Алексей Харлов: «Вся деятельность администрации Иркутска основывается на процессах, которые проходят в СЭД»

Алексей, в чем, по вашему мнению, особенность документооборота  в госсекторе?

На мой взгляд, отличительная черта — вовлеченность документооборота во все процессы, начиная от предоставления муниципальных услуг и заканчивая хозяйственной деятельностью организации. 

Расскажите о предпосылках создания системы, как происходило внедрение?

На момент старта проекта в администрации работала СЭД, которая уже не соответствовала предъявляемым требованиям. Часть документов обрабатывалась на бумаге. Понятно, что система направлена на то, чтобы исключить эту бумажную работу и потерю времени на передвижение людей. Поэтому было принято решение выбрать новую систему электронного документооборота. В результате проведенных конкурсных мероприятий победила компания RKIT с собственным решением «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision.

Проект стартовал в 2012 году в комитете по экономике Администрации Иркутска. Когда поняли, что система «Административное делопроизводство» работает и упрощает работу 40 сотрудникам комитета, пошли в развитие и тираж. Следующими пилотными площадками стали Комитет по бюджетной политике и финансам, аппарат администрации, комитет ЖКХ. 

Какие задачи вы решаете с помощью системы?

Как я уже говорил, работа с документами — основная деятельность администрации. Все бизнес-процессы подкрепляются массивом документов. Сегодня в системе ежедневно обрабатывается свыше 1000 документов, более 35 000 документов в месяц. Работают 1200 сотрудников, включая высшее руководство. 

Автоматизировано 10 крупных управленческих процессов: учёт и контроль исполнения входящей корреспонденции; учет исходящей корреспонденции от согласования проекта до контроля ответа адресата. В электронном виде ведутся внутренняя служебная переписка, распорядительные документы Администрации.

Управление совещаниями от рассылки повестки до контроля исполнения поручений, выданных в ходе совещания, тоже происходят через СЭД. Причем отдельно созданы инструменты для поддержки работы высшего административного состава администрации г. Иркутска. 

В системе сотрудники готовят, согласовывают документацию по муниципальным заказам и контрактам.
Отдельно нужно упомянуть управление судебными и административными делами: в системе ведется регистрация исков, предписаний, планирование работ, учёт судебных документов, контроль их исполнения. 

В 2015 году мы сделали упор на обращения граждан, организаций и депутатов. Сейчас вводим в промышленную эксплуатацию «Архивный фонд».

Изменилось ли отношение руководства и персонала к системе и как? Как Вы анализируете лояльность сотрудников по отношению к СЭД, собираете обратную связь?

Отношение сотрудников к системе, желание работать в ней — важный фактор успеха проекта. Что касается отношения к системе в целом, думаю, все давно признают, что есть СЭД, а не бумага, что СЭД — это эффективнее, правильнее, быстрее. А вот понимание, что СЭД — удобный инструмент работы, появилось сейчас с учетом тех внедрений, что мы сделали в части  производительности системы, оптимизации СУБД. Например, в 2016 году мы перевели сотрудников с ПК, имеющими слабую производительность, на терминальную версию работы в системе и сразу получили положительные отклики: руководители оценили скорость и удобство работы.

Мы берем обратную связь с техподдержки. Внедрена система хелпдеск, по которой мы можем определять объем обращений пользователей. Отлажена схема работы, когда мы собираем пожелания к развитию системы. А затем дорабатываем ее либо передаем нашему интегратору и разработчику решения  компании RKIT Group.

В целом, все сотрудники понимают суть и цели системы. Были проблемы технологического характера, сегодня сотрудники работают в рамках комфортной среды. 

В чем видят эффект руководители? Насколько охотно работают в системе?

Переход на электронный документооборот — это решение юридического характера и обсуждению не подлежит. Каждый руководитель начинает свой день с того, что разбирает входящие документы в системе Docsvision. Я сам ежедневно в электронном виде получаю заявки на мультимедийное сопровождение, на доступ к муниципальным информационным системам, какие-то технические мероприятия, раздаю поручения. Руководители ниже доводят до исполнителей и отчитываются об исполнении поручений. Процесс виртуализирован и активно работает во всех подразделениях, заменяя мини-планерки. 80% работ происходит в мониторе. 

Мое виденье как руководителя: эффект от использования СЭД полностью совпадает с целями внедрения. При сегодняшней структуре администрации без электронного обмена документами никуда. Другой вопрос, что есть некоторая инерция, но это скорее психологический фактор. Например, механизмы контроля работы сотрудников заложены в системе, но руководителям еще потребуется время, для того чтобы начать использовать их для оценки качества работы подчиненных. Сейчас мы развиваем это направление. 

