Создание эффективной системы управления транспортом на базе SAP Transportation Management (SAP TM) в компании «М.Видео»

Отрасль:Транспорт

Заказчик: «М.Видео»

Руководитель проекта со стороны заказчика: Калоева Ольга

ИТ-поставщик: NOVARDIS

Сроки выполнения проекта: Сентябрь, 2012 — Апрель, 2014

Масштаб проекта: 6720 человеко-часов 13 автоматизированных рабочих мест

Цели проекта: 

Ранее для планирования транспортировок в «М.Видео» использовалась функциональность, разработанная на базе SAP ERP. Однако в связи с активным развитием онлайн-продаж и высокими темпами роста сети розничных магазинов существующее решение перестало удовлетворять потребностям бизнеса. В результате было принято решение автоматизировать процессы транспортной логистики компании «М.Видео» в части региональных транспортировок и доставки розничным клиентам с помощью решения SAP Transportation Management (SAP TM).

Предпосылки проекта:

• существенное увеличение количества заказов с доставкой и рост транспортных издержек
• потребность в повышении утилизации ТС
• высокие трудозатраты на планирование и управление транспортировками
• недостаточный контроль процесса транспортировки

Цель проекта – повышение эффективности, прозрачности и управляемости процессов транспортной логистики компании «М.Видео», а также увеличение уровня сервиса в рамках процесса клиентской доставки путем:

• реализации гибкого и эффективного процесса планирования клиентских доставок и межскладских перемещений
• унификации процессов транспортной логистики
• уменьшения транспортных издержек за счёт улучшения качества маршрутизации и автоматизации процессов
• эффективного взаимодействия с перевозчиками – поставщиками транспортных услуг
• контроля исполнения транспортировок на основании единых, унифицированных статусных схем и точек контроля
• создания технологической платформы для предоставления новых сервисов клиентам и последующего развития процессов транспортной логистики

Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы:

• SAP Transportation Management (SAP TM)
• SAP Event Management (SAP EM)
• PARCON easyTrack (eT)
• PARCON geoFramework
• Territory Management
• WEB портал для внешних перевозчиков
• Геокодер - компонент API Яндекс.Карты

Направление/область и тип работ:

• Внедрение и развитие бизнес-приложений
• Управление транспортом

Важность проекта: Стратегическая ИС

Возможность тиражируемости: Да

Масштабируемость: Да

Описание проекта:

В ходе проекта внедрения SAP TM автоматизированы следующие функциональные области процесса управления транспортировками:

• Автоматическая маршрутизация
• Динамическая работа с картой
• Контроль утилизации транспортных средств
• Управление и контроль гарантий перевозчиков
• Выбор перевозчиков
• Управление статусами и событиями планирования и выполнения перевозок
• Управление расчетами с перевозчиками и поддержка процесса претензионной деятельности.

Компания «М.Видео» выделила три основных направления в рамках проекта SAP TM для повышения эффективности транспортировок: «лучший тариф», повышение утилизации и автоматизация процесса «P2P» («procure-to-pay»).

1. «Лучший тариф» за счет автоматизации в SAP TM процессов:

• расчета гарантий
• конкурса среди перевозчиков
• мини-тендера

2. Повышение утилизации благодаря:

• Оптимальной маршрутизации - анализ более 2500 вариантов маршрутов и увеличения возможностей утилизации транспортных средств
• Новой логики формирования загрузки транспортных средств с учетом:

- массо-габаритных характеристик груза

- пункта назначения (склад или розничный магазин)

- доступного места для размещения в пункте назначения

3. Автоматизация и организация процесса «procure-to-pay»:

• Сквозной процесс управления транспортом в едином информационном поле – достигнута прозрачность и бесшовность процессов
• Создание рабочих мест перевозчиков – все взаимодействие через портал (без писем, факсов и звонков); доступ к заказам у каждого сотрудника; вся информация по работе с перевозчиками доступна в системе
• Переход от ручной маршрутизации к автоматической – без лимитов в маршрутизации; без роста линейного персонала при росте логистической сети; вместо механического труда – интеллектуальный

Автоматизация с помощью SAP TM также позволила снизить влияние человеческого фактора на такие процессы, как конкурсный выбор перевозчиков на маршрутах, расчет и контроль фрахтовых затрат, претензионная деятельность. Качество маршрутизации клиентской доставки выросло, в том числе благодаря переходу от планирования по адресу к планированию по географическим координатам с использованием специализированных сервисов.

