«Оцифровка» инвестзакупок: как ИТ-система экономит сотни миллионов
28 марта 2021
Организация закупок для крупных инвестиционных проектов (инвестиционных закупок), касающихся капитальных затрат для производства и базовой инфраструктуры, напрямую влияет на расходы компании и на стоимость ее конечного продукта. О том, как ИТ-решения упрощают процесс управления такими проектами и экономят сотни миллионов рублей, рассказывает Андрей Аверин, старший менеджер Accenture, эксперт по ИТ-решениям в области закупок.
Традиционно направление инвестиционных закупок в крупных компаниях включает в себя планирование и работу проектных институтов, поиск поставщиков, управление цепочками поставок, переговоры по ценам, согласование контрактных условий и заключение контракта. Кроме того, это оценка рисков с целью обеспечения лучших условий сделки для повышения экономической эффективности компании. Самые дорогие и наиболее сложные инвестиционные закупки связаны с крупными проектами по развитию производственных мощностей с привлечением специальных проектных институтов – например, в металлургии и добывающей промышленности. Инвестзакупки также реализуются в FMCG-отрасли: несмотря на использование более типового оборудования, проекты по его закупке представляют собой серьезный вызов с учётом особенностей технологического процесса и текущей инфраструктуры. В непроизводственном секторе инвестзакупки также реализуются в формате строительства объектов инфраструктуры: в ритейле, в сфере транспорта и т.д.
Сложности и риски
Самый главный организационный вызов инвестзакупок – отсутствие полной картины проекта и огромное количество действующих лиц. Как правило, все они работают в разных информационных системах и используют ручные инструменты учета и планирования, вплоть до таблиц Excel и документов Word, а также в рамках коммуникации по электронной почте и через телефонные звонки. Такой подход до сих пор является нормой даже в крупных организациях. В итоге возникают проблемы контроля основных параметров проекта – сроков, объемов, соответствия техническим требованиям и регламентам. Возникают риски срыва сроков поставки и превышения бюджета закупки, а также опасность получить товары ненадлежащего качества или с некорректными характеристиками. Инвестзакупки оперируют существенными суммами, поэтому любой сбой или просчет трансформируется в критические убытки для бизнеса.Цифровой апгрейд
Цифровые решения для централизованного ведения проектов по инвестзакупкам в первую очередь обеспечивают коммуникацию всех участников в едином рабочем пространстве, в том числе через возможности удаленной работы в любой точке мира благодаря сочетанию возможностей мобильных и облачных технологий как нового стандарта в ИТ. ИТ-решения для оптимизации закупочной деятельности помогают распределять роли и полномочия, выстраивать процессы в виде системных задач и автоматически назначать ответственных лиц и согласующих. Взаимодействие с поставщиками в рамках единой бизнес-сети позволяет всем членам проекта и поставщикам обмениваться документами, отслеживать их изменения и получать уведомления. Что особенно важно при необходимости согласования технических параметров закупок, которые, в свою очередь, могут измениться.Возможная архитектура решения
Как может выглядеть базовая архитектура системы автоматизации сложных инвестиционных закупок (CapEx)? Данные процессы характеризуются вовлечением большого числа поставщиков, географически распределенных и имеющих различные уровни зрелости. С некоторыми выстроены долгосрочные отношения, с другими у компании взаимодействие будет ограничиваться только конкретным проектом. Не имеет смысла, в этом случае, выстраивать сложные взаимодействия с каждым поставщиком по отдельности. Намного более эффективным и гибким решением является взаимодействие с существующей бизнес-сетью поставщиков. Это сократит трудозатраты как на привлечение, так и на дальнейшее взаимодействие с ними. Бизнес-сеть поставщиков должна иметь доступ к модулю проведения закупок для инвестиционных проектов. Данный модуль должен поддерживать ведение множества проектов различной структуры и продолжительности, в которые вовлечены самые различные заинтересованные стороны как со стороны поставщиков, так и со стороны внутреннего заказчика. Модуль работает как система, которая позволяет планировать закупки, согласовывать требования к закупаемой продукции, отслеживать сроки выполнения проектов и показатели эффективности на каждом этапе выполнения. При проведении подобных закупок цена далеко не всегда является ключевым фактором. Поэтому крайне важным является возможность квалифицировать поставщика в системе, оценить работу с ним, если он ранее уже привлекался на другие проекты. Бизнес-сеть поставщиков и модуль проведения закупок должны, в свою очередь, быть связаны с ERP-системами компании, возможно, с системами управления проектами и конструкторскими системами. Таким образом, мы имеем три основных блока, на базе которых может быть построено решение – это бизнес-сеть поставщиков (Network), модуль проведения закупок и внутренние системы компании.
В системе для проведения закупочных процессов создается инвестиционный проект с утвержденным списком инвестиционных закупок из системы планирования. В инвестиционном проекте согласовываются документы, фиксируются плановые сроки и бюджет для всех необходимых инвестиционных закупок. В инвестиционный проект добавляются подпроекты для инвестиционных закупок, где согласовываются технические требования, проводятся технические и коммерческие этапы с поставщиками, выбирается и утверждается победитель. По результатам этой работы в системе ERP создается контракт. Для участия в конкурсных этапах поставщики регистрируют личный кабинет на портале поставщиков.
