Как цифровая трансформация улучшает сферу закупок

Цифровизации закупок во многих компаниях все еще уделяется недостаточно внимания. К такому выводу пришли авторы исследования SAP и Oxford Economics. Отделы закупок больше сосредоточены на рационализации работы с поставщиками, получении наиболее привлекательной цены, сокращении логистических цепочек и внедрении систем оперативных поставок. Разбираемся, какие ИТ-решения помогут оптимизировать сферу закупок.

Что сейчас происходит в отделах закупок?

Эксперты SAP и Oxford Economics опросили 1000 руководителей отделов закупок и поставок из 23 разных стран и 14 отраслей. Вот что они выяснили:

Ситуация с внедрением технологий автоматизации в разных компаниях выглядит по-разному. Почти 4 из 10 (37 %) опрошенных руководителей отмечают, что все или большинство процессов закупок в их компаниях выполняются вручную.

Организации недостаточно эффективно используют данные и аналитику. Только около половины (54 %) опрошенных руководителей сообщили, что используемые для закупок технологии позволяют им принимать информированные решения о расходовании средств в масштабах всей организации на базе анализа данных.

Многие компании запаздывают с внедрением технологий искусственного интеллекта. Лишь половина (51 %) руководителей используют машинное обучение/аналитику на основе искусственного интеллекта для анализа данных перед принятием решений.

Как действуют лидеры?

Среди опрошенных руководителей была выделена группа лидеров, чьи результаты опережают других респондентов. Выяснилось, что они:

1.       Используют потенциал данных и аналитики. Лидеры активнее используют потенциал данных и аналитики, принимая информированные решения о расходовании средств в масштабах всей организации для более эффективного ведения бизнеса. 70 % лидеров (в сравнении с 17 % у остальных) могут в автоматическом режиме отслеживать общую картину расходов в реальном времени.

2.       Используют возможности искусственного интеллекта. Лидеры вкладывают значительные средства в технологии искусственного интеллекта/ машинного обучения. 99 % лидеров (в сравнении с 45 % у остальных) используют машинное обучение/аналитику на основе искусственного интеллекта для анализа данных перед принятием решений.

3.       Повышают уровень освоения. Лидеры лучше преуспели с внедрением новых процессов и технологий в сфере закупок. Только 16 % лидеров (в сравнении с 44 % у остальных) говорят о том, что слабое внедрение новых процессов и технологий закупок в масштабах всей организации выступает барьером для перехода на цифровые технологии в сфере закупок. Лидеры также сталкиваются с меньшими сложностями в плане финансирования новых технологий. Фактически остальные (не лидеры) в 3 раза чаще говорят, что недостаток финансирования новых технологий выступает препятствием для внедрения цифровых технологий в сфере закупок.

Что еще можно улучшить?

Самая большая сложность, с которой сталкиваются все организации, связана с тем, что внедрение цифровых технологий в сфере закупок не рассматривается как приоритетное направление для бизнеса. Эту ситуацию необходимо менять, так как инвестиции в цифровизацию в сфере закупок дают хороший результат.

Ручные процессы создают сложности на пути к повышению эффективности работы и гибкости бизнеса. Организации, которые автоматизируют свои процессы, могут направить усилия работников отделов закупок на работу со стратегическими инициативами, взаимодействие с бизнесом, внедрение данных и систем аналитики в процессы принятия решений, а также на устранение препятствий к внедрению цифровых технологий.

Еще одна проблема заключается в том, что многие компании не используют все возможности имеющихся технологий. Даже среди лидеров лишь 48% отслеживают показатели эффективности поставщиков, только 36% видят транзакции в реальном времени (например, счета-фактуры, платежи), 32% следят за затратами в реальном времени. Компаниям необходимо повышать уровень освоения и использовать весь доступный функционал технологий. Надо устранять разрыв в технологических инвестициях, особенно в том, что касается базовых технологий закупок. К примеру, можно использовать функцию множественных тендеров (автоматическая рассылка заявок выбранным поставщикам) для получения более выгодных переговорных позиций и повышения эффективности расходов.

Повышение квалификации персонала – еще один важный шаг для улучшения работы отделов закупок. По результатам исследования Deloitte Global CPO Survey 2019, отделам закупок нужны новые квалификации, которые позволят им играть более стратегическую роль для своих организаций: «Только 46 % директоров по закупкам считают, что их команды могут полноценно внедрять стратегию закупок, это меньше, чем было в 2018 году (49 %). В большинстве случаев такой разрыв связан с более сложным набором квалификаций и компетенций, требуемых для отделов продаж, в том числе в связи с цифровыми технологиями».

Шесть шагов по успешному переходу на цифровые технологии в сфере закупок

1. Оценка уровня цифровой зрелости отдела закупок. Используются ли ручные процессы, которые нужно автоматизировать? В ваших решениях есть функции, которые сейчас не используются? Обращайте внимание на самое очевидное, чтобы получить быстрые результаты при переходе на цифровые технологии.

2. Подготовьте бизнес-сценарий изменений и заручитесь поддержкой высшего руководства. Продемонстрируйте потенциал цифровых технологий в сфере закупок для вашей организации. Поддержка со стороны руководства и приоритетный подход помогут в достижении успеха.

3. Определите препятствия к изменениям и разработайте стратегию по их преодолению.

4. Определите необходимые квалификации и подготовьте план их получения.

5. Сконцентрируйтесь на управлении изменениями и на принятии изменений. Вовлекайте в процесс заинтересованные стороны – в том числе ваш отдел закупок, ИТ-отдел и связанные отделы по всей организации – на самых ранних этапах, это поможет создать положительную атмосферу вокруг всего проекта. Если внедрение новых процессов и технологий происходит медленно, пообщайтесь с людьми, чтобы выяснить причины.

6. Отмечайте достижения, большие и маленькие, чтобы поддерживать темп команды. Определите параметры, по которым вы будете измерять успех реализации.

Резюме

Отделы закупок, которые ускорят переход на цифровые технологии, будут иметь больше возможностей для преодоления кризиса, для защиты бизнеса и достижения высоких результатов в будущем. Высокоэффективные и автоматизированные процессы помогут им реагировать на неожиданности. Более обширное использование данных, инструментов аналитики и искусственного интеллекта поможет принимать информированные решения и достигать лучших результатов. Также они смогут играть более стратегическую роль для своей организации.

Читать еще:

«Оцифровка» инвестзакупок: как ИТ-система экономит сотни миллионов

ИТ в ритейле: экспертная встреча ИТ-руководителей розничной торговли

Комплексная система управления и оперативного контроля закупочной деятельности