Аутсорсинг печати: быть или не быть?

Managed Print Service (MPS), он же аутсорсинг печати — сервисный контракт, который обеспечивает непрерывную офисную печать на оптимизированной печатной инфраструктуре. Этот сервис набирает все большую популярность в российских реалиях.

Согласно исследованию IDS, компании тратят на документооборот около 5% от оборота. Эта цифра может показаться большой, но в нее входят все затраты связанные с печатью: печатное оборудование, расходные материалы и ресурсные элементы, сервисное обслуживание и ремонт, проведение процедур для закупки техники и картриджей, потеря времени сотрудников в моменты простоя процесса печати и IT ресурсы компании, основная задача которых — заниматься бизнес-критичными вопросами.

Это же подтверждают и результаты проведенного в декабре 2018 г. опроса Global CIO, в котором приняло участие более 120 IT руководителей из компаний по всей России. Более половины всех опрошенных отметили, что основная задача IT на 2019 год — внедрение новых бизнес-приложений и сервисов по требованию бизнеса (34%) и повышение производительности IT систем (26%).

Передача управления инфраструктурой печати грамотному подрядчику в рамках MPS контракта позволяет сократить расходы компании на печать на 10-40% и высвободить IT ресурсы для решения профильных задач.

Кому нужен аутсорсинг печати

У многих компаний, инфраструктура которых развивалась стихийно, парк печатной техники состоит из устройств разных производителей, часть которых уже устарела и не обеспечивает качественную работу, а некоторые приходится постоянно ремонтировать. Также необходимо регулярно отслеживать и пополнять большую номенклатуру картриджей и ремкомплектов, для чего зачастую выделяют отдельное помещение, а это дополнительные расходы, которых можно избежать в рамках MPS контракта.

Прежде всего на аутсорсиг печати переходят компании, которым необходимо повысить контроль над процессом печати:

• обеспечить бесперебойную печать со стабильным качеством, 
• сделать прозрачными и прогнозируемыми траты IT бюджета на печать,
• разгрузить IT отдел и перенаправить их время на профильные задачи,
• настроить бизнес-процессы, связанные с документооборотом,
• повысить безопасность IT,
• иметь одного надежного поставщика в рамках многолетнего контракта на услугу с четко прописанным уровнем сервиса (SLA). 

Мы выяснили у представителей «Кредит Европа Банка», одного из лидеров рынка потребительского кредитования в России, почему банк решил перейти на аутсорсинг печати и какие проблемы, связанные с обеспечением процесса печати, у них получилось решить.

Оказалось, устаревшее оборудование от разных брендов, которое работало нестабильно и не соответствовало стандартам крупного банка, требовало большого внимания со стороны IT отдела, большое количество невостребованных отпечатков привели к высоким расходам на печать. Затраты не были выделены в отдельную строку бюджета, поскольку были распределены между разными подразделениями: технику закупал отдел IT, бумагу и картриджи — сотрудники административного отдела, а для ремонта оборудования и замены картриджей нанимали сторонних подрядчиков, никак не связанных друг с другом.

В 2017 году руководство «Кредит Европа Банка» приняло решение заменить все печатающие устройства в офисах на лазерные печатные устройства HP с повышенными функциями защиты и внедрить систему идентификации пользователей, которая помогла бы соответствовать новым требованиям Центрального банка РФ.

Приемлемая стоимость контракта и оригинальные расходные материалы позволили снизить расходы банка на печать более чем на 15%, не рискуя при этом надежностью и качеством.

В рамках внедрения контракта был произведен полный аудит печатной техники во всех офисах Москвы и области, по результатам которого было принято решение заменить устаревшие принтеры и МФУ на устройства печати HP формата А3: HP LaserJet Managed MFP E82560dn, HP LaserJet Managed MFP E72535dn; HP LaserJet Pro MFP M426dw формата А4.

Как вы могли заметить, в названии выбранных устройств для этого проекта есть слово «Managed» — это специальные устройства HP,  разработанные специально для покопийных контактов, которые обладают картриджами повышенной емкости и более высокой производительностью, для них требуется реже проводить технические работы. Все это приводит к удобству обслуживания и снижению затрат.

Ко всему прочему в устройства встроены все решения по безопасности HP.

Согласно исследованию, проведенному Global CIO, вопрос безопасности в сфере печати становится актуальным: практически все респонденты отметили высокий уровень рисков для своей компании, связанных с незащищёнными устройствами печати: очень высокий — 45%, высокий — 37% и только 14% опрошенных оценивают как средний и 4% как низкий уровень риска.

Какие решения может предоставить подрядчик для обеспечения безопасности печатного оборудования, данных, отправляемых на печать, и самих напечатанных документов в рамках аутсорсинга печати 

Рассмотрим на примере устройств печати HP. Решения в продуктовом портфеле НР позволяют компаниям передать печать на аутсорсинг, одновременно повысив ее безопасность.

Основные из них:

• Sure Start. Данная технология предотвращает атаки на BIOS путем обнаружения попыток несанкционированного воздействия и способна восстанавливать информацию и параметры BIOS,
• Whitelisting — четко ограничивает круг лиц, которые могут осуществлять печать, а также дает возможность устанавливать количество печатаемых документов для отдельных сотрудников,
• Run-time intrusion detection — сканирует память устройства с целью выявления признаков вредоносных атак
• и другие.

Для «Кредит Европа Банка» использовали дополнительное программное обеспечение по аутентификации печати — печать по картам доступа. Оно обеспечивает полный контроль над процессом печати: позволяет снимать статистику печати в реальном времени формируя отчеты по объёму печати по каждому пользователю, применять правила и политики печати, полностью устранить невостребованные распечатанные документы, оставленные на принтере, а также получать актуальную информацию о состоянии расходных материалов и неисправностях. ПО так же имеет возможность объединять затраты на печать по отделам и рабочим группам. А это помогает оптимизировать и правильно распределять расходы внутри компании.

Подведем итоги:

В рамках покопийного контракта клиент получает:

• оптимизированную инфраструктуру печати с встроенными функциями безопасности от HP,
• бесперебойную поставку расходных материалов под нужды компании,
• своевременное сервисное обслуживание с четко прописанным SLA,
• регулярную статистику от провайдера о том, что происходит с парком печатного оборудования в данный момент и рекомендации по дальнейшей оптимизации,
• возможность внедрять решения по улучшению документооборота без больших единовременных инвестиций.

На данный момент 16% опрошенных компанией Global CIO уже пользуются услугой, либо планируют в ближайший год передать на аутсорсинг от 10 до 30% парка своего печатного оборудования.
В условиях постоянно растущих цен, преимущества аутсорсинга очевидны: он позволяет не делать единовременных капитальных затрат, а платить за ресурсы по мере их потребления, минимизируя скрытые расходы. Система позволяет включить в стоимость отпечатка все расходы на печать, в том числе стоимость оборудования, расходных материалов, сервисного обслуживания и ремонта. Аутсорсинг печати становится все более популярным на нашем рынке, интерес к этой теме растет, и многие компании склоняются передать управление печатной инфраструктурой профильным специалистам.