Сокращение затрат на ИТ vs бизнес

В свое время я около десяти лет руководил ИТ в российских и международных компаниях, а последние десять занимаюсь консалтингом по управлению IT (в том числе 7 лет в IBM). За это время принимал участие в разработке ИТ-стратегий для Магнитогорского Металлургического Комбината, Национального Расчетного Депозитария, Роснано, Ренессанс Капитала, Еврохима, Норильского Никеля и многих других организаций.

Много лет я обучаю ИТ стратегии в бизнес-школе МИРБИС, а также преподаю ИТ бизнес-менеджерам в Академии Народного Хозяйства (программа МВА «Президент»). Это позволяет понять точки зрения как руководителей ИТ служб, так и директоров компаний.

В рамках обучения бизнес-менеджеров, говоря им о том, что можно получить от ИТ, я пытался требовать от них разработать кусочек по ИТ в стратегии бизнеса. После многочисленных итераций выяснилось, что наибольшей практический эффект бизнес- менеджерам дает разработка требований бизнеса к ИТ и соответствующих им проектов по ИТ.

Оказалось, что большинство бизнес-менеджеров, в том числе генеральные директора, затрудняются сформулировать не только непротиворечивый набор требований к ИТ для своей компании, но и просто перечислить цели своего бизнеса, кроме «получения прибыли». Однако если предлагались подсказки (выбрать из типовых целей бизнеса и требований бизнеса к ИТ), то оказывалось, что выбрать то, что сейчас уместно для их компаний, бизнес- менеджеры могут вполне квалифицированно, хотя генеральные директора часто недооценивают роль ИТ.

После анализа более сотни компаний (в основном, средних по размеру), выяснилось, что типовых требований к бизнесу немного, и их можно поделить по направлениям:

а) увеличение выгод бизнеса от использования ИТ (более подробно рассмотрено ниже);

б) уменьшение рисков ИТ. Интересно, что большинство компаний без работы ИТ совсем не может функционировать. А вот без маркетинга, продаж и даже производства многие предприятия могут работать много дней;

в) оптимизация затрат на ИТ: именно оптимизация, а не «сокращение». До кризиса, проанализировав возможности и текущее финансирование ИТ в своей компании, большинство учившихся у меня директоров компаний приходило к выводу о целесообразности увеличения затрат на ИТ. Однако в 2015 году ситуация изменилась, большинство директоров планирует сократить затраты на бизнес (и на ИТ) на 5-10%;

г) улучшение планирования и контроля ИТ: большинство руководителей компаний не жаждут самостоятельно разбираться в работе ИТ, однако хотели бы быть уверены, что выгоды от ИТ существенно превышают затраты. Если генеральный директор будет уверен, что каждый рубль затрат на ИТ через год принесет полтора (а лучше два) рубля увеличения доходов бизнеса, то затраты на ИТ могут быть многократно увеличены. Проблема, правда, в том, что большинство проектов по ИТ за год, а порой и за два, не окупается. Методов, позволяющих оценить эффективность вложений в ИТ вроде бы много, но все они трудоемкие и совершенно не очевидные. А самое главное - для успеха проектов по внедрению информационных систем требуются очень существенные затраты со стороны бизнеса на реорганизацию бизнес-процессов, что для многих руководителей компаний до сих пор является неожиданностью.

Судя по оценкам руководителей компаний, обучающихся сейчас на моих курсах по программе МВА, в 2015 году требования бизнеса к ИТ существенно изменились: гораздо более важными стали требования по сокращению затрат на ИТ (рис. 2).

Интересно, что во время российского кризиса 2008-2009 годов требования бизнеса к ИТ менялись примерно так же, как и в 2015 году. Далее опыт предыдущего кризиса учтен, предполагается, что и в 2015 году кризис будет развиваться похоже.

Рассмотрим более подробно типовые требования бизнеса к ИТ, которые можно отнести к увеличению выгод бизнеса. Я проводил опрос бизнес-менеджеров российских компаний, используя вначале перечень требований к ИТ зарубежных компаний (несколько лет назад подробное исследование проводила компания IBM), а потом получил список типовых требований к ИТ для российских компаний. Вот эти требования по результатам опроса, проведенного в период с 2011 по 2014 годы:

1) повышение доходов бизнеса;

2) поддержка роста бизнеса;

3) повышение управляемости бизнеса;

4) снижение затрат на ведение бизнеса;

5) снижение рисков бизнеса;

6) получение новых возможностей;

7) удовлетворение личных амбиций.