В ходе проекта эксперты партнера по внедрению компании NOVARDIS проанализировали возможности нескольких внешних GIS-приложений по степени точности оценки координат для Москвы и других регионов России. Внедренное в «М.Видео» решение оптимально сочетает преимущества разных GIS-сервисов.

Создание рабочих мест перевозчиков

Интересной особенностью проекта стало создание рабочих мест перевозчиков непосредственно в информационной системе «М.Видео». Обмен информацией с контрагентами осуществляется через web-портал, таким образом менеджеры компании могут более эффективно взаимодействовать с поставщиками транспортных услуг и курьерами. В системе SAP TM ведется контроль и расчет гарантий контрагентов: от планирования гарантий и подтверждения перевозчика до обработки ответов и формирования документов. В результате высокой степени автоматизации общее время расчета гарантий сократилось в 6 раз, а срок их утверждения – в 4 раза.

Отслеживание событий в системе SAP EM

Для повышения эффективности управления региональными транспортировками и клиентской доставкой в рамках проекта внедрен специализированный модуль по отслеживанию событий бизнес-процессов – SAP EM (SAP Event Management). Сотрудники «М.Видео» могут контролировать статусы транспортировок и процессов склада, оперативно получать информацию и реагировать на события в рамках планирования и выполнения перевозок. Это позволяет существенно повысить точность расчета фрахта, контролировать штрафы, простои, обеспечить быструю реакцию на поломки, нарушения в работе складов 3PL-операторов и задержки машин на маршрутах.

Результаты проекта автоматизации процессов транспортной логистики компании «М.Видео» с помощью SAP TM:

• снижение тарифа за счёт использования системы SAP TM на 4-5%
• повышение утилизации на 6%
• маршрутизация 3000 заказов и более с сохранением сервиса
• отсутствие роста линейного персонала при существенном росте логистической сети

В результате проекта внедрения системы SAP TM компания «М.Видео» получила легко масштабируемую информационную платформу для автоматизации процессов транспортной логистики, имеющую достаточный запас мощности для поддержки роста компании.

Благодаря автоматизированным рабочим местам для сотрудников и перевозчиков все процессы переложены в систему, что позволяет не только ускорить их, но и сделать прозрачнее и понятнее для всех участников.

Уникальность проекта: 

1. Автоматизация процессов в части региональных транспортировок и доставки розничным клиентам осуществлялась в параллельном режиме. Это существенно увеличило нагрузку на проектную команду как со стороны компании «М.Видео», так и партнера по внедрению – NOVARDIS.

2. Поскольку система управления транспортировками относится к категории бизнес-критичных для компании «М.Видео», то любые сбои в ее работе могли бы повлечь существенные потери прибыли.

Для минимизации рисков, на этапе опытно-промышленной эксплуатации SAP TM осуществлялась параллельная работа на «новом» и «старом» решении. В то же время проводилась оперативная оценка и сравнение результатов работы ИТ-систем. Только после того, как результаты эксплуатации решения SAP Transportation Management достигли целевых показателей, «старое» решение было заменено.

География проекта: «М.Видео» — лидер среди российских розничных сетей по продаже электроники и бытовой техники в России и одна из крупнейших европейских компаний в этом сегменте. Более 340 магазинов сети работает в 146 городах России.

География проекта автоматизация процессов транспортной логистики с помощью SAP TM охватывает работу пользователей Управления клиентской доставки и Отдела перевозок центрального офиса компании «М.Видео».

Рекомендации по итогам внедрения: Особенности проектов автоматизации процессов транспортной логистики накладывают специфические требования к организации проекта и обуславливают необходимость неукоснительного следования методологии внедрения.

Рекомендации при реализации подобных проектов:

• необходимость этапа нагрузочного тестирования, который позволяет снизить риски, связанные с ресурсоемкими расчетами в системе, и подтвердить правильность принятых архитектурных решений;
• необходимость наличия в проекте этапа опытно-промышленной эксплуатации на пилотной зоне. Основными целями этого этапа являются подтверждение целевых показателей и KPI бизнес-процесса управления транспортом, оценка его результатов не столько с технической, сколько с качественной точки зрения, а также оценка достигнутых выгод относительно процесса AS-IS. При планировании этапа опытно-промышленной эксплуатации целесообразно рассмотреть вариант одновременной работы в «старой» и «новой» системах в рамках пилотной зоны для более точной оценки предварительных результатов внедрения и принятия решения о тиражировании.