Как выбрать систему в условиях функционального единства

В настоящее время большинство СЭД обладают схожей функциональностью. Вскоре после того, как у одного продукта появляется какая-либо новая возможность или опция, другие вендоры тоже ее добавляют. Однако в деталях функциональность систем может различаться. Например, для многих заказчиков ключевым аргументом в пользу выбора СЭД ТЕЗИС было наличие сервиса для сравнения и распознавания текста документов. Кроме того, могут значительно различаться возможности мобильных приложений СЭД. Помимо функциональности существуют и другие характеристики, по которым можно сравнивать СЭД. 

Не только функциональность: в чем еще конкурируют СЭД

В первую очередь, важны интерфейс, удобство использования. От этого зависит, насколько быстро пользователи адаптируются к системе, насколько комфортно им будет работать. На начальном этапе использования системы восприятие интерфейса пользователями может играть ключевую роль в успехе или неудаче проекта.   Поэтому сейчас все больше внимания вендоры уделяют UX и UI составляющим продукта. 

Также СЭД заметно различаются в технологическом плане. В частности, не все продукты являются кроссплатформенными. Кроссплатформенные системы поддерживают различные ОС (Windows или решения на базе Linux), СУБД (PostgreSQL, Oracle, Microsoft SQL Server), серверные решения и так далее. Веб-клиент позволяет пользователям работать с любого устройства, т.е. поддерживать кроссплатформенность и на пользовательских устройствах. Таким образом, заказчик может без дополнительных затрат вписать СЭД в свою информационную инфраструктуру. Еще один важный момент — системы на базе открытых Java-технологий предоставляют заказчикам большую свободу по сравнению с Microsoft-ориентированными системами. К сожалению, желая показать соответствие тренду импортозамещения, многие вендоры декларируют кроссплатформенность своих продуктов, но не могут подтвердить это на конкретных примерах. 

Не каждая СЭД соответствует потребностям крупных организаций. Для таких заказчиков важны мощность, производительность, гибкость и способность организовать работу холдинговой структуры. Как правило, эти возможности наследуются у платформы, на базе которой создана конкретная СЭД. Поэтому для крупного бизнеса важно обращать внимание на то, как развивается платформа отдельно от СЭД, насколько она современна и для каких задач создавалась изначально и используется сейчас, есть ли сообщество разработчиков вокруг платформы, открыта ли она для собственного развития. Вся эта информация может дать представление о том, насколько перспективна конкретная СЭД хотя бы в 5-летней перспективе. 

В условиях функционального единства заказчикам при выборе системы недостаточно просто сравнить возможности продуктов, нужно глубже погрузиться в вопрос и изучить другие различия СЭД. 

На что ориентироваться при выборе СЭД? 

Лидерами мирового рынка считаются иностранные решения, такие как EMC Documentum или OpenText. Однако некоторые российские продукты способны успешно их заменить. В основе таких продуктов лежат признанные во всем мире российские технологии. Например, СЭД ТЕЗИС создана на базе платформы CUBA, которую используют разработчики более чем в 170 странах. Кроме того, у системы ТЕЗИС есть богатый опыт замены иностранных решений. Среди них Open Text SAP, Alfresco, MS SharePoint и EMC Documentum. Важно, что заказчиком проекта по замене EMC Documentum выступал крупный холдинг. Для него на первом месте было не происхождение СЭД, а гибкость, интерфейс, цена, широкие возможности для развития ЮЗДО и характеристики мобильного приложения. Следовательно, ИТ-директора могут смело смотреть в сторону российских продуктов.

Если более детально говорить о том, что важно при выборе системы, то помимо упомянутых выше различий (интерфейса, функциональных и технологических характеристик) есть еще несколько моментов.

В первую очередь, это гибкость. ИТ-директорам следует обратить внимание, насколько легко в системе можно автоматизировать уникальные, нестандартные процессы. 

Кроме того, не все СЭД обладают открытым кодом. Однако для заказчиков эта особенность системы — важное преимущество. Открытый код позволяет выбрать, кто и как будет развивать решение — вендор, компания-партнер или собственные специалисты заказчика.

Также будет полезно изучить опыт вендора и продукта. Плюсом будет наличие большого числа проектов, в том числе относящихся к отрасли компании-заказчика. В частности, у СЭД ТЕЗИС более 400 заказчиков, среди них промышленные предприятия, финансовые учреждения, строительные компании, торговые сети, государственные структуры и т.д.

Помимо этого один из важных критериев выбора СЭД — мобильность. Сейчас вендоры стремятся обеспечить в мобильном приложении доступ ко всем нужным функциям системы и комфортную работу всем сотрудникам, а не только узкому кругу. 

Наконец, не последнее значение имеет стоимость покупки и эксплуатации системы.