Экономна ли экономия? Мнение ИТ-директоров

Несмотря на все декларируемые преимущества аутсорсинга печати и ряд удачных примеров, далеко не все потенциальные заказчики готовы менять свои бизнес-процессы и отдавать, как кажется, довольно простые задачи сторонним организациям. Причин тому, по оценкам ИТ-директоров компаний, несколько: это и риски, и относительно небольшая экономия и нежелание менять то, что и так пока работает.

Работает — не трогай

Пожалуй, первая и главная причина, которую выделяют ИТ-директора, — в том, что не бывает осознанной и сформулированной потребности в продукте, о котором знаешь понаслышке и никогда не пробовал. Тем более что «надкусить» здесь довольно сложно, оценить все преимущества или недостатки можно только полностью сменив модель использования принтерного оборудования, а это, понятное дело, большой риск.

Вторая причина, что во многих организациях затраты на печать относительно невелики, а переход на аутсорсинг, начиная с оценки целесообразности перехода, потребует внимания администрации. Сюда же можно отнести известный принцип «Работает — не трогай». Конечно, грамотные руководители понимают, что важна сама готовность к изменениям и умение меняться, но, с другой стороны, это же не повод экспериментировать на всём подряд.

Третья причина совсем простая — нежелание терпеть присутствие посторонних. Конечно, аутсорсинговые компании блюдут свою репутацию и не нанимают кого попало, тем не менее, обеспечение безопасности требует контроля над посторонними, и если можно без посторонних обойтись, то почему бы так и не поступить.

По мнению начальника ИТ отдела поддержки промышленного производства московского завода «Водоприбор» Сергея Аверьянова, задумываться об аутсорсинге следует тем, у кого печать составляет ощутимую долю затрат. Примером служат счета для населения за жилищно-коммунальные услуги или отчёты о НИОКР, которые требуется выполнять в 6 экземплярах и которые часто принимаются не с первого раза и перепечатываются. Затраты на постановку задачи и сопровождение аутсорсинга (само же всё равно ничего не делается) вместе с затратами на сам аутсорсинг вероятнее всего перекроют их нынешние затраты на сопровождение печати. Если сюда добавить риск ошибочного решения (не с теми и не такой, как надо, договор заключили), то принцип «не беспокоит — не крути» оказывается в приоритете.

Успешный опыт

Начальник службы информационных технологий группы компаний «РИКВЭСТ» Сергей Афанасьев считает, что переход на аутсорсинг управляемых услуг печати (MPS) в головном офисе позволил снизить затраты CAPEX по статье «приобретение оргтехники» практически до нуля при отсутствии существенного роста затрат OPEX. «Положительную роль сыграл централизованный контроль над работой всех печатающих устройств, который внедрил поставщик. Это решение позволило идентифицировать пользователей и учитывать количество страниц, распечатанных каждым из них. При этом отдельно заключались два вида договоров: на обслуживание сторонним исполнителем собственных устройств (70%) и на «полный аутсорсинг», когда сторонняя компания предоставляет печатающие устройства в аренду (30%). Надо полагать, что если бы в аренду было взято 100% печатающих устройств, затраты OPEX были бы выше», — рассказал Сергей Афанасьев.

Как весьма успешное решение оценивают передачу услуг по обслуживанию печатающей техники в банке «АК БАРС». На аутсорсинг были переведены 63 отделения банка, услуги покопийной печати предоставлены более, чем для 600 устройств. Проведена инвентаризация оборудования, сформирован ремонтный фонд с запасом комплектующих. Service Desk банка интегрирован с Service Desk исполнителя. Все обращения пользователей ведут выделенные координаторы службы техподдержки, которые передают их для дальнейшего разрешения региональным инженерам. Работа с запросами осуществляется как удаленно, так и с выездом специалистов в офис банка, если необходимо прибыть на площадку для того, чтобы устранить неполадку. Каждый месяц служба поддержки Softline отрабатывает до 120 запросов, 95% из них требуют выезда. SLA предусматривает круглосуточное реагирование и восстановление работоспособности техники в течение 4 часов с момента поступления заявки.

Тимур Кушарев, заместитель директора департамента IТ банка «АК БАРС», отмечает: «Переход на покопийное обслуживание позволил нам сократить затраты на содержание офисной техники. Значительно упростился процесс оплаты техподдержки: теперь мы ежемесячно получаем счёт, который формируется по факту потребляемых услуг. Так мы получили возможность прогнозировать долгосрочный IТ-бюджет в филиалах банка, а за счёт передачи части работ аутсорсеру наш технический персонал смог сконцентрироваться на решении профильных для банка задач».