Кроме того, у топ-мененджеров есть планшетные решения на платформе IOS, которые облегчили им работу. У руководителей нет возможности постоянно находиться на рабочем месте. Вопрос их участия во всех процессах теперь решен с помощью мобильных приложений. Находясь за пределами офиса, они точно также выдают поручения, согласовывают документы, дают замечания, отчитываются перед вышестоящим руководством. Информация поступает в единую базу данных по защищенным каналам связи. При этом в системе можно работать без интернета. Когда связь появляется, данные автоматически синхронизируются. 

Расскажите о тех бизнес-процессах, которые были включены в систему в 2015-2016 годах. В частности, об обращении граждан? Ускорилась ли их обработка и насколько?

Давайте говорить в первую очередь о том, что законодательно введены определенные требования к обработке обращений и конкретные сроки. Администрация работает не только с гражданами, но и по запросам депутатов и юридических лиц. Обращения совершенно разного характера, начиная от ремонта придворовых территорий, заканчивая вопросами финансирования переселения из ветхого жилья. Вопросы могут одновременно поступать по одной и той же проблеме от жителя округа и от депутата. В рамках существующей системы такие запросы автоматически объединяются. Мы избегаем дублирования работ. Все движение документов происходит в СЭД, что значительно экономит время специалистов администрации в решении проблем заявителей и подготовке ответов. У нас нет задачи выдержать положенные по закону 30 дней на ответ. С учетом того, что обращение моментально передается в ответственное подразделение, рассмотрение часто проходит быстрее установленного срока. 

Давайте поговорим о развитии системы: над чем вы работаете сейчас? 

В 2016 году мы начали интересный проект: по нашему заказу компания RKIT Group разработала «Электронный архив» для документов постоянного хранения Архивного фонда Администрации Иркутска. Система введена в эксплуатацию, идет загрузка документов в архив. Мы настраиваем механизмы потокового сканирования. В решении заложены нетривиальные механизмы распознавания документов, благодаря которым система сама узнает отсканированные документы, каталогизирует и типизирует их. Сотрудники архива только проверяют корректность заполнения данных. Система позволяет быстро находить архивные данные среди 300 тысяч документов постоянного хранения.  

Электронный «Архивный фонд» позволит сотрудникам архива  быстро предоставлять информацию, копии архивных документов по запросам заявителей. Важно, что сотрудники архива смогут формировать справки, выписки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и нужные формы: система все заполнит сама. А значит, выше скорость обработки запросов, исключена вероятность ошибки. От такого нововведения выигрывают все: и граждане, и юридические лица, и органы государственной власти. 

Какие вы ставите задачи на перспективу?

С учетом той специфики в органах власти, когда СЭД участвует во всех процессах, мы нацелены на развитие системы, на создание и регламентацию новых процессов. Есть еще ряд бизнес-процессов, которые идут через систему общего характера, либо вообще проходят на бумаге. Основная цель — перевод всех процессов администрации в СЭД.

Сейчас мы последовательно отказываемся от устаревшей СЭД: переводим последние подразделения на Docsvision, обучаем персонал. С моим приходом больше работаем в части доведения системы до идеала, повышения производительности, функционала.

Другая приоритетная задача: использование электронной подписи. Электронная подпись входит в стандартный функционал платформы Docsvision. В феврале 2017 года наш удостоверяющий центр получил аккредитацию Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. У нас появилась возможность без дополнительных бюджетных трат обеспечить сотрудников электронно-цифровой подписью. Это позволит нам включить СЭД в процессы взаимодействия с правительственными структурами, использовать преимущества системы при межведомственном документообороте и построении региональных связей. 

Расскажите о социальной значимости проекта. 

Муниципальный орган — некоммерческая организация, поэтому здесь нельзя использовать подход как в крупной компании: точно посчитать экономический эффект. Выгода не монетизируется, не считая сборов различных налогов. Государственной организации следует учитывать как раз социальный эффект. 
Надо признать, что Docsvision в администрации — это базовый инструмент. Если сейчас нажать кнопу и выключить систему — это значительно затруднит взаимодействие структурных подразделений, окажет влияние на эффективность работы сотрудников. 

Мы же сейчас говорим фактически о влиянии системы на жизнь граждан. Вся деятельность администрации основывается на процессах, которые проходят через СЭД: это предоставление муниципальных услуг и работа с обращениями граждан. Эффективность выполнение этих процессов напрямую влияет на качество поддержки населения и качество оказания услуг. 

