Скорость консолидации.

В конце апреля в Москве прошел ежегодный саммит по управлению эффективностью предприятий «Oracle EPM – навигатор финансового директора в управлении эффективностью бизнеса». На нем прозвучал доклад Натальи Суровой, начальника управления отчётности, вице-президента финансового департамента группы ВТБ, на тему: «Быстрое закрытие финансовых периодов в Группе ВТБ. Построение системы консолидации финансовой отчетности». Проект был сделан с использованием продукта Oracle Hyperion Financial Management. Настоящая публикация содержит краткое изложение этого выступления.

Когда о проекте внедрения бизнес-приложения рассказывают руководители ИТ, обычно они делают основной акцент на том, как и что было сделано. Если же рассказывает руководитель функциональный, он чаще концентрируется на результатах и лишь немного – на относительном удобстве/неудобстве предложенных ему инструментов.

Временные рамки проекта: выбор решения занял 6 месяцев, 22.11.2011 – 28.05.2012, когда были подведены итоги конкурса. Методология потребовала 5 месяцев и даже чуть больше: по плану 04.06.2012 – 29.08.2012, по факту: до 01.11.2012, и тюнинг продолжается до сих пор. На настройку системы и ее тестирование ушло 8 месяцев: 23.08.2012 - 10.01.2013. Отчет за 2012 год был сделан в режиме опытной эксплуатации, промышленная эксплуатация началась с отчета за первый квартал 2013.

Самый впечатляющий итог работы– изменение скорости подготовки отчетности. По МСФО за 2014 год достигнуто сокращение на 99 дней, в общей сложности по всем кварталам, по сравнению с 2013 годом и более ранними периодами. Показатели по кварталам разные: в одном сокращение составляет с 37 дней до двух, в другом – с 15 до 13. Цель на 2015 год – сократить число дней на 140. Группа закрывает ежемесячную консолидированную отчетность на 15 рабочий день и предоставляет руководству в виде презентации на 17-ый рабочий день (с мая 2014 г.)

Почему был выбран именно этот продукт: OracleHyperionFinancialManagement (Oracle HFM)? 

​Основная причина - соответствие функциональным требованиям группы, в том числе управление процессами согласования, утверждения, контроля и аудита, мониторинг полноты и состояния данных, контроль качества данных, отчеты по ошибкам загрузки для пользователей, контроль сходимости первичных данных (в разрезе аналитик, кросс-контроли…), модуль сверки внутригрупповых транзакций, поддержка разных методов консолидации, консолидация по разным периметрам, надежность и безопасность, защита данных (несанкционированный доступ / непреднамеренное разрушение), настройка журналов аудита действий пользователей (запросы, построение отчётов, загрузка и изменение данных), отказоустойчивая инфраструктура (это что в данном случае значит?), удобство использования, двуязычный (русский/английский) интерфейс пользователя, русская и локализованная (англоязычная) контекстная помощь, масштабируемость и устойчивость к изменениям.

К ключевым условиям успеха проекта Наталья Сурова причислила участие наиболее квалифицированных консультантов и интеграторов, с опытом совместной реализации сложных проектов для крупных российских Групп. Их регалии: международные бухгалтерские сертификаты ACCA, CIMA; научные степени по экономике; сертификаты на внедрение информационных систем; сертификация и подтвержденный опыт внедрения продуктов ORACLE HFM. Важную роль сыграла методологическая и техническая поддержка после реализации проекта, а также готовность c начала включить в совместную команду сотрудников ВТБ. Была выполнена программа обучения пользователей и подготовка пользовательской документации. «Проект – это дополнительная нагрузка для каждого сотрудника, а не только для команды проекта, - подчеркивает Сурова, - и прежде всего на стадиях методологии и тестирования результатов. Проектная команда должна включать наиболее опытных и компетентных сотрудников, что предполагает их отвлечение от процесса подготовки отчетности».

Особое внимание было уделено тестированию. Их было три: внутреннее тестирование методологами и техническими специалистами исполнителя, до передачи системы на тестирование в ВТБ - тестирование на ретроспективных данных ВТБ за 20ХХ год по выборке компаний. Затем опытно-промышленная эксплуатация: параллельная подготовка отчетности в Оracle HFM и в Excel, сравнение результатов, устранение расхождений.

