Удалить лишнее из удаленной работы: от программ-«надзирателей» к win-win-подходу

После перевода целых отраслей на «удаленку» из-за пандемии остро встал вопрос контроля рабочего времени сотрудников. Компании начали использовать цифровые инструменты: тайм-трекеры, менеджеры задач и т.д. Но как сделать так, чтобы эти решения имели не репрессивный, а поощрительный функционал? Объясняет Михаил Папура, заместитель директора компании CorpSoft24.

Удаленка обострила вызовы внешних угроз: 63% зафиксировали увеличение числа кибератак. В 58% компаний отмечают нежелание сотрудников выполнять требования ИБ-политики из дома.

 Нарушения порядка обмена данными, их неправомерное использование происходит сегодня в 26% компаний. Кражу данных сотрудниками в 2020 году зафиксировали 14%. Обеспокоенность по поводу инсайдерской деятельности выросла с 30% (до пандемии) до 70% (сейчас).

Не секрет, что большая часть сотрудников тратит много рабочего времени на задачи, напрямую не относящиеся к их должностным обязанностям. Лишь небольшой процент штата составляют самоорганизованные и мотивированные люди, всегда занятые работой.

Чтобы минимизировать утечку рабочего времени в новых реалиях, нужны не только эффективная организация бизнес-процессов, построение мотивированных проектных команд или рабочих групп, но и внедрение ИТ-системы мониторинга и контроля рабочего времени.

Все чаще используются специальные системы контроля и учета рабочего времени сотрудников (УРВ-решения).

Возможности современных систем УРВ

Системы УРВ существуют на ИТ-рынке и активно используются компаниями и организациями уже более 20 лет. Сегодня УРВ-решения эволюционировали в системы мониторинга работы сотрудника, которые включают в себя тайм-трекер, менеджер задач, производственный календарь, а также систему мониторинга активности сотрудника за компьютером, которая с помощью специальных программ-агентов, установленных на ПК сотрудника, осуществляет сбор различных телеметрических данных – активность пользователя (нажатия на клавиши клавиатуры, перемещения и клики мыши), скриншоты рабочих экранов, записи видео с монитора и аудио с микрофона.

Отдельные УРВ-решения делают упор на DLP-функциональности - позволяют контролировать создание, правку, удаление файлов; отслеживать и блокировать отдельные сетевые подключения; контролировать USB-порты, блокировать нежелательные подключения сторонних устройств, ограничивают доступ к определенным сайтам и многое другое.

Электронный вертухай

Почти все современные УРВ-системы имеют встроенный «идеологический» дефект. Их функциональность нацелена на интересы работодателя и решает только две задачи: контроль за соблюдением сотрудником трудовой дисциплины и формальную оценку продуктивности его работы, через подсчет времени работы в «полезных» и «вредных» информационных системах.

По сути, это программы-«надзиратели» – они отслеживают фактическое начало и окончание рабочего дня, несогласованные перерывы в работе, опоздания, отсутствие на рабочем месте и отвлечения от работы (работу в неизвестных приложениях, посещение посторонних сайтов, компьютерные игры, переписку в мессенджерах).

УРВ анализируют эти данные и формируют отчет о фактически отработанном сотрудником времени с учетом допущенных нарушений трудовой дисциплины и зафиксированным объемом непродуктивной работы.

Оценка продуктивности сотрудника выполняется слишком прямолинейно. При таком подходе не учитывается, что неквалифицированный или немотивированный работник может «отсиживать» необходимые часы перед компьютером, но не выполнять требуемый объем работ или выполнять его некачественно. И наоборот, для выполнения сложных интеллектуальных задач работнику бывает необходимо подумать, собрать и проанализировать недостающую информацию, опубликованную на различных интернет-ресурсах, пообщаться на форумах и в мессенджерах с коллегами. Классические УРВ-решения оценят такую активность как «вредную» и снизят сотруднику коэффициент продуктивности.

В итоге существующие системы этого класса воспринимаются в качестве инструментов «слежки» за сотрудниками, поэтому вызывают у них неприязнь и демотивацию.

Sine qua non

По мере распространения гибридных и полностью удаленных моделей организации офиса инструменты мониторинга рабочей активности сотрудников становятся условием, без которого успешное развитие новых форматов работы будет либо затруднено, либо полностью невозможно.

Особенно высокий уровень их актуальности будет фиксироваться в компаниях с многочисленным штатом, сложной структурой отделов и подразделений, а также сетью региональных представительств.

В небольших организациях отказ от офиса в перспективе производительности труда можно компенсировать корпоративной культурой, личной лояльностью сотрудников и мотивированностью на результат. Однако крупным игрокам, в силу их сущностных особенностей в изменившихся реалиях, без средств контроля придется непросто.

Перед ними будет стоять двойная задача: обеспечить высокое качество труда сотрудников и не вызвать у них чувство отторжения из-за необходимости взаимодействовать с системами мониторинга их работы.

В этом свете УРВ-инструменты становятся условием, без которого организация постоянной удаленки во многих случаях оказывается попросту невозможной. Задача их разработчиков – постоянное развитие функциональности с сохранением «человеческого лица» данных решений – максимальная управленческая эффективность при минимизации надзора за сотрудниками, трудящимися в условиях домашнего офиса.

Как это делается

Эффективное УРВ-решение работает на создание ситуации win-win: оно не шпионит за людьми, выискивая повод для санкций, а предоставляет им удобный инструмент для самоорганизации работы и объективной оценки труда.

Это достигается через поддержку в таких системах технологий планирования и управления коллективной и индивидуальной работой. УРВ должны давать возможность сотрудникам на свое усмотрение выбирать задачи, исходя из личных либо коллективных приоритетов, опыта, текущей загрузки и режима работы.

Второй важный момент: обеспечение гибкости процесса выполнения работ по задачам.

Исполнитель должен иметь возможность самостоятельно разделять их на подзадачи, какие-то оставляя на выполнение себе, а остальные перенаправляя на исполнителей, имеющих требуемую специализацию, опыт и время.

Отсюда вытекает необходимость разработки и ведения нормативов на выполнение работ – эффективное УРВ-решение должно показывать все цепочки задач-подзадач, привлеченные ресурсы (специалистов, их квалификацию, ставки), время и трудоемкость исполнения, с возможностью корректировки нормативов по критериям выставленных метрик.

Всё это позволяет разрабатывать эффективную систему KPI – для конкретного сотрудника, для подразделения и для всей компании.

Конечная цель УРВ как класса цифровых решений - не просто учитывать рабочее время сотрудников, а развернуть «единый центр управления удаленной работой» в реальном времени за счет расширенного функционала по управлению процессами, преодолевающие ограничения «следящего» подхода.

DDoS-атаки на сети: цифровизация бизнеса и «удалёнка» увеличили риски

Work-life balance: свободная рассадка, зона чилаута и сплав на байдарках

Внедрение DLP-системы на 50% увеличило эффективность работы. Ростислав Гордиенко, КФ «Победа»