BI в ритейле: повседневные задачи и текущие реалии

В текущей ситуации BI становится самой желанной областью цифровизации. Бизнес-аналитика направлена на быстрый просчет верных решений самых разных масштабов. Сейчас, когда логистические цепочки рушатся, партнеры пропадают с рынка, а цены на поставки растут, именно качественный анализ может спасти компанию от краха и позволит не только выжить, но и взобраться на новые высоты.

Сергей Белостоцкий – руководитель направления развития систем бизнес-анализа компании «Первый Бит», уже 10 лет внедряет Business Intelligence клиентам корпоративного сектора. Он рассказал, какую пользу ритейлу сейчас могут принести технологии бизнес-анализа.

BI – настоящий must-have для ритейла

Если вы занимаетесь розничными продажами в средних или крупных масштабах, отсутствие у вас BI в 2022 году должно быть серьезным поводом задуматься, насколько эффективно построен ваш бизнес.

Особенно актуален этот вопрос сейчас, в нестабильной экономической ситуации, когда оперативно приходится принимать ключевые решения, которые вряд ли возможны без современных BI-инструментов. Эти инструменты по своей природе нацелены на поиск эффективности, более результативный менеджмент, управление рисками и оптимизацию бизнес-процессов. Кроме того, BI-продукты незаменимы и в решении повседневных управленческих задач.

Любой ритейл генерирует большие объемы данных, настоящую Big Data. BI – это как раз та платформа, которая позволяет с ней работать. Торговые компании используют подобные системы для самых разных задач:

• Анализ продаж
• Работа с клиентской базой (анализ, сегментация, оценка и проработка лояльности покупателей)
• Контроль результативности маркетинга
• Финансовый анализ
• Мониторинг конкурентов
• Проработка ассортимента (например, баскет-анализ, позволяющий увеличить средний чек путем корректировки товарной выкладки, или BCG анализ, который позволяет закупщикам тщательнее прорабатывать товарные группы)
• Изучение рынка (в том числе небольших сегментов – например, на уровне микрорайона)
• Повышение эффективности HR
• Управление рисками

По каждому из этих направлений BI-система будет собирать, сортировать и группировать различные данные, а результаты визуализировать на удобных дашбордах. Все необходимые для принятия решений отчёты будут собираться автоматически и с заданной периодичностью обновляться.

Информация, обработанная BI-системой, чрезвычайно полезна и для принятия управленческих решений на самом высоком уровне. Поэтому в программе создаются специальные информационные панели директора, на которых выводятся все самые важные данные о работе организации.

Эффект от внедрения BI легко заметить в финансовых отчетах. Согласно исследованию международного аналитического агентства IDC, в обычное время внедрение BI приводит к снижению операционных расходов организации в среднем на 20%. Выручка компаний после внедрения BI-системы вырастает в среднем на 16%, что в случае ритейла может означать огромные суммы. Срок окупаемости BI эксперты оценивают в 28 недель при ROI в 186%.

Важный принцип грамотного внедрения BI – поэтапность

За внедрением BI обычно обращается кто-то из руководства торговых сетей. То есть проект инициирует непосредственно заинтересованное лицо, ищущее удобный способ получать какую-то важную информацию. Это с равной вероятностью может быть генеральный директор, коммерческий, финансовый, IT-директор или любой операционный руководитель.

Важный принцип грамотного внедрения BI – поэтапность. Не надо сразу прорабатывать и вводить большой и неподъемный проект, включающий в себя все возможные виды аналитики. От этого никто не выиграет: процесс затянется, обучение пользователей усложнится, важные функции потеряются.

Лучше работать поступательно, чтобы присутствие BI в компании расширялось постепенно. Таким образом, у клиентов уже на ранней стадии проекта появляется рабочий прототип, который не только приносит ощутимую пользу в принятии решений, но и позволяет бизнес-пользователям научиться работать с BI-системой, понять все её возможности.

Обычно проще начать с самой важной для заказчика области применения, полностью ввести этот блок, а затем переключиться на следующие. Проекты могут насчитывать более 10 таких этапов – внедрение каждого из них занимает не так много времени и приносит пользу для своей группы пользователей.

Что это за космический корабль, и как на нём летать
Внедрение проекта – это не только техническая работа по установке, доработке и настройке ПО, но и взращивание у клиентов соответствующих компетенций.

Многим знакомы ситуации, когда в компании появляется какая-нибудь новая система, но пользователи не начинают в ней работать. Их можно понять, они привыкли всё делать, к примеру, в родном Excel. Люди боятся изучать что-то новое, и поэтому скорее будут всю жизнь заполнять таблички вручную, чем попробуют самостоятельно разобраться в новом ПО.

