Роботизация как способ повысить эффективность рабочих процессов

Цифровая трансформация бизнеса, важность и значимость которой не подвергается сомнению, требует глубокого пересмотра не только состава применяемых в компании программных средств и систем, но, в первую очередь, самой бизнес-модели предприятия. 

Цифровизация рабочих мест (о которой недавно была статья на Global CIO) хотя и является более локальной инициативой, но в то же время обеспечивает радикальное сокращение себестоимости рабочих процессов, освобождение персонала от однообразных, утомительных операций по поиску, сбору и повторному вводу данных, а также позволяет синхронизировать информацию в разнородных информационных системах, не прибегая к дорогостоящим интеграционным проектам.

Среди ряда технологий, используемых сегодня для цифровизации рабочих мест в заинтересованных в повышении своей эффективности компаниях, наиболее заметное место занимает роботизация рабочих процессов или RPA, сокращение от английского Robot Process Automation.

Почему RPA?

В настоящее время уже невозможно найти организацию, которая не использовала бы в своей работе по крайней мере одну, а чаще — несколько автоматизированных систем. В каждой крупной компании найдутся и финансово-ученые системы (ERP), и системы управления коммуникациями с клиентами (CRM), и учета оказанных услуг и выставления счетов (Биллинг), управления персоналом (HCM), управления бизнес-контентом (ECM), почтовые системы, сайты, порталы для коммуникаций с клиентами, и другие, не говоря уже о технологических системах, обеспечивающих управление работой оборудования или решающих конкретные узкоспециализированные отраслевые задачи предприятия. А если, к этому, учесть еще и присутствие в компании устаревших систем, либо систем, функционально схожих с существующими и оказавшихся в эксплуатации в результате ряда процессов слияния и поглощения, то легко понять, что работа пользователя в таком программном окружении становится настоящим кошмаром. 

Несмотря на то, что каждая из упомянутых автоматизированных систем, как правило, успешно справляется с задачей, ради которой она была спроектирована, по-прежнему, вне их контура, объем ручных операций пользователей остается неприемлемо высоким. Характерными примерами таких операций являются: повторный ввод одних и тех же данных в несколько автоматизированных информационных систем, ручной перенос результирующих данных из одной системы в другую в качестве исходных для дальнейшей обработки, поиск данных в нескольких системах с целью их сбора, консолидации и подготовки корпоративной отчетности.

Более того, как мы знаем, дело не ограничивается только корпоративными системами. Пользователи зачастую должны осуществлять регулярные поиски для сбора информации на внешних сайтах, например, с целью выявления объявлений о планируемых тендерных процедурах, анализа цен конкурентов, статуса/прогнозов исполнения заказов партнерами, поиска кандидатов на работу, и во весьма многочисленных других аналогичных случаях. 

Наиболее печально во всем этом то, что на таких работах заняты, зачастую, весьма квалифицированные сотрудники. И, обычно, это отнюдь не разовые, но регулярно выполняемые работы, являющиеся неотъемлемой частью нормального производственного процесса, причем, в ряде отраслей подобные рутинные задачи могут занимать до 47% рабочего времени сотрудника! В подавляющем большинстве корпоративных применений тотальная интеграция корпоративных и внешних систем с помощью наиболее распространенных инструментов типа программных интерфейсов приложений API (Application Programming Interface) невозможна по экономическим, организационным и техническим причинам. В этом случае единственным выходом является так называемая роботизация рабочих процессов, то есть использование технологий, называемых Robot Process Automation.

Что такое RPA?

Robot Process Automation (RPA) — это специализированные программные средства, которые имитируют работу пользователя, взаимодействуя с различными автоматизированными информационными системами через стандартный пользовательский интерфейс. Благодаря этому отпадает необходимость в трудоемкой программной интеграции и, таким образом, оказывается возможным обеспечить совместную работу нескольких, даже разнородных, корпоративных систем. В том числе и таких, к которым отсутствует иной доступ, кроме пользовательского, и/или принципиально невозможно использование API.

Использования бизнес-логики, полное протоколирование работ, отсутствие ограничений на взаимодействие с какими-то ни было автоматизированными системами, делают RPA очень привлекательным и эффективным инструментом для автоматизации рутинных операций. Наилучшими кандидатами на роботизацию являются те рабочие процессы, для которых характерно

• Использование структурированных исходных данных
• Наличие формальных правил и строгой последовательности выполнения операций
• Повторяемость и высокая частотность
• Отсутствие необходимости принимать решения человеком на основе информации, лежащей вне контекста выполняемого процесса
• Высокие требования к качеству результата
• Прослеживаемость выполненных операций и связи результата с исходными данными.

Где применять RPA?