Интересно, что важное для зарубежных компаний требование - «ИТ поддержка быстрого внедрения новых моделей бизнеса», неактуально для руководителей российских компаний, которых я опрашивал. Между тем «удовлетворение личных амбиций» весьма часто оказывается одним из самых важных требований генерального директора в России (раньше из-за этого весьма часто вместо 1С выбирали SAP. Однако сейчас SAP стал еще более дорогим и рискованным решением).

Также стоит отметить, что представления ИТ-менеджеров о требованиях бизнеса к ИТ, как правило, существенно расходятся с тем, что хотят бизнес-менеджеры.

В 2015 году для руководителей компаний наиболее актуальными становятся другие требования бизнеса к ИТ:

1) повышение управляемости бизнеса;

2) снижение затрат на ведение бизнеса;

3) выживание компании во время кризиса (в т.ч. сохранение клиентов, персонала, технологий и производства).

В 2015 году многие компании сокращают затраты. Но не все. Можно выделить несколько типовых стратегий поведения в 2015 году (т.е. во время кризиса), в сравнении с 2014 годом (рис. 3). Однако наиболее точным будет сравнение с 2012 годом, т.к. в 2014-м приближение кризиса уже чувствовалось.

Т.е. типовое поведение компаний в 2015 году – сокращение затрат (и на бизнес, и на ИТ) на 5-10%. На рисунке 3 это стратегия 2 - «Элегантное сокращение затрат».

Некоторые предприятия ожидает еще более печальная стратегия сокращения затрат - на 10-20% (стратегия 5 - «Постепенное сворачивание бизнеса»). При еще большем сокращении затрат, компании скорее ожидает уже банкротство (стратегия 6 – «Банкротство»).

Компании, имеющие имеющие финансовые возможности не сокращать затраты в 2015 году, могут попробовать увеличить число заказчиков и долю рынка (стратегия 1 – «Увеличение доли рынка») за счет компаний, которые будут уходить с рынка.

Менее вероятны следующие стратегии:

•  сокращение затрат на бизнес, используя для этого ИТ как инструмент (стратегия 3 – «Сокращение затрат на бизнес (за счет ИТ)»). Эта стратегия рассмотрена далее как наиболее потенциально интересная для ИТ;
•  сокращение затрат только на ИТ, но не на бизнес (стратегия 4 – «Сокращение затрат только на ИТ»). Для большинства компаний (не ИТ) от этого толка не будет. При средних расходах на ИТ в 1-2% от всех затрат компаний экономия 0,1-0,2% от всех затрат скорее несущественна. Также надо учесть, что время неработоспособности элементов ИТ после таких сокращений может вырасти в несколько раз;
•  увеличение затрат на 5-10% может дать шанс существенно увеличить долю рынка, а также объемы продаж (после кризиса) (стратегия 7 – «Существенное увеличение доли рынка»). Такие компании были во время предыдущих кризисов. Проблема, однако, в том, что в 2015 году кредиты практически недоступны, а быстро тратить имеющиеся резервы готовы немногие компании;
•  повышение затрат на бизнес и на ИТ более чем на 20-30%: по опыту предыдущих кризисов, а также по кейсам из учебников по бизнесу можно добавить и такую стратегию. Подобные компании могут быть среди тех, кто работает с госзаказами. Однако, скорее всего, попытка быстрого роста, да еще в полугосударственных компаниях, может привести к простой растрате этих средств. У меня был опыт работы в компании, которая пыталась получать большие государственные заказы. Это было печально: компания прозябала в периоды отсутствия заказов, а при получении денег очень быстро их разбазаривала. Хотелось бы надеяться, что сейчас дела обстоят иначе. Но не верится.

Типовые требования  бизнеса к  ИТ для различных стратегий бизнеса рассмотрены в Приложении 1 ( см. ниже).