Обучение делится на два этапа. Начинается всё с обзора продукта, когда клиенту рассказывают о системе, демонстрируют возможности и перспективы. В результате клиент перестаёт бояться системы, «зажигается» и начинать её понимать.

Проект после этого начинает преображается, потому что будущие пользователи начинают транслировать свои нужды и задачи на возможности системы и рассказывают об этом специалистам-интеграторам. Людям часто необходим лишь маленький толчок, чтобы выйти за пределы своего табличного восприятия информации и понять, что если отчеты будут удобными и наглядными, то их может понадобиться гораздо меньше.

После внедрения какого-либо из блоков BI проводится второй этап обучения, более подробный и конкретный. Оно направлено как на управленцев, представителей бизнеса, так и на сотрудников IT-отдела. Их учат, как менять существующие отчёты и создавать новые, как проводить исследование данных и искать ответы на свои вопросы, как формировать презентации для коллег и т.д.

Важно, чтобы после обучения у пользователей не оставалось белых пятен и страха перед внедряемой программой. Чтобы разработать действенный план обучения, нужно уметь взглянуть на задачи и компетенции глазами клиента.

Создание компетенций внутри компании важно не только для успешности конкретного проекта, но и для развития BI в целом. Если у нас хорошо получается обучить людей, то они обязательно придут к нам снова, потому что будут понимать, как работает бизнес-аналитика, и сами видеть новые способы её применения. Если человек научился работать с BI, он уже не откажется от этого инструмента.

BI: обзор систем и импортозамещение

На рынке существует много различных BI-систем. Все они немного отличаются. Какие-то делают всё и сразу, какие-то сфокусированы исключительно на сборе и обработке данных, а не на их визуальном представлении, какие-то – наоборот.

Сейчас многие зарубежные IT-компании, в том числе разработчики BI-систем, уходят с российского рынка и местному бизнесу приходится срочно искать альтернативы – как для новых внедрений, так и для миграции.

Главным преимуществом подобной миграции является то, что большая часть проекта, реализованная на зарубежном ПО, переносится на отечественный аналог практически без дополнительных трудозатрат. Перенос функционала, выдастся, ориентировочно, в 50-70% от изначальной стоимости проекта. С учётом того, что отечественные системы гораздо более лояльные в своей лицензионной политике, подобная миграция может окупиться за счёт разницы в стоимости ПО.

При грамотной работе компании-партнера клиент, выбирающий сегодня российскую BI, не лишится никаких функций, присущих зарубежным аналогам. Зато, скорее всего, сэкономит и получит надежную систему, которая не перестанет обновляться из-за санкций.

Предыдущий кризис

Резкие изменения бизнес-ландшафта часто влияют на принятие решения по введению или модернизации BI. В 2020 году таким фактором стали коронавирусные ограничения, «укравшие» у ритейла многие недели работы.

Из-за таких изменений простые сравнения отчетных периодов стали совершенно не показательными. Показатели за 2020 год бессмысленно сравнивать с показателями 2019 года, потому что часть этого времени магазины простаивали. Чтобы судить о каких-то тенденциях и предугадывать перспективы дальнейшего развития бизнеса, нужно уметь создавать гибкие отчеты, берущие в расчет только те периоды, когда розничным продажам ничего не препятствовало.

Такие сравнения оказались особенно важны для рынка одежды. Ассортимент там меняется каждый сезон, и поэтому из данных о продажах можно делать выводы не только о качестве маркетинга, продаж и общего планирования, но и о том, как аудитория приняла конкретную коллекцию. BI позволяет таким компаниям определять, в каком направлении бренду лучше всего двигаться дальше.

Что можно добавить

Вдобавок к BI ритейлеры все чаще используют программных роботов (RPA). Они могут выполнять монотонные операции на компьютере вместо человека – например, собирать различные данные внутри компании или в интернете. RPA помогают решению задач конкурентного анализа, консолидации сложно собираемых данных или тестирования систем.

Помимо этого крупный ритейл все чаще приходит к внедрению сложных ETL-систем (извлечение, трансформация и загрузка данных). Подобные отдельные инструменты востребованы, когда количество источников велико, а загрузка данных сложно организована.

Если собираемых данных очень много, можно организовать отдельное специализированное хранилище данных (DWH), а в рамках собранных массивов данных дополнительно настроить продвинутую аналитику – различные варианты прогнозирования и моделирования.

В целом, современные BI-системы уже обладают встроенными ETL-инструментами, системами хранения и визуализации данных.