Вызовы на практике: промышленный кейс
Допустим, крупному промышленному предприятию понадобилось обновить базовые производственные мощности. Однако возникает проблема: необходимое оборудование не выпускается серийно, все компоненты необходимо заказывать по отдельному ТЗ. В рамках инвестиционного проекта проектная группа согласовывает проектную документацию и определяет список необходимого уникального оборудования к закупке. Так, в рамках одного проекта может потребоваться закупка до ста единиц уникального оборудования. Для каждого уникального оборудования разрабатывается ТЗ с перечнем характеристик и необходимых значений. ТЗ согласовываются с проектной группой и далее направляются поставщикам для уточнения возможности поставки оборудования с заданными характеристиками. Поставщики не всегда могут произвести оборудование по заданным значениям характеристик и предлагают оборудование с несколько иными значениями. До автоматизации вся эта работа велась с помощью Word и Outlook. Свести предложения поставщиков с требованиями проектной команды, ответить на все вопросы поставщиков, добавить уточняющие комментарии к ТЗ и оповестить об этом всех участников процесса – задача не из легких, требующая максимальной концентрации, чтобы не допустить ошибок. После согласования всех моментов ТЗ документ передается в коммерческий отдел для предварительного расчета бюджетирования. Цикл поставки очень длинный, нужно просчитать его примерное исполнение – и только потом идет запрос цены, подтверждение условий договора. После проведения технических и коммерческих этапов вручную сводится таблица сравнения предложений с учетом абсолютно всех факторов: цен, сроков, технических требований. Только на основе анализа всего разнообразия компонентов проекта идет расчет полного бюджета (миллиарды рублей в данном случае), происходит выбор победителя и утверждение решения на уровне высшего руководства предприятия. Весь этот процесс может занимать до 1 года и даже больше, в случае самых сложных закупок, и в нем всегда есть риск сброса цикла на «нулевой уровень» – может выясниться, что у поставщика отсутствует возможность поставить нужную конфигурацию оборудования и нужно искать нового, пересчитывая сроки, бюджет и т.д. Без общего сквозного видения всех составляющих проектной махины случаются сбои в согласовании. Например, отгружают оборудование, превышающее необходимые размеры, а помещение для его монтажа уже построено под другие параметры. Это влечет за собой срыв сроков проекта и, далее, финансовые потери – все из-за дефицита коммуникаций. Подобных факторов риска – десятки: нужно учитывать требования регуляторов по экологичности оборудования, промышленную безопасность, расчетную мощность и т.д. Важно понимать, что кроме прямых убытков в таких случаях существуют и косвенные, не менее объемные: например, подскочил курс валюты, и замену придется искать уже по совсем другой цене. Сама необходимость переделывать огромные объемы работы на стадии проектирования и утверждения вызывает простои и обходится очень дорого.
Как автоматизация изменила работу?
Во-первых, была создана иерархия документов – по проекту в целом, по задачам внутри него, по проектным группам. Все это многообразие получило четкую схему с увязыванием по срокам выполнения и ответственным лицам.Во-вторых, появилась пошаговая структура выполнения: кто конкретно и в какие сроки должен отправить согласованный документ по цепочке исполнения. В случае невыполнения система рассылает уведомления всем ответственным сторонам. Подобная функциональность реализована для каждого отдельного направления в рамках проекта.
В-третьих, создана возможность сквозной кооперации: абсолютно все члены команды – проектировщики, закупщики, ответственные менеджеры – работают в единой унифицированной ИТ-среде, видят прогресс по проекту.
Например, из 25 подзадач по направлению выполнено 13, остается 12 дней до крайнего срока. Система прогнозирует вероятность уложиться в обозначенный дедлайн, статус доступен по всем ветвям проекта в электронном и формализованном виде.
В-четвертых, оцифрованы основные бумажные документы и формы с сохранением привычных конфигураций и параметров. Например, перечень требуемых характеристик по каждой единице оборудования отличается, в связи с чем был создан конструктор опросных листов.
В-пятых, интеграция с системами поставщиков позволила свести все каналы информационного обмена в один интерфейс. В результате все их предложения мгновенно учитываются системой в едином формате, что позволяет сохранять историю взаимодействия с каждым из них по всем каналам. Можно в любой момент посмотреть, кто из менеджеров компании, что и кому обещал, кто согласовал внесение изменений и т.д.
В-шестых, в результате автоматизации процесса полностью исчезла зависимость от кадровых рисков: если по ходу проекта увольняется сотрудник, замена пользователя происходит в пару кликов – вся история его работы по проекту хранится в системе, никакой «передачи дел» не требуется.
Наконец, седьмой видимый эффект - сложность проекта не позволяла вести работу по каждому из направлений более чем с 3-4 поставщиками. Это серьезно ограничивало конкуренцию между ними, связывало руки предприятию в плане маневра и поиска действительно лучшего предложения на рынке. Автоматизация позволила расширить количество возможных поставщиков до любого доступного количества.
Языком цифр: внедрение такого решения зависит от потребности в трансформации процессов, объема этих изменений, объема интеграции с ИТ-системами клиента и занимает примерно 4-8 месяцев.
В результате автоматизации системы инвестиционных закупок сроки проведения проектов сокращаются в среднем на 20% (например, с 12 месяцев до 8), тогда как совокупное сокращение общих затрат на закупку снижается в диапазоне от 7% до 15%.