Обучение проектной команды ВТБ включало основы функциональности Оracle HFM, особенности технологической методологии, расширение требований к пакетам ввода данных. Сотрудники управления отчетности изучали новые пакеты ввода данных и ВГО, методологические изменения, основы функциональности Оracle HFM. Сотрудники дочерних компаний прошли сокращенное обучение (загрузка, сверка ВГО). Гарантийная поддержка велась в течение 1 года после сдачи системы в промышленную эксплуатацию. Собственная команда группы состояла из методолога по МСФО – специалиста по Oracle HFM (уровень – функциональный архитектор) и специалиста по Excel.

Подготовка данных для загрузки в систему. Для сбора данных используется 3 типа пакетов сбора данных EXCEL: GRF – шаблон для сбора данных от компаний группы, RA – шаблон сбора данных по внутригрупповым операциям, MADJ – шаблон сбора ручных корректировок.

Статистика по GRF: ~ 160 листов для заполнения (всего, включая служебные, - около 190 листов). Размер пустой проформы GRF (.xlsm) ~ 6,3Mb. Размер заполненного сконвертированного файла для загрузки (.xlsx): от 8Mb до 21Mb (средний: 8-9Mb, исторический максимум – 42,7Mb). Максимальное число строк на листе GRF ~ 11500. Время загрузки GRF в систему ~ от 7 до 20 минут.

Что делается для контроля качества данных?

На уровне пакета сбора данных выполняются: контроль сальдо счета в разрезе всех применимых аналитик, разнообразные межформенные контроли, логические проверки, контроль наличия данных. Сводный контроль: при нарушении загрузочный файл не формируется. Главное здесь, считает Наталья Сурова, это координация работы пользователей в части различных блоков отчетности на начальной стадии подготовки данных контроли в виде формул EXCEL. Они понятны и привычны любому пользователю, нужна минимальная адаптация добавление / расширение контролей on-line, не требуется вовлечение специалистов HFM.

На стадии загрузки данных в HFM проверяется версия используемого шаблона GRF / RA / MADJ , выполняется контроль баланса (А=П), равенство доходов/расходов в ОПУ и счетов PL в балансе, проверка оборотов, остатков по счетам – положительное/отрицательное сальдо, контроль заполнения и допустимости значений аналитик, контроль входящих остатков в разрезе применимых аналитик (Rollforwards), контроль атрибутов ценных бумаг с корпоративным справочником. Контроль внутригрупповых операций (ICT) включает соответствие данным, введенным в модуль ICT на стадии начальной сверки, непревышение балансового остатка в разрезе применимых аналитик, проверку изменений по сравнению с предыдущей успешной загрузкой. На этом этапе важны контроли, нереализуемые в EXCEL (между периодами, ICT, уровень детализации), независимость контролей от любых действий пользователей и summary изменений в результате каждой следующей загрузки.

Используются также дополнительные отчеты для мониторинга и оценки пользователей: по статусу загрузок, по количеству перегрузок, по сравнению данных с данными последней успешной загрузки, по контролю версии / потока загрузки, отчеты по действиям пользователей в модуле ICT.

Статистика сверки внутригрупповых операций.

Количество транзакций ~ 5000-6000. Период сверки – три дня. Автоматически сопоставляется ~ 50% . Вручную сопоставляется ~ 30% . Сопоставляется с использованием технических счетов ~20% . Ключевые поля для сопоставления транзакций: ID ценной бумаги и сложно-сочиненный код для деривативов (сумма сделки, код валюты).

Тем, кто будет делать подобные проекты, Наталья Сурова рекомендует:

• Структурирование совместной работы

• Проактивное обсуждение ключевых рисков

• Регулярные статус-встречи команды проекта, еженедельно или чаще по необходимости (с обязательным ведением протоколов)

• Совместный план с четким распределением ролей, ответственных и сроков

• Обсуждение проблем, поиск решения, детальный план реализации

• Анализ результатов за период

• Передача знаний внутри команды проекта + наличие внутренней экспертизы

• Привлечение на статус-встречи представителей Oracle

• Координация процесса, оперативное решение проблем, правило 24 часов

• Профессионализм исполнителя и заказчика, взаимное доверие

• Управление изменениями

Отдельный совет: учесть при планировании проекта степень готовности всего коллектива к кардинальным изменениям технологий и способов взаимодействия внутри команды.