Как S7 Group сократила время обработки документов в 2,5 раза

В числе одного из самых интересных кейсов на онлайн-встрече «Системы управления предприятием: лучшие практики ERP, CRM, ЭДО» оказался проект цифровизации S7 Group. Ольга Ковригина, начальник отдела повышения эффективности и качества "С7 Консалт", и Елена Шубина, руководитель направления по оптимизации процессов "С7 Консалт", рассказали о том, как холдинг S7 Group смог существенно сократить время на обработку бухгалтерских документов и как в этом помогает решение по оптическому распознаванию.

Как пояснила Ольга Ковригина, задача S7 Group на 2021 год – 100% переход на электронный документооборот (разумеется, насколько это возможно в рамках текущего законодательства). Эта работа началась в компании с 2013 года, на сегодня уровень электронного документооборота финансовых документов внутри холдинга S7 Group составляет 100%, со сторонними контрагентами – около 60%. Помимо финансовых документов в электронный вид также постепенно переводятся акты сверок, авансовые отчеты, складские и кадровые документы.

Ряд документов перевести в электронных документооборот нельзя, для этих документов используется функция оптического распознавания. В этом помогает ABBYY FlexiCapture — универсальная платформа для интеллектуальной обработки информации. Решение позволяет извлекать данные из любых типов входящих документов: например, из отсканированных бумаг, фотографий, электронных писем или вложений. ABBYY FlexiCapture классифицирует, распознает документы, извлекает данные, верифицирует и передаёт в корпоративные информационные системы. В дальнейшем эти данные загружаются в учетные системы и обрабатываются по аналогии с электронными документами.

Что дает ABBYY FlexiCapture 12?

• Единый конвейер для обработки всех видов документов для всех бизнес-процессов. 

• Готовые шаблоны и библиотека извлечения, гибкая настройка процессов обработки. 

• Инструменты создания шаблонов и обучения интеллектуальной классификации и извлечения. На сегодняшний день разработано более 10 шаблонов. 

• Простое добавление новых видов документов в существующие процессы. 

• Подключение любых справочников организации.

Система позволяет работать как со структурированными документами (анкеты, налоговые декларации, экзаменационные тесты, больничные листы), так и со слабоструктурированными (заявления юридических лиц, акты выполненных работ, счета, письма). В будущем планируется организовать распознавание рукописных документов. Также в этом году компания рассчитывала освоить специальное решение для распознавания иностранных документов, но так как границы между странами по большей части остаются закрытыми, эта работа пока поставлена на паузу.

Как работает решение? Первый этап – это сканирование документов. Затем идет верификация. Во время распознавания извлекается значимая информация – например, номер, дата документа, название контрагента, его реквизиты и т.д. При этом можно настраивать проверку – как формата документа, так и наличие подписей, печатей, контроля сумм и НДС. Далее - экспорт файла данных. Создается карточка документа, уведомляются лица, ответственные за согласование и т.д. После этого документ отправляется в учетную систему. Важно также, что в этом процессе задействуется роботизация.

Подробнее о процессах и архитектуре решения можно посмотреть в презентации.

Первые результаты проекта:

• Уровень распознавания первичных финансовых документов достигает 95-98%.

• Время на обработку одного комплекта документов сотрудником фронт-офиса сократилось в 2,5 раза.

• Средний объём обработанных страниц в месяц - 3700 единиц.

• Высвобождение 1 FTE фронт-офиса и 0,75 FTE по прочим подразделениям.