной системой для работы с соискателями, а также с корпоративным порталом и мобильным приложением для сотрудников.

Еще один пример: при внедрении КЭДО в ДомКлик стояла задача оставить кадровикам возможность продолжать работать в своей кадровой системе, а работникам — подписывать заявления на корпоративном портале компании. Кроме того, заказчик хотел контролировать документы, которые может подписывать сотрудник. В проекте участвовал интегратор, который реализовал возможность отправлять документы из 1С ЗУП через API HRlink и передавать в сервис КЭДО заявления сотрудников, прошедшие маршрутизацию на корпоративном портале.

* * *

Для системных интеграторов развертывание небольших и относительно недорогих проектов, таких как КЭДО, открывает возможность выхода на новых клиентов. Продемонстрировав свои компетенции и подход к работе, можно получить заказ на новые более масштабные проекты.