Технологии RPA не имеют предпочтений в плане отраслевого применения. Они изначально разрабатывались, имея в виду кросс-отраслевые применения, ориентированные на совершенствование организации работ в компании любой отраслевой принадлежности и формы собственности. Примеры успешных проектов по внедрению программных роботов имеются практически во всех ключевых отраслях, однако, наибольшее распространение они получают там, где традиционно высок уровень ручного труда при обработке деловой информации. Это, например, такие отрасли, как:

• Банковская сфера
• Страхование
• Логистика
• Телеком
• Органы государственного управления
• добыча нефти, газа, полезных ископаемых
• и некоторые другие.

К числу бизнес-функций, где внедрение роботизации может быть наиболее востребовано, относятся:

• Управление финансовой деятельностью
• Бухгалтерия
• Управление персоналом
• Управление цепочками поставок
• Клиентская работа 
• Сбор данных для бизнес-аналитики
• Автоматизация подготовки ответов на запросы государственных органов
• Комплексная автоматизация работы с электронными документами, поступившими по каналам операторов ЭДО, и другие.

Какие выгоды доставляет RPA?

Бизнес-эффекты применения RPA очень наглядны. Для RPA вообще характерна прозрачность и простота расчета экономического эффекта. На основании мирового опыта можно отметить следующие экономические и бизнес-эффекты внедрения RPA

Сокращение себестоимости рабочих процессов	25-50%
Условное высвобождение сотрудников в результате внедрения одного робота	2-5 полных штатных единиц
Повышение продуктивности сотрудников	35-50%
Среднее сокращение полного цикла потока операций в рамках одной транзакции обработки данных	30%
Исключение ошибок и влияния человеческого фактора	100%

Как устроены и как работают программные роботы?

Однако, несомненно, что главным эффектом от внедрения RPA является повышение удовлетворенности сотрудников своей работой, поскольку им больше не надо ежедневно выполнять однообразные операции по переписыванию данных из одного экрана в другой и они могут заняться решением задач, соответствующих уровню их профессиональной подготовки. В зарубежной прессе отмечались случаи, когда внедрение роботизации привело не к сокращению сотрудников, а к уменьшению текучести кадров и стабилизации численности, и все это благодаря повышению уровня удовлетворенности сотрудников своей работой.

Программный робот — это обычное приложение, имитирующее работу человека и взаимодействующее с конкретной информационной системой через ее стандартный пользовательский интерфейс, разработанное на основе специализированной платформы, выполняемое по расписанию, либо по запросу пользователя, либо в ответ на возникновение в системе того или иного события.

Программные роботы могут взаимодействовать между собой, вызывать внешние специализированные исполняемые приложения, либо интерпретировать сценарные программные тексты (скрипты), написанные на языках Java или .Net, а также они могут быть вызваны из внешних приложений. Например, система управления конкретным бизнес-процессом может активировать робота для выполнения тех функций, для которых этот бизнес-процесс не предназначен, а робот, благодаря своим конструктивным особенностям, справится с ними проще, быстрее и дешевле, чем любое иное приложение. Таким образом, программные роботы могут быть гибко включены в любую существующую программную инфраструктуру любой компании!

Из представленных на рынке платформ общепризнанными фаворитами являются системы UiPath и Blue Prism (с явным приоритетом в пользу первой), которые уверенно занимают верхние строчки в рейтингах таких уважаемых аналитических агентств, как Gartner и Forrester. В то же время, имеется ряд менее раскрученных, но очень привлекательных по своей конструкции продуктов, среди которых, несомненно, наиболее выделяется Kapow RPA от компании Kofax. Благодаря своей архитектуре он позволяет строить масштабируемые, отказоустойчивые конфигурации, а также предъявляет меньше требований к используемому программному окружению, чем его конкуренты. В связи с чем Kapow RPA рассматривается многими аналитиками как серьезный претендент на роль лидера и «восходящая звезда» рынка роботизации рабочих процессов.

Что в сухом остатке?

Никто не говорит, что цифровизация рабочих мест на основе применения RPA гарантированно станет для Вас приятной прогулкой под ручку с любимым другом по весеннему саду. Применение RPA требует глубоко понимания бизнес-контента автоматизируемых операций, владения методами анализа и оптимизации рабочих процессов, а также, и не в последнюю очередь, профессионального опыта работы с теми системами, для взаимодействия с которыми предназначаются создаваемые роботы. (Тут мы намеренно опускаем вопросы разработки, инсталляции, последующей поддержки создаваемых роботов, а также обеспечения эффективного управления их работой — и другие близкие к обозначенным темы, о которых мы планируем поговорить отдельно).

Основываясь на богатом опыте внедрения RPA в мире на аналогичных предприятиях, преимуществах выбранной Вами платформы и квалификации привлеченных Вами консультантов, Вы сможете обеспечить цифровизацию рабочих мест, провести успешную роботизацию рабочих процессов, превратив их из хаотичных, тяжелых и ресурсоемких в низкозатратные, эффективные и управляемые.