На ваш взгляд, насколько платформа Docsvision и решение компании RKIT Group соответствуют задачам госорганизации? 

Если говорить про платформу, мы понимаем, что это конструктор, который позволяет при грамотной формализации и реализации задач достигать практически любых целей. Платформа входит в перечень отечественного ПО, соответствует ФЗ-63. Для нас, как для госорганизации, важен вопрос безопасности данных, защиты информации, причем не декларация защиты, а подтвержденная документально по результатам испытаний. Компания Docsvision прошла сертификацию ФСТЭК. Важно, что каждому обновлению платформы сопутствуют нагрузочные испытания. Сама платформа соответствует ожиданиям и потребностям заказчика и постоянно развивается вендором. Сейчас мы ожидаем развития в клиентской части, когда вендор всю логику с рабочих мест пользователей будет уводить на серверную архитектуру. 

Что же касается самого решения, разработанного компанией RKIT Group, в администрации сложная конфигурация, которая во многом уже адаптирована под потребности организации. С точки зрения гибкости и функциональности, решение можно рекомендовать органам исполнительной власти, региональной власти, муниципалитетам. Вопрос в подходе и в понимании. Для мелких муниципалитетов, у которых бюджеты не такие большие, можно открыть более узкие, коробочные решения, которые с точки зрения внедрения будут проще и позволят муниципалитетам внедрить унифицированные механизмы управления документами и процессами. 

Какой совет вы могли бы дать другим муниципалитетам, которые еще только определяются с выбором СЭД? 

В рамках своей работы в МФЦ я объехал значительное количество муниципалитетов Иркутской области, информатизация там требует серьезного развития. Концептуально люди не всегда понимают, как работать с электронными документами. Здесь большую роль играет активность региональных властей в части повышения компетенций руководителей, специалистов. Отмечу еще раз, для небольших муниципалитетов нужны типовые, недорогие системы. Решение вопросов видится мне в 2-х направлениях. Ассоциация муниципальных образований может работать в направлении популяризации этих вопросов. Региональные власти — в направлении создания централизованных облачных сервисов для СЭД. Это позволит мелким муниципалитетам добиться существенного повышения уровня информатизации и электронного документа оборота, а региональным властям унифицировать решения в этом сегменте. 

Какие проблемы в части автоматизации СЭД в госсекторе вы видите?

Вернемся к тому, что в госорганизациях различные процессы, в том числе с использованием бюджетных средств, тесно взаимосвязаны. Скажем, обращение гражданина часто выливается в некий перечень поручений, инициирует каскад бизнес-процессов. Поэтому комплексность перевода всех процессов в электронный вид является ключевой задачей. Одна из проблем — фрагментарное внедрение системы. Проблема возникает, когда этап проектирования системы закладывается какими-то кусками без общей взаимосвязи, либо он заложен нормально, но в силу дефицита финансовых средств начинается точечное решение задач. В итоге есть риск в местах стыковок потерять какие-то важные нюансы. Возникают информационные лакуны, нет целостной картины, и, как следствие, нет ожидаемого эффекта от СЭД. 

Вторая проблема — инерция, когда пользователь привык все читать на бумаге. Здесь большую роль играет авторитет руководства, его желание включиться в работу и вовлечь в нее персонал.

И наконец, я убежден, что во всех технических проектах ключевая роль — у заказчика. Когда заказчик не знает, чего он хочет и как он организует проект, это рождает непонимание. Здесь проблема не в самой платформе и не в подрядчике, а в планировании инфраструктурных вопросов. Именно по этому направлению необходимо держать приоритет. 

По Вашему мнению, по каким критериям можно оценить успешность проекта? 

Сложно оценить экономическую составляющую. Оценивать нужно эффективность бизнес-процессов, сроки, своевременность принятия управленческих решений. Если система позволяет эффективно работать руководителям и специалистам, своевременно выполнять свои обязанности в рамках социальной деятельности, проект можно считать успешным.

На что обратить внимание при выборе системного интегратора? 

На опыт, подходы в части проектирования. Для меня ключевой аргумент в пользу разработчика — опыт в решении отраслевых задач. Ведь одно дело внедрять СЭД в корпорации или в частной компании, совсем другое — в госорганизации в строгом соответствии с государственными регламентами и Федеральными законами. Подходы очень разнятся. У компании RKIT Group этот опыт солидный. 
За годы сотрудничества у нас сложилась удобная схема работы. Мы осуществляем первую линию технической поддержки, вопросы развития обсуждаем с RKIT и передаем им в разработку. Система не стоит на месте, думаю, впереди у нас много амбициозных идей и масштабных проектов.