Горизонт планирования проектов по ИТ во время кризиса тоже обычно сильно уменьшается. По опыту кризиса 2008-2009 годов, компании, сокращающие затраты даже на 5-10%, отказывались почти от всех новых проектов по ИТ. А точнее, от проектов со сроком окупаемости более полугода. Вся печаль в том, что большинство проектов по ИТ, типа внедрения CRM или ERP, если и окупаются, то только через несколько лет, требуя при этом больших усилий как от сотрудников ИТ, так и от пользователей и руководства компании.

На рисунке 3 рассмотрены примерные сроки окупаемости проектов по ИТ в зависимости от стратегий бизнеса (сокращаются ли затраты, и насколько). Т.е. в 2015 году даже без сокращения затрат, уместны проекты со сроком окупаемости не более 6-12 месяцев. При сокращении затрат на 5-10% требуемый срок окупаемости проектов может сократиться где- то до 3-6 месяцев. А при большем сокращении затрат могут быть отложены почти все новые проекты по ИТ.

Примечание: % затрат на ИТ, как и сроки окупаемости, на рисунке 3 проставлены достаточно условно, скорее для ориентира.

Наиболее вероятные стратегии для российских компаний в 2015 году

Конечно, большинство компаний никаких письменных документов по стратегиям составлять не будет. Однако типовым вариантом изменения поведения компаний в 2015 году будет попытка сокращения затрат (в начале года на 5-10%, а далее – как дела пойдут).

Т.е. наиболее вероятными в 2015 году выглядят стратегии:

а) элегантное сокращение затрат (1->2) Собственно, это наиболее вероятный, да и неплохой вариант для кризиса. Вероятно, придется притормозить почти все не начатые проекты со сроками окупаемости более полугода. Да и на всех текущих расходах начать экономить.

б) сокращение затрат на бизнес (за счет ИТ) (1->3) Этот вариант, конечно, гораздо интереснее для ИТ-менеджеров, чем сокращение затрат и на бизнес и на ИТ. Дело всего-то в том, чтобы найти проекты по ИТ, позволяющие буквально за несколько месяцев сократить затраты на бизнес. И желательно убедить в этом генерального директора. Вот и все.

в) переход от сокращения затрат на бизнес и ИТ к сокращению затрат на бизнес (за счет ИТ) (2->3)

Когда затраты на ИТ уже подсократили, добиться их увеличения очень сложно, но теоретически возможно. Дело опять, как и в предыдущем варианте, в поиске проектов по ИТ, быстро обеспечивающих сокращение затрат на бизнес.

Если вы не хотите сокращать затраты на ИТ в 2015 году, то, скорее всего, придется обещать сокращение затрат на бизнес с использованием конкретных решений по ИТ. Требования к ИТ в этом случае могут быть существенно выше (Рис. 5):

При сокращении затрат на ИТ стоит планировать завершение уже начатых проектов и небольшие доработки уже внедренных решений (например, внедрение нового модуля в уже работающую ERP).

Выводы:

1. Если вы не предложите варианты сокращения затрат на бизнес за счет ИТ, то сократят затраты на ИТ, причем неэлегантно. Увеличить затраты на ИТ впоследствии будет сложно и не ранее начала роста бизнеса.

2. Можно самостоятельно предложить сократить затраты на ИТ на 5-10%, объяснив, за счет чего и как это аукнется сейчас и через пару лет.

3. При сокращении затрат на ИТ на 5-10% целесообразно сконцентрироваться на завершении уже начатых проектов. Из новых проектов уместны лишь небольшие и окупаемые за 3-6 месяцев. Таких проектов совсем немного: скорее всего, это небольшие доработки уже внедренных информационных систем, позволяющих лучше контролировать бизнес (сократить затраты на него).

4. Если ваша компания собирается увеличивать свою долю на рынке во время кризиса, имея при этом финансовые ресурсы, то сокращать затраты на ИТ нецелесообразно. Вместо этого стоит начать внедрять информационные системы, которые через 1-2 года дадут конкурентные преимущества бизнесу. Так, во время кризиса 2008-2009 годов ряд успешных предприятий существенно улучшили управление бизнесом за счет внедрения комплексных решений типа ERP и CRM.

5. Вероятно, роль планирования ИТ существенно возрастает во время кризисов для большинства стратегий бизнеса (кроме случаев банкротства и растранжиривания государственного финансирования).