«Сапожник в сапогах»: подходы к автоматизации ИТ-бизнеса

ИТ-компании намного больше, чем представители других бизнесов, зависят от уровня компетенций своих сотрудников и их мотивированности. Умение работать с кадрами, правильно перераспределять ресурсы и формировать оптимальные команды на этом рынке практически всегда превращается в конкурентное преимущество. Дефицит квалифицированных специалистов только обостряет значение эффективной кадровой политики, которая в современных реалиях немыслима без автоматизации всех процессов. 

Как ИТ-компании автоматизируют собственные процессы, рассказал Сергей Зубарев, исполнительный директор компании iFellow.

— ИТ-компании реализуют проекты в различных отраслях, автоматизируя процессы в финансовом секторе и промышленности, в страховании и логистической отрасли. А насколько важно автоматизировать внутренние процессы самим ИТ-компаниям?

— Как и любым другим, ИТ-компаниям для ведения эффективного бизнеса нужны специфические системы внутренней автоматизации, которые не заменяют и не дублируют традиционные решения, к примеру, BPM, бухгалтерию, docflow.

В крупных ИТ-компаниях с низким уровнем внутренней автоматизации часто возможности дорогих высококлассных специалистов используются неэффективно. Так, специалист может быть задействован в проекте, где его компетенции нужны лишь на одном из этапов. Или, наоборот, команде проекта может не хватать компетенций, так как профильный специалист задействован в другом месте. Между тем в ИТ-компаниях ФОТ – это самая высокая статья расходов, а нередко и единственная. В результате дорогие кадры то перегружены, то простаивают. По моему мнению, автоматизация управления работой сотрудников – первостепенная задача.

Такой проект мы реализовали и у себя. В iFellow трудятся более семи сотен сотрудников. У нас распределенная сеть филиалов, где часть сотрудников работает удаленно. Все они задействованы в десятках проектов, которыми тоже нужно управлять, и без соответствующих инструментов это невозможно.

— С чего начинается автоматизация в ИТ-компании? Какие системы должны быть в ее арсенале?

— Нет смысла говорить об электронном документообороте, CRM или ERP – наличие этих систем для бизнеса давно стало корпоративным стандартом. Нередко ИТ-компании этим и ограничиваются, однако, это грубые инструменты. В таких организациях управление персоналом и работа с проектами часто архаичны. На балансе находятся разрозненные системы: разработчики применяют одни «планировщики», команды внедрения – другие, а HR ведет учет в Excel-таблицах. Эффективное управление кадрами, политиками и проектами в таких условиях невозможно.

Мы для себя приняли как аксиому, что каждый запускаемый процесс должен быть автоматизирован. Соответственно, нам нужно было решение для управления бизнес-процессами – это BPMS (Business Process Management System). На ее основе мы развернули систему управления проектами и ресурсами, написав ее с «нуля». Весь процесс занял около полутора лет, в то время как многие компании дольше внедряют EPR и CRM.

Разработанная нами система управления проектами и ресурсами в итоге охватила все ключевые внутренние бизнес-процессы: клиентский сервис, управление портфелями, основные производственные процессы, docflow, финансовую отчетность. Возможность держать под управленческим контролем десятки проектов и сотни задач, оптимально распределяя для их решения ресурсы компании, разумеется, повышает внутренние показатели (например, стабильность работы по оказанию услуг нашим заказчикам) и положительно отражается на финансовых результатах. При этом все финансовые показатели мы видим в режиме онлайн, что позволяет принимать информированные управленческие решения и в соответствии с текущими трендами.

— Расскажите подробнее, какие задачи решает система? Зачем она была нужна?

— Компаний без CRM и ERP уже не существует, но в ИТ-компании все несколько сложнее. Такому бизнесу нужны инструменты для тонкого управления, которых нет в обычных EPR. Наша система управления проектами и ресурсами позволяет оптимально использовать кадровые ресурсы, распределять специалистов между проектами и, если необходимо, дает возможность своевременно привлекать людей с нужными компетенциями с рынка труда. Также система применяет инструменты искусственного интеллекта (ИИ) для повышения точности ресурсного планирования, выполнения скоринга для оценки рисков, создания вариантов комплектации команд.

