Хоккейный клуб “Авангард” играет в высшей лиге автоматизации процессов

Почему было принято решение создания комплексной системы автоматизации Клуба, какова предыстория проекта? Можете рассказать, пожалуйста?

Спортивный клуб, если смотреть на него как на предприятие, - это полноценный крупный бизнес: и по обороту, и по количеству сотрудников, и по числу заключаемых ежегодно договоров. При этом еще несколько лет назад его процессы практически не были автоматизированы: документооборот велся в ручном, бумажном режиме. Бухгалтерия жила сама по себе и нужна была только для отчётности перед налоговой и лигой, а управленческого учёта не было вообще. Было сложно не то что контролировать финансовые потоки и движение документов, а вообще понимать, хватает ли клубу денег на сезон или нет. Всё это приводило к периодической потере документов, кассовым разрывам и невозможности планирования ресурсов на какой-бы то ни было долгий срок. Возможно, такой режим работы может быть и привычным для спортивных клубов, но он совершенно не соответствует современному корпоративному уровню управления крупным бизнесом. Поэтому, когда наша команда пришла в клуб, мы поставили себе первоочередной целью автоматизировать процессы учёта. В качестве партнера выбрали компанию ALP Group.

Как бы вы описали ключевые особенности управления крупной спортивной организацией?

С точки зрения финансов, бюджета, документооборота, — все то же самое, что у любой другой крупной современной организации, которая стремится, чтобы бизнес-процессы были прозрачными, а каждый рубль потрачен эффективно. Соответственно, должно быть выстроено чёткое, обязательное для всех сотрудников, управление бюджетом, организована строгая система финансового контроля. Должна быть разработана понятная финансовая структура: какие есть статьи затрат, как они группируются в центры финансовой ответственности, на каких местах эти затраты возникают. Договоры должны согласовываться по заранее определённым маршрутам, платежи - привязаны к этим договорам и контролироваться на предмет соответствия бюджету и закупочным процедурам. При согласовании реестра платежей у руководителя должна быть возможность “провалиться” внутрь каждого платежа, посмотреть все документы, листы согласования, пройденные контроли.

Хоккейный клуб «Авангард» работает в нескольких городах, кроме того, может быть несколько площадок внутри одного города. Поэтому для нас важно было перевести весь документооборот в электронный вид, чтобы вне зависимости от локации сотрудников документы без задержек попадали в бухгалтерию и в юридический архив.

Наконец, на основе бухгалтерского учёта должна формироваться понятная и своевременная управленческая отчётность, которая дает руководству клуба всю необходимую информацию для принятия решений по операционной деятельности.

По вашему мнению, насколько отечественные спортивные организации готовы к внедрению комплексных автоматизированных систем управления? Является ли проект «Авангарда» скорее типичным или уникальным?

Автоматизация бизнес-процессов приводит к тому, что все операции становятся абсолютно прозрачными и контролируемыми. Исчезает возможность, скажем так, нецелевой и неэффективной траты бюджета, возможность скрыть что-то или потерять. Например, просто физически невозможно оплатить что-то, если в системе отсутствует согласованный всеми службами договор, в рамках которого идёт этот платеж. В любой момент можно посмотреть, как был выбран контрагент, кто его проверял, был ли анализ рынка, откуда бюджет и так далее.

Как показывает практика, в России далеко не все спортивные клубы готовы к такой прозрачности. Поэтому в спорте проект Авангарда пока является достаточно уникальным.

Также проблема заключается в том, что не все клубы готовы выделить бюджет на внедрение и поддержку таких систем. Хотя за счёт повышения контроля, снижения числа ошибок, роста скорости и качества принятия решений, затраты отбиваются уже за один сезон.

Например, благодаря точному учету становится понятно, сколько денег необходимо клубу на каждый конкретный период, и можно разместить излишек денежных средств на депозите на длинный срок под хорошую ставку.

Какие главные задачи решались в ходе проекта? Что изменилось в работе различных служб сейчас, после запуска проекта?

Мы стартовали в сентябре 2019 года. За это время автоматизировали процессы управления бюджетом, казначейством, документооборотом, создали электронный архив и наладили обмен документами внутри клуба. Все эти процессы ведутся в одной связанной электронной системе.

