Как преодолеть «бумажную болезнь»

Идеально было бы сразу и повсюду внедрить электронный документооборот (ЭДО), однако на практике это невозможно. Даже если в компании все происходит в цифровом виде, то найдутся контрагенты, которые до сих пор работают с бумагой. Кроме того, существуют целые классы документов, которые невозможно перевести в электронный вид, так как это не предусмотрено законодательством.

Непреодолимые обстоятельства

Многие транспортные и логистические компании мечтают отказаться от бумажных путевых листов и товарно-транспортных накладных, однако любой инспектор ГИБДД может потребовать соответствующие документы. И это будут совершенно законные требования. Даже самые активные участники процесса цифровой трансформации, уже внедрившие системы ЭДО и управления контентом (ECM, enterprise content management), не могут полностью отказаться от бумаги и вынуждены работать с документами комбинированно. Так, финансовая документация зачастую лишь частично электронная. В целом, по опыту «Логики Бизнеса», даже в самых технологичных компаниях в цифровом виде обрабатывается всего 5-10% документов.

Конечно, крупные корпорации с распределенной структурой или большим количеством контрагентов понимают преимущества ЭДО. Они видят, как много финансов «съедает» бумага. Аналоговые документы неудобно и дорого хранить, долго обрабатывать. Время от времени они теряются, а ошибки при их создании приводят к возврату бумаг и переоформлению. Напротив, хранение и обработка в цифре выходит в десятки раз дешевле. Игроки федерального масштаба понимают, что экономия от внедрения ECM может достигать десятков миллионов рублей в год.

Да что и говорить, если даже элементарная подпись документов в электронном виде, по статистике, занимает всего одну минуту, в то время как на росчерк авторучкой уходит до восьми. И это при условии, что документы уже переданы подписанту. Тем не менее, бизнес вынужден работать с бумагой.

По бумаге цифрой

Однако если подойти к делу рационально, то работу с бумажной документацией можно и нужно автоматизировать. Это, конечно, не позволит полностью преодолеть несовершенство бумажных документов, однако значительно упростит и удешевит работу с ними. Использование таких продуктов, как «Логика: ФИНДОК», созданного «Логикой Бизнеса» на базе платформы IBM Case Manager, может стать переходным этапом. Подобные системы позволяют автоматизировать обработку, к примеру, первичной бухгалтерской документации.

«Логика: ФИНДОК» — специализированный продукт, предназначенный для управления процессами получения, передачи финансовой документации и автоматизации контроля над ее обработкой. Вместе с тем система отвечает за сбор «первички» для передачи в контролирующие органы.

Может показаться, что такой подход не решает всех задач цифровизации. Однако любой бухгалтер вам скажет, что подготовка пакета документов для налоговой службы даже у небольшой компании занимает не один день, в крупных же корпорациях на это уходят недели. При этом часто срываются сроки подачи или случаются ошибки в оформлении, и тогда приходится платить штраф.

Почему так важно упорядочить работу с документацией

Раз уж мы начали говорить о подготовке отчетности для налоговой службы, то на этом примере и рассмотрим преимущества автоматизированной работы с финансовой документацией. По нашим оценкам, среднее время поиска одного документа в бумажном архиве составляет около восьми минут. Крупная компания предоставляет в Налоговую несколько тысяч справок и бумаг одновременно. Такой пакет сотрудники бухгалтерии формируют около двух недель. При этом подбор по электронному архиву занимает минуты и еще несколько часов уходит на печать и сшив документов. Разница колоссальная.

Продукты, подобные «Логика: ФИНДОК», позволяют работать с бумагой почти также эффективно, как с цифрой. И речь идет не об автоматизации процессов сканирования и распознавания бумажных документов и создании цифровых копий. Платформа IBM Case Manager, на которой создан продукт, позволяет объединить управление бизнес-процессами (BPM, business process management) и адаптивный кейс-менеджмент (ACM, adaptive case management). Продукт отслеживает документы на всех этапах их движения, напоминает о регламентах, упрощает процесс согласования/подписания, контролирует их размещение и перемещение в архиве. Причем «Логика: ФИНДОК» работает не с одним документом, а с пакетами, которые формируются в зависимости от видов хозяйственных операций.

И даже в архив документы поступают в соответствии с логикой процессов той или иной компании, для удобства поиска им присваиваются регистрационные атрибуты. Кроме того, документы снабжены штрих-кодами. Соответственно, это упрощает поиск нужных бумаг в коробах хранилищ среди множества счетов или счетов-фактур с практически одинаковыми названиями. Благодаря этому формирование пакета отчетности для налоговой занимает не две недели, а два-три дня.

Есть и другая проблема. В компаниях, работающих по старинке, как показывает наш опыт, два-три раза в месяц теряются даже самые важные документы. В среднем, пропадает до 5% бумаг. Причины могут быть самые разные, но чаще всего, это — человеческий фактор. Соответственно, утраченные документы приходится восстанавливать. Между тем, введение автоматизированного контроля на всех этапах движения документов позволяет такие потери свести практически до нуля.

Цифровая неизбежность

Цифровая трансформация, запущенная в стране, побуждает все большее количество компаний внедрять юридически значимый электронный документооборот (ЮЗ ЭДО). Чтобы сделать процесс перехода как можно более мягким, мы выпустили кросс-функциональную версию продуктов «Логика: ЮЗ ЭДО» и «Логика: ФИНДОК». Она дополняет автоматизацию работы с финансовыми документами возможностями использования цифровой подписи и юридически значимых электронных документов.

В марте 2019 года в Госдуму РФ был внесен законопроект об электронном документообороте в финансовых организациях, который разработан в рамках программы «Цифровая экономика». Одно из ключевых положений этого проекта — приравнивание электронных дубликатов документов бумажным аналогам. То есть отсканированный и заверенный документ будет считаться равным оригиналу, а срок хранения исходников сократится до года. Через год организация сможет изъять исходную «бумагу» из архива и уничтожить ее. Таким образом, государство пытается создать условия для тотального перехода на электронный документооборот.

Пока это касается преимущественно представителей банковского сектора, которые стонут под гнетом бумаги. Однако можно не сомневаться, что опыт финансовой отрасли будет использоваться и в других, в том числе в государственных органах и службах, которые также перегружены всевозможными архивами и хранилищами. И нет смысла ждать последнего момента, разумно уже сейчас адаптировать бизнес к цифровому миру.