Инструменты системы позволяют оценить эффективность работы команды. В ERP таких возможностей нет. В нашей системе можно создавать индивидуальные профили сотрудников, в том числе на основе обратной связи от заказчиков и коллег, которые позволяют понимать, кто на какой роли более эффективен, и на основании этого включать сотрудников в те или иные команды. Эффективные команды сами собой не возникают в промышленных масштабах, их нужно создавать. Система дает возможность учитывать сильные стороны сотрудников и их роли в проекте – кто-то коммуникатор, кто-то аналитик, а кто-то разработчик. При этом упрощается работа с командами на всех этапах их существования.

И еще один аспект, на который в ИТ-компаниях часто не обращают должного внимания, полагая, что все компенсируется высокими зарплатами, – это карьерное развитие. Для любой ИТ-компании это должно быть одним из базовых приоритетов, так как их бизнес полностью зависит от качества кадров. Наша система позволяет эффективно управлять карьерным развитием. На основании профилей сотрудников, где учтены hard skills и soft skills, мы создаем индивидуальные планы развития каждого. Это позволяет решить ряд ключевых HR-задач, например, минимизировать кадровую «текучку», что в текущих реалиях положительно отражается на финансовых результатах всей компании, так как не приходится терять время на поиск новых сотрудников, приостанавливать проекты, переплачивать за отдельные компетенции.

Система эффективно решает и другие HR-задачи, например, упрощает онбординг – включение нового сотрудника в работу компании и команды. Если в некоторых крупных организациях подключения к корпоративным сервисам можно прождать и день, и неделю, и даже месяц, то у нас новый сотрудник начинает работать в день подписания контракта. Он сразу получает корпоративную технику и доступ ко всем необходимым системам. Причем это касается не только сотрудников московского офиса, но и региональных и удаленных.

— Поддерживает ли ваша система современные методологии, такие как DevOps?

— Система внутренней автоматизации для ИТ-компании обязана поддерживать DevOps, который нужен не только разработчикам, но и интеграторам. Методология уже является стандартным компонентом производственной культуры любой ИТ-компании. Благодаря правильно внедренным процедурам, учитывающим требования DevOps, отдача от работы каждого отдельного сотрудника оказывается намного выше, чем без них. Кроме того, DevOps позволяет компаниям быстро масштабировать как отдельные процессы, так и весь бизнес, избегая многих «проблем роста».

— Сколько стоят и как быстро окупаются подобные системы?

— Все зависит от конкретного случая, например, от масштаба и структуры бизнеса компании. В конце концов, нет верхнего предела цены: система может стоить и несколько миллионов рублей, и несколько сотен миллионов. Все зависит от конкретной задачи. Соответственно, сроки окупаемости в различных проектах тоже разные. В среднем можно говорить о полутора-двух годах. Так, мы на создание своей системы потратили несколько десятков миллионов рублей и полтора года работы. Еще через полтора года все наши затраты окупились.

— Кому нужна такая система в компании, только HR или другим подразделениям тоже?

— Система управления проектами и ресурсами обеспечивает прозрачность операционной деятельности, упрощает финансово-экономические показатели, что актуально для решения повседневных задач. И, конечно, эффективное управление делает компанию более устойчивой в условиях форс-мажора. Например, благодаря ей мы оказались хорошо подготовлены к локдаунам 2020 года. Поэтому можно сказать, что такая система крайне актуальна для всего менеджмента ИТ-компании.

При этом следует понимать, что BPMS-систему можно быстро развернуть и достаточно просто масштабировать с использованием базовых промышленных решений, составляющими ИТ-ландшафт компании: начиная от бухгалтерских, например, «1С:Бухгалтерия», и заканчивая узкоспециализированными вроде TestIt.

Внедрение такой системы управления проектами и ресурсами открывает новые возможности для дальнейшей автоматизации, в том числе с использованием искусственного интеллекта (ИИ).