Но здесь у нас было серьезное преимущество. Во-первых, изначально платформой для реализации проекта мы выбрали систему «1С:Предприятие», по сути – стандарт, если вы хотите гарантированно решить сложную задачу по автоматизации в обозримые сроки. Во-вторых, в процессе работы мы задействовали удобный инструментарий управления проектом нашего подрядчика ALP. С его помощью можно было отслеживать все, что происходит в проекте, понимать, где мы находимся, и, если нужно, быстро что-то корректировать. В-третьих, у нас была возможность для расширения базовой платформы под наши конкретные задачи, причем все это делалось в рамках R&D лаборатории нашего партнера.

Если говорить о том, что поменялось - появились правила, которые обязательны для всех и «вшиты» в систему. Теперь нельзя прибежать и просто срочно оплатить что-то, кто бы об этом ни попросил. Вернее, срочно – можно, но с соблюдением правил. Нельзя забыть документы в ящике стола и не передать их в бухгалтерию, это сразу будет видно. Нельзя потратить деньги, если не определен источник финансирования в бюджете.

Конечно, сначала многим казалось, что система сложная, правил слишком много, и это мешает работе. Приходилось объяснять, почему это важно, обучать, разрабатывать простые и понятные инструкции. Но сейчас сотрудники привыкли, теперь это совершенно обычная форма работы.

В 2020 году мы все столкнулись с серьезными карантинными ограничениями. Как было организовано управление проектом внутри клуба в этот период и как происходило взаимодействие с подрядчиком?

Основной период внедрения выпал как раз на время карантина. Поэтому все ключевые стадии пришлось делать в удалённом режиме: приёмка, тестирование, обучение пользователей. Конечно, это был вызов, было непривычно. Мы активно использовали системы видеоконференцсвязи, наверное, как и все организации в мире в этот момент. Но особо подчеркну, что фундаментом успеха стали именно технологии: как наши внутренние процессы (уже адаптированные и отлаженные), так и внешние, обеспечившие бесперебойное дистанционное управление проектом. Зато теперь мы во многом вообще не привязаны к офису: все процессы переведены в электронный вид.

Каковы результаты первых месяцев эксплуатации системы? В чем вы видите главные преимущества от внедрения?

Мы полностью отказались от старых разрозненных, не связанных друг с другом систем. Ввели систему единых справочников, единой номенклатуры, статей затрат для всех видов учета и всех пользователей. Значительно упростили контроль бюджета за счёт автоматизации, встроенных механизмов контроля. Стали гораздо лучше управлять своими финансами. И, наконец, повысили производительность труда сотрудников, снизили степень отвлечения персонала на работу с документами в плане дополнительных согласований, беготни из офиса в офис, сбора документов и пересылки по почте. Сейчас весь документооборот идет в электронном виде. Учитывая, что мы работаем на четыре города, это значительно упрощает и ускоряет работу.

А мобильное приложение для работы в системе разработали?

Конечно, мы же хоккейный клуб, у нас сотрудники постоянно находятся в разъездах, на выездных играх, в командировках. С помощью мобильного приложения можно оперативно согласовывать документы, платежи, даже если ты в такси или на матче.

Где ваши ожидания пока не до конца оправдались, что хотели бы усовершенствовать?

Мы пока ещё не полностью закончили настройки системы. Это связано с тем, что мы проходили внедрение в середине года, в разгар хоккейного сезона. И полное понимание возможностей системы приходило постепенно. В новом бюджетном году мы сделаем настройки таким образом, чтобы у нас работал весь функционал и производительность труда выросла еще больше.

Каковы дальнейшие пути развития системы?

На следующий год планируем автоматизировать и перевести в электронный вид всю систему внутреннего документооборота. Это приказы, письма, поручения, служебные записки и вся внутренняя документация.

Также внедрим модуль управления складом и торговлей. Это позволит автоматизировать и сделать прозрачными процессы по управлению закупкой и выдачей спортсменам спортивной экипировки, использованию медицинских товаров, эффективно управлять продажами и остатками на складе клубного мерчендайзинга.

Работы еще много, стараемся наладить все процессы до окончания строительства новой арены в Омске, там будут уже новые задачи.