Долгосрочное хранение электронных документов: миф или реальность?

Долгосрочное хранение документов подразумевает срок хранения более 15 лет. Раньше для реализации такого решения не было технических возможностей, но сегодня бизнесу осталось лишь дождаться соответствующих нормативных определений. Об изменениях в этой сфере рассказывает президент «ДоксВижн» Владимир Андреев.

Что предлагает государство?

Пока на уровне государства не выработано чёткого универсального решения, регламентирующего длительное хранение цифровых документов (свыше 15 лет). В частных случаях компании самостоятельно определяют правила хранения и нормативы. Например, это региональный архив, или предприятие организовало внутреннее хранение документов, которые должны храниться долго, но не требуют обязательной передачи в Росархив. Компании используют собственные решения, принимают нормативные документы, определяющие порядок хранения документов.

Со стороны государства разработаны следующие законы, касающиеся архивного фонда и условий длительного хранения:

• Закон об электронном дубликате документа находится на утверждении в Госдуме. Документ позволяет продлевать срок действия электронных документов, создавать их дубликаты, выпускать дубликаты юридически значимых бумажных документов, переводить их в электронные архивы. Закон содержит технологические правила. Однако пока нет чётких стандартов и регламентов реализации, регулирующих хранение цифровой подписи свыше 15 лет. Утверждение закона ожидается в ближайшие 1,5 года.

• Передача документов на хранение в Росархив. Проект закона касается ситуаций, когда документы должны передаваться в государственный архив после закрытия предприятия и пр. Проект Минцифры по созданию ЦХЭД длится третий год. Формально его планируют завершить в конце 2022 года. Должен заработать Росархив. Однако пока до конца не ясно, в каком формате требуется передавать документы, как вести делопроизводство внутри электронного архива, как выгружать документы и по какому протоколу производить их передачу. Недостаточно информации и отсутствует чёткий регламент.

Однако уже сейчас можно обеспечить длительное хранение документов для тех архивов, которые не регламентированы внешним образом.

Особенности организации длительного хранения

Требования, касающиеся организации длительного хранения документов (свыше 15 лет), следующие:

1. Поддержка штампов времени и ЭП. Должна быть обеспечена возможность усовершенствования подписи в момент подписания документа.
2. Контроль выполнения регламентов. К примеру, в момент загрузки документа в электронный архив для длительного хранения при отсутствии штампа времени вы должны иметь возможность нанести требуемый штамп. Также должна быть предоставлена возможность пролонгации ключа сертификата базовой подписи до момента его устаревания. Если данная процедура регламентирована соответствующими актами и выполнена в процессе загрузки документа в архив, документ автоматически продлевается до соответствующего срока хранения.

Усовершенствованная цифровая подпись

Фиксировать штамп времени и проверять валидность сертификата во время его подписания позволяет усовершенствованная электронная подпись. Она дополняет электронную подпись (ЭП), гарантирует корректность сертификата (подписи) на момент подписания, что полностью отвечает требованиям ФЗ-63. Сертификат штампа времени хранится иначе и имеет сильно регламентированный доступ. Срок его хранения достигает 15 лет. Документы со штампом усовершенствованной электронной подписи могут храниться длительное время. Это требование применимо к большей части учётных документов, которые к тому же являются и наиболее востребованными.

Перештамповка документов для длительного хранения

Несмотря на отсутствие чётких регламентов, для хранения документов сроком более 15 лет имеется официальный формат в структуре электронной подписи – CAdES-A архив. Перештамповка проводится до истечения срока действия сертификата сервиса штампа времени – наносится ещё один штамп времени. Таким образом, продлевается действие подписи на документе. Перештамповка осуществляется 1 раз в 10-15 лет, в зависимости от продолжительности действия сертификата сервиса штампа времени. Выбирая платформу для долгосрочного архива, следует убедиться в наличии возможности пролонгации.

Критерии СЭД для организации длительного хранения

Принятие закона об электронном дубликате документа, ожидающего утверждения в Думе, даст возможность избавиться от гор бумаг и перевести бумажный архивный фонд в электронный вид.

В связи с этим возникает вопрос выбора программного обеспечения с учётом имеющейся на предприятии СЭД и средств хранения электронных документов. Важно определить, подходит ли имеющаяся на предприятии СЭД для организации полноценного электронного архива, или потребуется установить какую-то другую платформу.

Российские СЭД появились в конце 90-х и в основном использовались для решения задач автоматизации делопроизводства. Они не предназначены для хранения больших объёмов электронных документов и поддержки протоколов, отвечающих современным регламентам хранения документов, не обеспечивают их юридическую значимость.

Требования к системе для поддержки длительного хранения документов:

1. Масштабирование архива – горизонтальное, вертикальное

Важно, чтобы хранилище могло масштабироваться не только вертикально (за счёт увеличения вычислительных мощностей), но и, что более важно, предусматривало горизонтальное масштабирование – за счёт добавления новых вычислительных устройств (дисков, серверов баз данных, облачных сервисов) и диспетчеризации распределения функций и контента между ними (по типам файлов, частоте доступа, объёму и пр.). Особое внимание необходимо уделить средствам распределённого хранения файлов.

2. Обеспечение юридической значимости электронных документов

На государственном уровне принят ряд требований, касающихся систем хранения электронных документов с сохранением юридической значимости. К ним относится возможность нанесения и верификации всех видов ЭП, в том числе с использованием штампов времени, облачной подписи, хранения структурированных документов в форматах ФНС и других ведомств.

На стадии разработки и утверждения находятся требования, касающиеся электронных доверенностей, регламентов передачи электронных документов в ведомственные и государственные архивы, регламентов пролонгации действия ЭП при длительном хранении документов. Важно убедиться, что выбранная вами платформа поддерживает действующие требования и регламенты и может дорабатываться с целью внедрения нововведений.

3. Интеграция с внешними системами

Электронный архив должен обеспечивать условия хранения документов, поступающих из разных прикладных систем – ERP, CRM, систем бухгалтерского учёта, систем кадрового учёта, инженерных программ и пр. Современная СЭД должна иметь готовые шлюзы для интеграции с корпоративными системами или содержать развитые инструменты для разработки таких шлюзов.

Для бесшовного обмена документами с контрагентами и фискальными службами обязательна интеграция СЭД с операторами электронного документооборота (ЭДО). Необходима поддержка протоколов обмена напрямую из электронного хранилища. Должны поддерживаться все регламенты работы со структурированными документами (счетами-фактурами, актами, УПД и пр.). Электронный архив должен справляться со всеми стандартными задачами, среди которых поддержка скан-копий бумажных версий документов, потоковый ввод и распознавание, разграничение прав доступа, атрибутивный и полнотекстовый поиск, управление навигацией, структуризация хранения, версионность документов, автоматизация процессов загрузки и обработки документов в электронном архиве.

Выбирая платформу, убедитесь, что вендор готов своевременно добавлять новые и изменять старые регламенты работы, актуализировать состав операторов ЭДО. Если ваша СЭД не отвечает этим требованиям, пора задуматься о смене платформы.